档案馆保密工作制度

PAGE档案馆保密工作制度一、总则（一）目的为加强本档案馆保密工作，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本档案馆全体工作人员，以及涉及档案查阅、利用、保管等相关活动的外部人员。（三）基本原则1.严格依法原则：严格遵守国家有关保密法律法规，依法开展保密工作。2.预防为主原则：强化保密教育，提高保密意识，完善保密措施，预防档案信息泄露事件的发生。3.全面管理原则：对档案工作的各个环节进行全面保密管理，确保保密工作无死角。4.谁主管谁负责原则：明确各部门、各岗位在保密工作中的职责，实行保密工作责任制。二、保密工作组织与职责（一）保密工作领导小组成立以馆长为组长，副馆长为副组长，各部门负责人为成员的保密工作领导小组。保密工作领导小组负责全面领导本档案馆的保密工作，研究决定保密工作重大事项，协调解决保密工作中的问题。（二）保密工作机构及职责设立保密工作办公室，挂靠在综合管理部门，负责日常保密工作的组织、协调和监督检查。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关保密法律法规和本馆保密工作制度。2.制定和完善保密工作规章制度、工作流程和应急预案。3.组织开展保密宣传教育和培训活动。4.负责保密要害部位的确定、管理和监督。5.对档案信息的密级确定、变更和解除进行审核。6.开展保密检查和隐患排查，督促整改保密工作中存在的问题。7.受理和调查处理保密违规事件，及时报告保密工作情况。（三）各部门保密工作职责1.档案管理部门负责档案的收集、整理、归档、保管和利用过程中的保密工作。严格执行档案借阅、查阅、归还等手续，确保档案信息不被非法获取或泄露。定期对档案保管设施进行检查维护，确保档案实体安全。对档案数字化过程中的信息安全进行管理，防止数据丢失或泄露。2.信息技术部门负责档案信息系统的安全防护和保密管理，制定信息系统安全策略和管理制度。加强对信息系统的日常监控和维护，及时发现和处理安全漏洞和隐患。保障档案数据的备份与恢复，确保数据的完整性和可用性。对涉及档案信息的网络传输进行加密处理，防止信息在传输过程中被窃取。3.综合管理部门负责保密工作的综合协调和日常事务处理。组织开展保密宣传教育活动，提高全体工作人员的保密意识。负责保密工作文件、资料的收发、登记、保管和归档。协助保密工作领导小组开展保密检查和考核工作。4.其他部门负责本部门在工作中涉及档案信息的保密工作，教育本部门工作人员遵守保密规定。对本部门产生的档案进行初步整理和保管，并按照规定及时移交档案管理部门。配合档案管理部门做好档案查阅、利用等相关工作，确保档案信息安全。三、保密范围与密级划分（一）保密范围1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的档案信息。2.尚未公开或不宜公开的档案资料。3.档案数字化过程中涉及的电子数据。4.档案管理工作中形成的各类文件、记录、报表等内部资料。（二）密级划分档案信息根据其重要性和敏感性划分为绝密、机密、秘密三个等级。1.绝密级涉及国家核心机密，泄露后会对国家的安全和利益造成特别严重损害的档案信息。如国家重大战略决策方面的档案、国防军事方面的绝密档案等。2.机密级涉及国家重要机密，泄露后会对国家的安全和利益造成严重损害的档案信息。如重要经济数据档案、科技关键技术档案等。3.秘密级涉及国家一般机密，泄露后会对国家的安全和利益造成一定损害的档案信息。如一般性的行政管理档案、普通科研项目档案等。（三）密级确定与变更1.档案形成部门或移交部门在档案整理过程中，根据档案内容和性质，提出密级初步意见，报档案管理部门审核。2.档案管理部门按照保密规定和工作流程，对档案密级进行审核确定，并在档案系统中进行标注。3.对于已确定密级的档案，如因情况变化需要变更密级的，由档案形成部门或移交部门提出申请，经档案管理部门审核后报保密工作领导小组批准。（四）密级解除档案保密期限届满或保密事项公开后，由档案管理部门提出解除密级的意见，报保密工作领导小组批准后，解除档案密级标注。四、保密措施（一）档案实体保密措施1.档案库房建设符合国家保密标准，具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等功能。2.档案库房安装门禁系统、监控系统和报警装置，实行专人管理，严格限制无关人员进入。3.档案存放实行分区分类管理，不同密级的档案分别存放，并有明显标识。4.定期对档案进行清点、核对和检查，确保档案实体安全完整。（二）档案信息保密措施1.对档案信息系统进行安全防护，设置用户权限管理，严格控制对档案信息的访问。2.对涉及档案信息的计算机、存储设备等进行加密处理，防止信息被非法获取。3.在档案查阅、利用过程中，严格执行审批手续，限定查阅范围和方式，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案信息。4.档案数字化过程中，采取数据加密、备份存储等措施，确保数字化档案信息安全。5.对外提供档案信息服务时，按照国家有关规定进行审批，签订保密协议，明确双方的权利和义务。（三）人员保密管理措施1.