档案跨部门工作制度

PAGE档案跨部门工作制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案在跨部门工作中的有效利用和安全流转，提高工作效率，促进公司各项业务的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在档案形成、收集、整理、保管、利用、移交等跨部门工作中的活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合档案室负责统筹协调档案跨部门工作，确保档案管理的规范性和一致性。2.全程管理原则对档案跨部门工作的全过程进行管理，包括档案的形成、积累、整理、归档、保管、利用等环节，实现档案管理的全程跟踪和有效控制。3.有效利用原则充分发挥档案的价值，为公司决策、业务开展、工作查考等提供有效支持，促进档案资源的合理利用。4.安全保密原则确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，维护公司的合法权益。二、档案管理职责分工（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度和业务规范。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、销毁等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，对各部门档案管理情况进行检查和考核。4.负责档案信息资源的开发利用，为公司提供档案查询、借阅、复制等服务。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，确保档案的齐全、完整、准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期向综合档案室移交本部门的档案。3.配合综合档案室做好档案的查询、借阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。4.负责本部门档案的安全保管，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。5.明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理和协调。三、档案形成与收集（一）档案形成1.各部门在业务活动中应及时形成各种门类和载体的档案，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。2.档案形成过程中，应确保文件材料的真实性、完整性和准确性，按照规定的格式和要求进行书写、签署和编号。（二）档案收集1.各部门档案管理人员应定期对本部门形成的档案进行收集，确保档案不遗漏、不丢失。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应及时进行收集和整理，确保档案的时效性。3.涉及多个部门的联合项目，由项目牵头部门负责组织相关部门共同收集项目档案，并按照规定进行整理和归档。四、档案整理与归档（一）档案整理1.各部门档案管理人员应按照档案管理的有关规定，对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点进行分类，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。3.电子档案应按照电子文件管理的要求进行整理，确保电子文件的格式规范、元数据完整、存储安全。（二）档案归档1.各部门档案管理人员应在档案整理完毕后，及时将档案移交至综合档案室进行归档。2.移交档案时，应填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，并双方签字确认。3.综合档案室对接收的档案进行审核，对不符合要求的档案，应及时通知移交部门进行整改后重新移交。五、档案保管（一）档案库房管理1.综合档案室应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备以及防火、防盗、防虫、防潮、防尘等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.定期对档案库房进行检查和维护，确保档案保管设备的正常运行，发现问题及时处理。（二）档案存储方式1.纸质档案应按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立相应的检索目录，便于查找和利用。2.电子档案应采用安全可靠的存储介质进行存储，并进行备份，备份数据应异地存放。3.声像档案应根据载体类型进行分类保管，如照片档案应冲洗成照片后进行整理归档，录像带、光盘等应进行编号和登记。（三）档案安全管理1.严格执行档案库房的出入登记制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。2.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，确保档案管理工作的安全。3.制定档案安全应急预案，定期进行演练，防止档案因自然灾害或其他突发事件造成损失。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要可查阅、借阅公司档案，查阅、借阅的档案应与工作相关，并履行相应的审批手续。2.外单位因工作需要查阅公司档案的，应按照国家有关规定和公司的相关要求办理查阅手续，并经公司领导批准。（二）利用方式1.查阅档案时，档案管理人员应提供必要的协助，确保查阅工作的顺利进行。查阅人员应在指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅档案时，借阅人员应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，并经部门负责人和综合档案室负责人审批后，方可办理借阅手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。借阅期满后，应及时归还档案。（三）利用登记1.档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅、借阅时间、查阅人、借阅人、档案名称、数量等信息。2.定期对档案利用登记情况进行统计和分析，为档案管理工作提供参考依据。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.综合档案室应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员等组成。3.鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管期限等因素，对档案进行全面审查，提出存毁意见。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，并经公司领导批准。2.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施，确保档案销毁工作的彻底性和安全性。3.档案销毁后，档案管理人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设规划1.公司应制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、措施和步骤。2.档案信息化建设应遵循国家有关电子文件管理的标准和规范，与公司信息化建设整体规划相协调。（二）电子档案管理1.加强电子文件的形成、收集、整理、归档等过程管理，确保电子文件的真实性和完整性。2.建立电子档案管理系统，实现电子档案的分类存储、检索查询、借阅利用等功能，提高电子档案管理的效率和水平。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应采用多种存储介质，并异地存放，确保电子档案数据的安全。（三）档案数字化1.对重要的纸质档案进行数字化处理，建立数字化档案资源库，实现档案信息的快速检索和共享利用。2.档案数字化应按照相关标准和规范进行操作，确保数字化档案的质量。九、监督与考核（一）监督检查1.综合档案室应定期对各部门档案工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案整理归档情况、档案保管利用情况等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，