公立学校采购制度模板

PAGE公立学校采购制度模板一、总则1.目的为了规范公立学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家有关法律法规和教育行业相关标准，结合本校实际情况，制定本采购制度。2.适用范围本制度适用于本校各部门、各年级在教学、科研、行政办公、后勤保障等活动中进行的货物、工程和服务采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，保障所有参与采购的供应商平等竞争。公开性原则：采购信息应公开透明，接受学校师生和社会的监督。效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高资金使用效益。诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责1.采购领导小组组成：由学校领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。职责负责制定学校采购政策和制度，指导采购工作。审议采购预算、采购计划和重大采购项目。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购工作小组组成：由采购部门负责人、相关专业技术人员、财务人员等组成。职责负责具体采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。对采购项目进行市场调研，收集供应商信息，建立供应商库。负责采购合同的起草、审核、签订和执行跟踪。整理采购档案资料，进行采购项目的绩效评价。3.需求部门职责根据教学、科研、行政办公、后勤保障等实际需求，提出采购申请。参与采购项目的技术要求制定、供应商选择和验收工作。负责采购项目的使用和维护，反馈使用过程中的问题。三、采购预算管理1.预算编制各需求部门应根据本部门年度工作计划和实际需求，在每年规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。采购预算草案经部门负责人审核后，报学校财务部门汇总。财务部门结合学校年度财务预算，对采购预算草案进行审核和调整，形成学校年度采购预算方案。学校年度采购预算方案经采购领导小组审议通过后，报上级主管部门审批。2.预算执行采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序办理审批手续。财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购项目的资金使用情况进行检查和分析，确保预算资金的合理使用。3.预算调整在采购项目实施过程中，如遇下列情况之一，可申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目预算金额发生较大变化的。因不可抗力因素，需要变更采购内容或采购金额的。其他确需调整采购预算的情况。采购预算调整申请由需求部门提出，经采购工作小组审核、采购领导小组审议通过后，报上级主管部门审批。四、采购方式1.公开招标公开招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物或服务采购项目，单项或批量采购金额一次性达到100万元以上的。工程采购项目，单项合同估算价在200万元以上的。公开招标采购项目应按照以下程序进行：采购工作小组编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，公告期不得少于20日。接受供应商报名，对报名供应商进行资格审查。组织开标、评标，确定中标供应商。发布中标公告，中标公告期不得少于1个工作日。与中标供应商签订采购合同。2.邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请3家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。邀请招标采购项目应按照以下程序进行：采购工作小组确定邀请供应商名单，向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，在规定时间内提交投标文件。组织开标、评标，确定中标供应商。发布中标公告，中标公告期不得少于1个工作日。与中标供应商签订采购合同。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判采购项目应按照以下程序进行：采购工作小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案等。从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。组织谈判，谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中可以对谈判文件进行实质性变动，并以书面形式通知所有参加谈判的供应商。要求参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据谈判文件和谈判情况，确定成交供应商。发布成交公告，成交公告期不得少于1个工作日。与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购项目应按照以下程序进行：需求部门提出单一来源采购申请，说明采购理由、采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。采购工作小组对单一来源采购申请进行审核，必要时组织相关专家进行论证。采购领导小组审议单一来源采购申请，批准后报上级主管部门备案。采购工作小组与供应商进行协商，确定采购价格、合同条款等内容。签订采购合同。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价采购项目应按照以下程序进行：采购工作小组编制询价文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、询价要求等内容。向不少于3家符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。发布成交公告，成交公告期不得少于1个工作日。与成交供应商签订采购合同。五、采购程序1.采购申请需求部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途、技术要求等内容，并经部门负责人签字确认。采购申请表提交至采购工作小组。2.采购审批采购工作小组对采购申请表进行审核，重点审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。对于金额较大或重要的采购项目，采购工作小组应组织相关专家进行论证，并提交采购领导小组审议。采购申请表经采购领导小组批准后，方可进入采购实施阶段。3.采购实施根据采购项目的特点和采购方式，采购工作小组组织实施采购活动。对于公开招标、邀请招标采购项目，按照本制度第四章“采购方式”中规定的程序进行操作。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价采购项目，按照相应的采购程序进行操作。4.合同签订采购项目确定成交供应商后，采购工作小组应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同经学校法律顾问审核后，由学校法定代表人或授权代表签字并加盖学校公章。5.验收采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应包括需求部门代表、专业技术人员、财务人员等。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格型号等进行验收，并填写验收报告。对于大型或复杂的采购项目，可邀请第三方专业机构进行验收。验收合格的采购项目，方可办理入库、报销等手续；验收不合格的采购项目，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取更换、退货等措施。6.付款采购项目验收合格后，财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关凭证，经采购工作小组审核、财务部门负责人审批后，报学校领导签字支付。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同条款应符合法律法规和行业标准的要求，不得损害学校利益。采购合同签订前，采购工作小组应将合同草案提交学校法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。采购合同经学校法定代表人或授权代表签字并加盖学校公章后生效。2.合同履行采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务。采购工作小组应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务。如遇特殊情况需要变更合同条款，应经双方协商一致，并签订书面补充协议。3.合同变更在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同条款的，采购工作小组应及时与供应商协商，签订书面补充协议。合同变更涉及采购预算调整的，应按照本制度第三章“采购预算管理”的规定办理审批手续。4.合同终止采购合同履行完毕或双方协商一致同意终止合同的，采购合同终止。合同终止后，采购工作小组应及时清理合同档案资料，妥善保管相关凭证。七、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。采购档案应按照项目进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案保管采购档案由采购工作小组指定专人负责保管，保管期限按照国家有关规定执行。档案保管人员应建立档案管理制度，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。3.档案查阅学校内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购工作小组负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自复印或带出档案资料。涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的采购档案，应严格按照保密规定进行管理，未经批准不得查阅和泄露。八、监督与检查1.内部监督学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否公平。财务部门负责对采购项目的资金使用情况进行监督，检查采购资金是否专款专用、是否按照合同约定支付款项。审计部门负责对采购项目进行审计，检查采购项目的预算执行情况、采购合同履行情况、采购效益等。2.外部监