药厂档案保管工作制度

PAGE药厂档案保管工作制度一、总则（一）目的为加强药厂档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在药厂生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于药厂各部门及全体员工在档案形成、积累、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）档案定义本制度所称档案，是指药厂在生产、经营、科研、管理等活动中直接形成的，对药厂具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：药厂档案工作实行集中统一管理，由药厂综合档案室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映药厂各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录药厂各项活动，保证档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用效率。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善药厂档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理药厂各类档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查、清点和维护。4.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，为档案的查阅利用提供便利。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。6.积极开展档案信息开发利用工作，为药厂的生产、经营、管理等提供档案信息服务。7.组织开展档案业务培训，提高药厂员工的档案意识和档案管理水平。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的及时、完整和准确。2.按照档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。三、档案的形成与收集（一）档案形成药厂各部门及员工在各项工作活动中应及时形成各种文件材料，确保档案的原始性和完整性。文件材料应字迹清晰、图表工整、签署完备，符合档案管理的要求。（二）档案收集范围1.行政管理类档案：包括药厂的各项规章制度、会议记录、工作计划与总结、请示与批复、报告、统计报表、人事档案、财务档案等。2.生产管理类档案：包括生产计划、生产工艺文件、操作规程、生产记录、质量检验报告、设备档案、物料档案等。3.质量管理类档案：包括质量标准、检验操作规程、质量检验记录、质量事故报告与处理、药品不良反应报告等。4.科研开发类档案：包括科研项目立项报告、研究方案、实验记录、研究成果报告、专利申请文件等。5.市场营销类档案：包括市场调研报告、销售合同、客户档案、广告宣传资料等。6.其他类档案：包括药厂与外部单位签订的各类合同、协议、证书、荣誉等档案。（三）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时收集和整理。2.收集的档案应齐全完整，符合档案管理的要求。对于重要文件材料，应收集原件；对于无法收集原件的，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。3.档案收集过程中，应注意对文件材料的分类和编号，便于后续的整理和归档。4.各部门应定期将收集整理好的档案移交综合档案室，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。四、档案的整理与归档（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.行政管理类档案：按照文件的种类、时间顺序进行分类整理，编制文件目录。2.生产管理类档案：按照生产环节、工艺流程等进行分类整理，建立生产档案体系。3.质量管理类档案：按照质量标准、检验项目等进行分类整理，确保质量档案的系统性和完整性。4.科研开发类档案：按照科研项目的阶段、成果等进行分类整理，建立科研档案数据库。5.市场营销类档案：按照市场调研、销售业务等进行分类整理，便于市场分析和客户管理。（三）归档要求1.档案整理完毕后，应及时进行归档。归档的档案应编制归档目录，填写档案盒封面和脊背的相关信息。2.归档的档案应按照类别和时间顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.各部门应定期将归档的档案移交综合档案室，综合档案室应按照档案管理制度的要求进行审核和接收。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件良好的地点，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等，满足档案保管的要求。3.档案库房应设置专门的整理区、查阅区和存储区，确保档案管理工作的有序进行。（二）档案保管方式1.档案应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照档案类别和保管期限进行分类存放，装入档案盒，并上架保管。电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，确保数据的安全。2.对于重要的档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等，防止档案的丢失和损坏。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对药厂具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管的档案是指保管期限为16年至50年的档案；短期保管的档案是指保管期限为15年以下的档案。2.档案保管期限的确定应根据档案的内容和价值，按照国家有关规定和药厂的实际情况进行划分。（四）档案定期检查1.综合档案室应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.档案检查应每年至少进行一次，对于发现的问题应及时采取措施进行处理，确保档案的安全保管。3.档案检查应做好记录，对检查中发现的问题和处理情况应详细记录在案。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案的安全和有效利用。（二）利用范围1.药厂内部员工因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理相关手续。2.外部单位因工作需要查阅、借阅档案的，应按照国家有关规定和药厂的相关要求办理审批手续。3.档案利用应仅限于与工作相关的合理范围内，不得用于其他非法目的。（三）利用手续1.药厂内部员工查阅、借阅档案的，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、原因、期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。2.外部单位查阅、借阅档案的，应提交查阅、借阅申请函，注明查阅、借阅的档案名称、原因、期限等信息，并加盖单位公章。经药厂相关部门负责人审核同意后，报药厂分管领导批准，到综合档案室办理查阅、借阅手续。3.查阅、借阅档案时，应在综合档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案，应经综合档案室同意，并按照规定进行登记。4.档案查阅、借阅期限届满后，应及时归还档案。如需延期，应重新办理延期手续。（四）利用登记1.综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。2.档案利用登记应包括查阅、借阅日期、档案名称、利用人姓名、所在部门、利用原因、归还日期等信息。3.档案利用登记记录应妥善保管，以备查阅。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织档案鉴定工作由药厂综合档案室牵头，组织相关部门的专业人员组成档案鉴定小组进行。档案鉴定小组应根据档案的内容、价值和保管期限等因素，对档案进行全面审查和鉴定。（三）鉴定标准1.档案鉴定应依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合药厂的实际情况进行。2.对于已失去保存价值的档案，应按照规定程序进行鉴定和销毁。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定后，应编制档案销毁清单，注明档案名称、年度、保管期限、数量等信息。2.档案销毁清单经档案鉴定小组组长签字