公惠公司采购询价制度

PAGE公惠公司采购询价制度一、总则（一）目的为规范公惠公司采购询价行为，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公惠公司内部各部门及下属子公司的所有采购询价活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本最小化，提高公司经济效益。二、采购询价流程（一）采购申请1.各部门根据业务需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、需求时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.对于金额较大或重要的采购项目，需附上项目可行性分析报告或预算说明。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，对采购项目进行分类整理，确定询价范围。2.根据采购项目特点，收集相关供应商信息，建立供应商数据库。数据库应包含供应商名称、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等内容，并定期进行更新维护。3.制定询价文件，询价文件应包括采购项目的详细规格要求、技术标准、质量要求、交货时间、售后服务等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。（三）询价实施1.采购部门向至少三家符合条件的供应商发出询价函或询价邀请书，明确询价文件的各项要求，并要求供应商在规定时间内报价。2.询价函或询价邀请书应通过书面、电子邮件或其他可靠方式发送，确保供应商能够及时收到。3.在询价过程中，采购部门应保持与供应商的沟通，解答供应商的疑问，确保供应商对询价文件的理解一致。（四）报价评审1.采购部门收到供应商报价后，对各供应商的报价进行整理和分析。评审内容包括报价的合理性、产品质量、交货期、售后服务等方面。2.组织相关部门人员组成评审小组，对供应商报价进行综合评审。评审小组应根据采购项目的特点和需求，制定合理的评审标准和方法。3.评审小组对各供应商的报价进行打分或排序，推荐得分最高或排名最前的供应商作为中标候选人。（五）合同签订1.根据评审结果，采购部门与中标候选人进行商务谈判，就合同条款达成一致意见。2.起草采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。3.合同经双方签字盖章后生效，采购部门应将合同副本存档，并按照合同约定履行相关义务。（六）采购验收1.采购物资或服务到货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。2.验收部门按照合同要求和相关标准对采购物资或服务进行验收，填写《采购验收单》。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等方面。3.如发现采购物资或服务存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，验收部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。协商不成的，按照合同约定追究供应商的违约责任。三、询价文件编制规范（一）基本要求1.询价文件应清晰、准确地表述采购项目的需求，避免出现模糊或歧义的条款。2.语言应规范、简洁，易于供应商理解。（二）内容构成1.封面：包括询价文件名称、编号、采购项目名称、采购部门、发布日期等信息。2.目录：列出询价文件的各章节标题及页码。3.采购项目概述：简要介绍采购项目的背景、目的、范围等内容。4.采购项目要求：详细说明采购物资或服务的规格、技术标准、质量要求、交货时间、售后服务等内容。5.报价要求：明确报价的格式、内容、有效期等要求。6.评审标准：制定评审小组对供应商报价进行评审的标准和方法，包括价格、质量、交货期、售后服务等方面的权重及评分细则。7.合同条款：列出拟签订合同的主要条款，供供应商参考。8.附件：如有需要，可附上相关的技术文件、图纸、样品等资料。（三）编制审核1.询价文件由采购部门负责编制，编制完成后应提交部门负责人审核。2.部门负责人应对询价文件的内容完整性、准确性、合理性进行审核，确保询价文件能够满足采购项目的需求。3.对于重要或复杂的采购项目，询价文件审核通过后，还应提交公司分管领导审批。四、供应商管理（一）供应商选择1.根据采购项目的需求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商进行询价。2.对于新的采购项目，采购部门应通过市场调研、行业推荐、网络搜索等方式，寻找潜在的供应商，并对其进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等方面。3.优先选择具有良好信誉、较强实力、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商作为合作伙伴。（二）供应商评估1.建立供应商评估机制，定期对供应商的表现进行评估。评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。2.采购部门应收集供应商的相关信息，如交货记录、质量检验报告、客户反馈等，并进行整理分析。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，可给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予采购份额倾斜、提供培训机会等。2.对于违反合同约定或出现质量问题的供应商，应按照合同约定进行处罚，如扣除货款、暂停合作、追究违约责任等。3.通过与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，加强对供应商的约束管理。五、采购询价监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对采购询价活动进行审计监督，定期检查采购询价流程的执行情况、询价文件的编制与评审、合同签订与执行等方面是否符合规定。2.审计部门应及时发现和纠正采购询价活动中存在的问题，对违规行为提出处理建议，并跟踪整改情况。3.公司设立举报信箱和举报电话，接受员工对采购询价活动中违规行为的举报。对于举报信息，应及时进行调查核实，并按照规定进行处理。（二）信息公开1.采购部门应定期将采购询价信息在公司内部网站或公告栏上公开，包括采购项目名称、采购内容、询价文件、供应商报价、评审结果等内容，接受公司员工的监督。2.对于涉及公司商业机密或敏感信息的采购项目，应按照公司保密制度的规定进行处理，确保信息安全。（三）档案管理1.采购部门应建立采购询价档案管理制度，对采购询价活动中的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。2.采购询价档案应包括采购申请表、询价文件、供应商报价、评审记录、合同文本、验收报告等内容，确保档案资料的完整性和真实