公司采购询价制度

PAGE公司采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司采购询价行为，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的各类物资、服务采购询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应及时、准确地公开，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价，降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求填写采购申请表，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字，确认需求的合理性和必要性。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，成立询价小组。询价小组由采购人员、相关技术人员、财务人员等组成，人数根据采购项目的复杂程度确定，但不得少于三人。2.询价小组根据采购项目的特点和要求，制定询价方案，明确询价的范围、方式、时间安排等。3.收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。供应商应具备合法经营资质、良好的信誉、较强的供货能力和质量保证能力。（三）询价实施1.询价小组向潜在供应商发出询价函，询价函应包含采购项目的详细要求、技术规格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式等内容。2.供应商应在规定时间内回复询价函，提供报价单及相关产品资料。报价单应注明产品名称、规格型号、数量、单价、总价、交货期等信息。3.询价小组对供应商的报价进行初步审查，剔除明显不合理的报价。对于报价相近的供应商，可要求其进行二次报价或提供更详细的价格构成说明。（四）供应商评估1.询价小组根据供应商的报价、产品质量、信誉、售后服务等方面对供应商进行综合评估。2.评估方式可包括实地考察、样品检验、查阅供应商业绩记录、客户反馈等。3.对于重要采购项目，可邀请外部专家参与评估，确保评估结果的科学性和准确性。（五）确定供应商1.询价小组根据评估结果，选择综合得分最高的供应商作为中标候选人。2.中标候选人确定后，采购部门应与其进行商务谈判，进一步明确采购合同的条款和细节。3.谈判达成一致后，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。（六）采购执行1.供应商按照采购合同约定的时间、地点和质量标准交付货物或提供服务。2.采购部门负责对货物或服务进行验收，验收内容包括数量、规格、质量、外观等方面。3.验收合格后，采购部门按照合同约定支付货款。三、询价相关职责（一）采购部门职责1.负责采购询价制度的制定、修订和解释。2.组织实施采购询价活动，协调各部门之间的工作关系。3.建立和维护供应商数据库，定期对供应商进行评估和管理。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况，及时处理合同变更和纠纷。（二）询价小组职责1.按照询价方案开展询价工作，确保询价过程的公正、公平、公开。2.对供应商的报价和相关资料进行审查和评估，提出推荐意见。3.参与商务谈判，协助采购部门签订采购合同。（三）需求部门职责1.提出采购申请，明确采购需求的合理性和必要性。2.配合采购部门进行询价工作，提供相关技术支持和需求信息。3.参与采购项目的验收工作，对验收结果负责。（四）财务部门职责1.参与采购询价活动，提供财务方面的意见和建议。2.审核采购合同的付款条款，确保付款方式符合公司财务规定。3.负责采购资金的支付和核算，监督采购资金的使用情况。四、询价信息管理（一）信息收集1.采购部门应收集各类采购项目的相关信息，包括市场价格动态、供应商信息、产品技术资料等。2.信息收集渠道可包括网络平台、行业期刊、供应商推荐、实地调研等。（二）信息整理与分析1.采购部门对收集到的信息进行整理和分类，建立采购信息档案。2.定期对采购信息进行分析，掌握市场价格变化趋势和供应商情况，为采购决策提供参考依据。（三）信息共享1.采购部门应及时将采购询价信息在公司内部进行共享，相关部门可根据权限查阅和使用。2.建立信息沟通机制，确保各部门之间能够及时交流采购询价过程中的相关信息。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对采购询价活动进行定期审计和监督，检查采购程序是否合规、采购结果是否公正、采购成本是否合理等。2.各部门有权对采购询价活动提出意见和建议，对发现的问题及时向采购部门或相关领导反映。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对于涉及公共利益、重大采购项目等，可邀请社会公众参与监督，确保采购活动的透明度和公信力。（三）违规处理1.对于在采购询价活动中违反本制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.对于因违规行为给公司造成损失的