内部政府采购管理制度

PAGE内部政府采购管理制度一、总则（一）目的为了规范公司内部政府采购行为，加强对政府采购活动的管理与监督，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构及所属单位使用财政性资金和其他资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证采购活动的公正性和透明度。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优的供应商和采购产品，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审议公司年度政府采购计划和预算。研究决定重大采购项目的采购方式、采购标准等。协调解决采购过程中的重大问题。监督采购活动的执行情况。（二）采购部门1.职责负责编制和执行政府采购计划。组织实施采购活动，包括采购文件编制、供应商选择、合同签订等。建立和管理供应商库。负责采购项目的验收工作。整理和归档采购文件。（三）其他相关部门1.需求部门根据业务需求提出采购申请。参与采购文件的编制和评审。协助采购部门进行验收工作。2.财务部门负责审核采购预算和资金支付。监督采购资金的使用情况。3.审计部门对采购活动进行审计监督。检查采购项目的合规性和效益性。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据业务发展规划和实际需求，在每年规定时间内编制下一年度政府采购预算。2.采购预算应详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并说明采购资金来源。3.采购部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合公司财务状况和采购计划，编制公司年度政府采购预算草案，报采购管理委员会审议。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序报采购管理委员会审批。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对预算执行情况进行分析和通报。四、采购方式及程序（一）公开招标1.适用范围：达到公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式。2.程序采购部门编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。在规定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。接受供应商报名，发售招标文件。组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.程序采购部门从供应商库中选择不少于三家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。后续程序与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.程序采购部门成立谈判小组，制定谈判文件，明确谈判程序与要求。确定参加谈判的供应商名单，向其发出谈判邀请。组织谈判活动，谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商在规定时间内提交最后报价。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.程序采购部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和拟采购的货物或者服务的名称、数量、规格等。采购管理委员会对申请进行审核，批准后，采购部门与供应商协商确定采购价格和合同条款，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.程序采购部门成立询价小组，制定询价文件，明确询价要求。确定被询价的供应商名单，向其发出询价通知书。供应商在规定时间内报价，询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并签订采购合同。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应符合法律法规和行业标准要求，语言规范、表述清晰，避免歧义。（二）采购文件审核1.采购部门编制的采购文件应报采购管理委员会审核。2.审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、公正性以及对采购项目的适应性等。（三）采购文件存档采购活动结束后，采购部门应将采购文件整理归档，保存期限按照国家有关规定执行。六、供应商管理（一）供应商库建立1.采购部门负责建立供应商库，制定供应商准入标准和管理办法。2.供应商准入标准应包括供应商的资质条件、信誉状况、业绩情况、产品质量、售后服务等方面。（二）供应商选择1.采购项目应从供应商库中选择供应商。2.采购部门应根据采购项目的需求和供应商的综合情况，采用适当的方式选择供应商。（三）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价和考核。2.评价和考核结果作为供应商续库、淘汰的依据。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。2.采购部门应监督供应商的合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与终止1.采购合同履行过程中，如需变更合同条款，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。2.符合合同终止条件的，应按照规定程序办理合同终止手续。（四）合同存档采购合同签订后，采购部门应将合同副本存档，保存期限按照国家有关规定执行。八、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，采购部门应组织相关部门进行验收。2.验收小组应由需求部门、采购部门、财务部门等人员组成。（二）验收标准1.验收应按照采购合同约定的技术规格、质量标准等进行。2.验收过程中，应严格检查采购项目的数量、质量、规格等是否符合要求。（三）验收程序1.供应商提交验收申请，采购部门通知验收小组进行验收。2.验收小组对采购项目进行实地检查、测试等，填写验收报告。3.验收合格的，采购部门办理付款手续；验收不合格的，采购部门应要求供应商限期整改或退换货物。（四）验收存档验收报告应存档，作为采购项目结算和质量追溯的依据。九、采购监督与投诉处理（一）采购监督1.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购项目的合规性和效益性。2.监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理。3.采购管理委员会负责对采购活动进行宏观监督和指导。（二）投诉处理1.供应商对采购活