加强对工作人员的保密教育和培训，提高保密意识和业务能力。新入职人员必须进行保密培训，经考试合格后方可上岗。2.工作人员上岗前签订保密承诺书，明确保密责任和义务。3.对涉及保密工作的人员进行定期审查和考核，发现问题及时处理。4.工作人员离职时，必须办理档案及保密资料交接手续，交清所保管的档案和相关资料，并签订离职保密承诺书。（四）保密监督检查措施1.建立定期保密检查制度，保密工作领导小组每年至少组织一次全面保密检查，保密工作办公室每季度进行一次专项检查。2.检查内容包括保密制度执行情况、档案实体和信息安全情况、人员保密管理情况等。3.对检查中发现的问题及时下达整改通知书，责令限期整改，并跟踪复查整改情况。4.对违反保密规定的行为，依法依规进行严肃处理，并追究相关人员的责任。五、档案查阅与利用保密规定（一）查阅利用原则1.严格遵循合法、合规、合理的原则，确保档案查阅与利用活动符合国家法律法规和本馆保密规定。2.坚持必要性原则，查阅与利用档案应是工作所需，不得随意扩大查阅范围。（二）查阅利用流程1.查阅申请：查阅人需填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、内容、范围等信息，并经所在部门负责人审核签字。2.审批：将申请表提交档案管理部门，档案管理部门根据档案密级和查阅申请情况进行审批。绝密级档案查阅需经保密工作领导小组批准；机密级档案查阅需经馆长批准；秘密级档案查阅由档案管理部门负责人批准。3.查阅登记：经审批同意后，查阅人到档案管理部门进行查阅登记，包括查阅时间、地点、查阅人姓名、档案名称及数量等信息。4.查阅服务：档案管理部门按照审批范围，为查阅人提供档案查阅服务，并指定专人在场监督。查阅人只能在规定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定区域。5.利用限制：查阅人如需对档案进行摘抄、复制、拍照等操作，必须另行填写申请，经再次审批同意后方可进行。摘抄、复制的档案材料应注明出处，并按照原档案密级进行管理。拍照仅限于在查阅现场进行，且不得使用具有存储功能的设备。6.归还：查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，由管理人员进行核对、清点，确认无误后办理归还手续。（三）特殊情况处理1.对于涉及国家安全、重大利益等紧急情况需要查阅档案的，可特事特办，但必须履行相关审批手续，并做好记录。2.外单位因工作需要查阅本馆档案的，除按照上述流程办理外，还需提供单位介绍信和查阅人有效身份证件，经审核同意后签订保密协议，方可进行查阅。六、保密宣传教育与培训（一）宣传教育内容1.国家有关保密法律法规和政策文件。2.本馆保密工作制度和工作流程。3.保密意识和技能培训，如保密防范知识、信息安全技术等。4.典型保密案例分析，提高工作人员的保密警觉性。（二）培训方式1.定期组织集中培训，邀请保密专家或相关部门人员进行授课。2.开展专题讲座，针对不同岗位和业务需求，讲解相关保密知识和技能。3.利用内部网络、宣传栏等平台，发布保密工作信息和学习资料，进行日常宣传教育。4.组织保密知识竞赛、演讲比赛等活动，增强保密教育的趣味性和实效性。（三）培训计划与实施1.制定年度保密宣传教育与培训计划，明确培训内容、方式、时间安排和参加人员等要求。2.按照培训计划组织实施培训活动，确保培训质量和效果。每次培训结束后，对培训情况进行总结评估，收集工作人员的反馈意见，不断改进培训工作。七、保密工作监督与考核（一）监督机制1.建立健全保密工作监督机制，保密工作领导小组负责对全馆保密工作进行全面监督，保密工作办公室负责日常监督检查工作。2.加强内部监督，各部门负责人对本部门保密工作进行自查自纠，及时发现和解决问题。3.鼓励群众监督，设立保密举报信箱和举报电话，接受全体工作人员和社会公众对保密违规行为的举报。（二）考核制度1.制定保密工作考核制度，将保密工作纳入部门和个人绩效考核体系。2.考核内容包括保密制度执行情况、保密措施落实情况、保密宣传教育效果、保密工作成果等方面。3.考核方式采取定期考核与不定期考核相结合，定期考核每年进行一次，不定期考核根据工作需要随时开展。4.根据考核结果，对保密工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励；对保密工作不力、存在违规行为的部门和个人进行批评教育，责令限期整改，并视情节轻重给予相应的纪律处分。八、保密工作奖惩（一）奖励1.对在保密工作中表现突出，有下列情形之一的部门和个人，给予表彰和奖励：严格遵守保密制度，全年无保密违规行为，且保密工作成绩显著的。及时发现并制止保密违规行为，避免档案信息泄露，为保护国家和本馆利益做出重要贡献的。在保密技术创新、保密管理方法改进等方面取得突出成果，有效提升本馆保密工作水平的。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等，具体奖励形式根据实际情况确定。（二）惩罚1.对违反保密规定，有下列情形之一的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分：未履行保密职责，导致