共青团采购制度管理办法

PAGE共青团采购制度管理办法一、总则（一）目的为了规范共青团采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于共青团组织内涉及的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立共青团采购管理委员会，负责审议重大采购项目，制定采购政策和战略，监督采购活动的合规性。采购管理委员会由共青团相关领导、财务人员、业务部门代表等组成。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关业务部门负责具体采购工作的实施。采购执行部门应具备专业的采购知识和技能，熟悉采购流程和市场情况。其职责包括：1.根据采购需求编制采购计划。2.寻找、筛选和评估供应商。3.组织采购谈判和合同签订。4.协调采购项目的执行和验收。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的实施过程进行配合和监督。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核以及采购成本的核算和控制。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况等。三、采购计划管理（一）采购需求提出1.各需求部门应根据工作实际需要，提前提出采购需求。采购需求应明确、具体，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、交货时间或服务期限等。2.对于临时性或紧急采购需求，需求部门应及时与采购执行部门沟通，说明情况并提供必要的支持文件。（二）采购计划编制采购执行部门根据需求部门提出的采购需求，结合库存情况、采购预算等因素，编制采购计划。采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购时间、采购预算等信息。（三）采购计划审批采购计划编制完成后，应提交采购管理委员会进行审批。采购管理委员会应根据采购项目的重要性、预算情况等进行审核，确保采购计划符合共青团的整体利益和发展战略。经审批后的采购计划作为采购活动的依据。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的基本条件和准入标准。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、较强的供应能力和质量保证能力等。2.采购执行部门负责收集供应商信息，对潜在供应商进行初步筛选和调查。对于符合准入标准的供应商，填写供应商准入申请表，提交采购管理委员会审批。（二）供应商评估与考核1.定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等。2.采购执行部门应建立供应商评估档案，记录评估结果。对于评估不合格的供应商，应及时采取措施，如暂停合作、取消准入资格等。（三）供应商动态管理根据供应商的评估和考核情况，对供应商进行动态管理。对于表现优秀的供应商，可给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于出现问题的供应商，应及时进行整改或淘汰。五、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过公开招标，吸引众多供应商参与竞争，以获取最优的采购价格和质量。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可采用邀请招标方式。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.公开招标程序采购执行部门发布招标公告，公告内容包括采购项目名称、采购内容、投标人资格要求、招标程序、投标截止时间、开标时间和地点等。接受投标人报名，对投标人资格进行审查。发售招标文件，组织投标人踏勘现场和答疑。开标、评标，确定中标候选人。发布中标公告，与中标人签订合同。2.邀请招标程序采购执行部门向符合条件的供应商发出投标邀请书。后续程序与公开招标程序类似，但参与投标的供应商数量相对较少。3.竞争性谈判程序成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单，向其发出谈判文件。谈判，谈判小组与供应商逐一进行谈判，供应商应根据谈判文件的要求进行报价和提供服务方案等。确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。4.单一来源采购程序采购执行部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和拟采购的供应商名称。采购管理委员会对单一来源采购申请进行审核，必要时可组织相关人员进行论证。如审核通过，与供应商进行协商，签订采购合同。5.询价程序采购执行部门向符合条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。供应商在规定时间内提交报价文件。采购执行部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并签订合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间或服务期限、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交法律专业人员或相关部门进行审核，确保合同的合法性、完整性和有效性。（二）合同履行1.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定履行义务。2.需求部门应配合采购执行部门做好合同履行的监督工作，对采购物资或服务的质量、数量、交货时间等进行验收。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，具有同等法律效力。2.如出现法定或约定的解除合同情形，采购执行部门应及时与供应商协商解除合同，并按照合同约定办理相关手续。七、采购验收管理（一）验收标准1.采购合同中应明确采购物资或服务的验收标准。验收标准应符合国家法律法规、行业标准以及采购合同的约定。2.对于特殊采购项目，可根据实际情况制定专门的验收细则。（二）验收程序1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照验收标准进行验收。验收人员应包括专业技术人员、质量管理人员等。2.验收过程中，应检查采购物资或服务的数量、质量、规格型号等是否符合要求，并填写验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收日期、验收内容、验收结论等信息。3.如验收不合格，需求部门应及时通知采购执行部门，采购执行部门应与供应商协商解决，要求供应商采取整改、换货、退货等措施，直至验收合格。八、采购资金管理（一）预算管理1.采购资金应纳入共青团的财务预算管理。采购执行部门应根据采购计划编制采购资金预算，经采购管理委员会审核后，报财务部门备案。2.财务部门应严格按照预算控制采购资金的支出，确保采购资金的合理使用。（二）支付管理1.采购合同签订后，财务部门应根据合同约定的付款方式和时间，审核采购执行部门提交的付款申请。付款申请应包括采购合同编号、采购项目名称、付款金额、付款理由等信息。2.审核通过后，财务部门按照规定办理付款手续，确保采购资金及时、准确地支付给供应商。九、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理委员会应定期对采购活动进行监督检查，检查采购程序的执行情况、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审查采购项目的合规