公立医院自主采购制度

PAGE公立医院自主采购制度一、总则（一）目的为规范公立医院自主采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公立医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公立医院内部开展的各类物资、设备、服务等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求经济效益最大化，降低采购成本。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保采购物资和服务满足医院需求。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，防范采购过程中的风险，确保采购活动规范有序进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立医院采购管理委员会，负责审议和决策重大采购事项。采购管理委员会成员包括医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等。其职责如下：1.制定和修订医院采购政策、制度和流程。2.审议年度采购预算和采购计划。3.对重大采购项目进行决策，包括采购方式、供应商选择、采购合同签订等。4.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门职责如下：1.贯彻执行国家法律法规和医院采购制度，制定采购工作流程和操作规范。2.根据医院需求，编制采购预算和采购计划，经审批后组织实施。3.负责采购信息的收集、整理和发布，组织供应商报名、资格审查和采购谈判等工作。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.建立采购档案，妥善保管采购文件和资料，定期进行采购数据分析和总结。（三）需求部门各临床科室、医技科室等需求部门负责提出采购需求，配合采购部门做好采购相关工作。其职责如下：1.根据业务发展需要，准确提出物资、设备、服务等采购需求，详细说明规格、型号、数量、质量要求等。2.参与采购需求论证和供应商选择等工作，提供技术支持和专业意见。3.负责采购物资和服务的验收工作，及时反馈使用过程中的问题。（四）监督部门医院纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购行为合法合规、公正透明。其职责如下：1.制定采购监督制度和流程，明确监督重点和方式。2.对采购项目进行事前、事中、事后监督，检查采购程序执行情况、采购文件合规性等。3.受理采购过程中的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.采购部门应会同财务部门、需求部门等，根据医院发展规划、年度工作计划和业务需求，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照医院财务预算管理要求进行审核和审批。3.在预算执行过程中，因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序进行申报和审批。（二）采购计划制定1.采购部门根据批准的采购预算，结合物资库存情况、使用进度等因素，制定月度、季度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的具体内容、采购时间、采购方式等，并确保采购计划与医院业务需求相匹配。3.采购计划经审批后，采购部门应严格按照计划组织采购活动，不得擅自变更采购计划。如因特殊原因需要调整采购计划的，应及时报告并说明原因，经批准后方可调整。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物、服务采购项目单项采购金额达到规定限额以上的；工程采购项目单项合同估算价达到规定限额以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照国家有关法律法规和招标程序，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从符合相应资格条件且不少于三家的供应商中随机邀请供应商，并向其发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等工作。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。谈判小组应由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织相关人员进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据，并报采购管理委员会批准。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，让其报价，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商准入条件和程序。2.供应商准入条件应包括企业资质、生产能力及质量保证体系、产品质量、价格水平、售后服务、信誉等方面。3.采购部门应收集供应商相关资料，进行资格审查，对符合准入条件的供应商纳入供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.评价与考核方式可采用定期评估、不定期抽查、用户反馈等多种形式。3.根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行警告、暂停合作或淘汰处理。（三）供应商动态管理1.采购部门应及时更新供应商库信息，对于新出现的优质供应商及时纳入，对于不再符合要求的供应商及时清理。2.加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商座谈会，了解供应商需求和意见，共同解决合作过程中存在的问题。3.鼓励供应商不断改进产品质量和服务水平，推动供应商与医院共同发展。六、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、申请理由等内容。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行初审。2.初审通过后，采购申请表提交采购管理委员会或相关领导进行审批。对于重大采购项目，应经采购管理委员会审议通过。3.采购审批应明确审批意见，同意采购的，应确定采购方式、采购时间等；不同意采购的，应说明理由。（三）采购实施1.根据采购审批意见，采购部门按照确定的采购方式组织采购活动。采用公开招标方式采购的，采购部门应发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等工作。采用邀请招标方式采购的，采购部门应向符合条件的供应商发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等工作。采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织相关人员进行论证，报采购管理委员会批准后，与供应商签订采购合同。采用询价方式采购的，采购部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，根据报价确定成交供应商。2.在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，解决采购过程中出现的问题。3.采购部门应按照采购合同约定，及时支付货款，确保采购活动顺利完成。（四）采购验收1.采购物资和服务到货后，采购部门应及时通知需求部门进行验收。2.需求部门应组织相关人员按照采购合同要求和验收标准进行验收，验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、性能等方面。3.验收合格的，需求部门应出具验收报告；验收不合格的，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，如无法解决，应按照合同约定追究供应商责任。（五）采购付款1.采购部门应根据采购合同和验收报告，及时办理采购付款手续。2.采购付款应严格按照医院财务管理制度执行，确保付款流程规范、资金安全。3.对于采购金额较大的项目，应按照合同约定分期支付货款，并在每次付款前对采购项目的执行情况进行检查。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等条款。合同条款应符合法律法规和行业标准要求，确保合同合法有效。3.采购合同签订前，应进行审核，审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性等。审核通过后，采购合同方可签订。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务，确保合同顺利执行。2.在合同履行过程中，如出现变更、解除等情况，应按照合同约定和法律法规规定办理相关手续，并签订补充协议或变更协议。3.采购部门应跟踪合同履行情况，及时掌握供应商交货进度、质量状况等信息，协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同验收1.采购物资和服务到货后，采购部门应组织需求部门按照采购合同要求进行验收。验收合格的，应出具验收报告。2.验收报告应作为采购付款的依据之一，采购部门应按照合同约定及时支付货款。（四）合同归档1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本及相关资料进行归档，妥善保管。2.合同归档资料应包括合同正本、副本、补充协议、变更协议、验收报告、付款凭证等，确保合同档案完整、准确。八、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购质量不合格、采购价格不合理、采购流程不规范等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险事项，应采取重点监控、专项治理等措施；对于中风险事项，应加强管理，采取适当的控制措施；对于低风险事项，应进行日常关注和定期检查。2.加强供应商管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，签订详细的采购合同，明确双方责任和义务，降低供应商违约风险。3.建立严格的采购质量控制体系，加强采购验收环节管理，确保采购物资和服务质量符合要求。4.加强采购价格管理，通过市场调研、价格比较等方式，合理确定采购价格，避免采购价格过高或过低。5.规范采购流程，加强内部控制，严格执行采购审批制度，防止采购过程中的违规行为。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，如供应商交货延迟率、采购质量不合格率、采购价格波动幅度等，当指标超过预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。九、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购部门应建立采购信息收集渠道，收集与采购活动相关的各类信息，如市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息等。2.对收集到的信息进行整理和分析，为采购决策提供参考依据。（二）信息发布与共享1.采购部门应及时发布采购