学校资料室工作制度

PAGE学校资料室工作制度一、总则（一）目的学校资料室是学校教学、科研和管理工作的重要信息资源库，为了加强资料室的建设与管理，充分发挥资料室的功能，提高资料的利用率，更好地为学校的教学、科研和师生服务，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于学校资料室全体工作人员及全校师生。（三）基本原则1.服务性原则：资料室的工作要以服务教学、科研和师生为宗旨，提供优质、高效的信息服务。2.科学性原则：资料的收集、整理、保管和利用要遵循科学的方法和规律，确保资料的准确性、完整性和系统性。3.规范化原则：建立健全各项规章制度，规范资料室的工作流程和管理行为，提高工作效率和管理水平。4.开放性原则：积极开展对外交流与合作，实现资源共享，提高资料的使用效益。二、资料室工作人员职责（一）资料室主任职责1.全面负责资料室的管理工作，制定工作计划和规章制度，并组织实施。2.负责资料室人员的分工与协调，组织开展业务培训和考核工作，提高工作人员的业务水平和服务能力。3.负责资料的采购、验收、登记、编目、上架、保管等工作的组织与管理，确保资料的质量和安全。4.组织开展资料的开发与利用工作，为教学、科研和师生提供信息咨询服务，定期统计资料的借阅情况，分析利用效果，提出改进措施。5.负责资料室的设施设备管理，定期检查维护，确保正常运行。6.加强与学校各部门及其他单位资料室的联系与合作，促进资源共享和信息交流。7.完成学校领导交办的其他工作任务。（二）资料员职责1.协助资料室主任做好资料室的日常管理工作，负责资料的具体收集、整理、编目、上架等工作。2.按照资料室的工作流程和规范，认真做好资料的采购、验收、登记等工作，确保资料的准确性和完整性。3.负责资料室的计算机管理系统的操作与维护，及时更新资料信息，提高资料检索的效率和准确性。4.热情接待师生借阅资料，做好借阅登记和归还工作，定期清理逾期未还资料，督促读者按时归还。5.负责资料室的环境卫生和安全保卫工作，定期检查资料的保管情况，确保资料不受损坏、丢失和霉变。6.积极参与资料室的业务培训和学习活动，不断提高自身业务水平和服务能力。7.完成资料室主任交办的其他工作任务。三、资料收集与采购（一）收集范围1.与学校各专业教学、科研相关的教材、专著、期刊杂志、学术报告、会议论文等。2.教育教学改革、教育管理、教育技术等方面的资料。3.学校师生的优秀教学成果、科研成果、论文著作等。4.国内外教育领域的最新动态、研究热点、政策法规等资料。（二）采购原则1.针对性原则：根据学校的专业设置、教学计划和科研需求，有针对性地采购资料，确保资料的实用性和专业性。2.系统性原则：注重资料的系统性和完整性，采购相关学科领域的基础理论、前沿研究和应用技术等方面的资料，形成较为完整的资料体系。3.时效性原则：及时关注国内外教育领域的发展动态和学术前沿，优先采购最新出版的、具有较高学术价值和实用价值的资料。4.经济性原则：在保证资料质量的前提下，合理控制采购成本，充分利用有限的经费，提高资金使用效益。（三）采购渠道1.图书供应商：通过与正规图书供应商建立长期合作关系，采购各类教材和图书。2.期刊订阅：与专业期刊发行机构签订订阅合同，定期订阅各类学术期刊。3.网上采购：利用网络平台，采购电子图书、电子期刊、学术数据库等资源。4.交换与捐赠：与其他学校、科研机构等进行资料交换，接收社会各界的捐赠资料。（四）采购流程1.需求调研：资料员根据学校教学、科研和师生的需求，定期开展资料需求调研，了解各学科专业的资料需求情况，制定采购计划。2.采购申请：资料员根据采购计划，填写采购申请表，详细列出所需资料的名称、作者、出版社、出版时间、数量、预算等信息，报资料室主任审核。3.审核批准：资料室主任对采购申请表进行审核，签署意见后报学校相关部门审批。4.采购实施：经批准后，资料员按照采购渠道选择合适的供应商进行采购。采购过程中要严格按照合同要求，确保资料的质量和交货时间。5.验收登记：资料到货后，资料员要及时组织验收，核对资料的数量、质量、版本等信息，填写验收登记表。验收合格的资料要及时进行登记、编目、上架。四、资料整理与编目（一）整理原则1.分类科学原则：按照资料的学科性质、内容特点、出版形式等进行分类，确保分类合理、准确，便于查找和管理。2.排列有序原则：同一类别的资料要按照一定的顺序进行排列，如按照出版时间、作者姓氏笔画等顺序排列，保持资料排列的系统性和逻辑性。3.便于利用原则：整理资料要充分考虑师生的使用需求，方便资料的借阅和查找，提高资料的利用率。（二）整理方法1.图书整理：对图书进行分类、编号、贴标签，按照分类顺序上架排列。同时，要对图书进行清点核对，确保图书的数量准确、无缺页损坏等情况。2.期刊整理：对期刊进行分类、装订、编目，按照年度、卷期顺序排列上架。对于过期期刊，要及时进行装订成册，便于保存和查阅。3.电子资料整理：对电子图书、电子期刊、学术数据库等电子资料进行分类、建库，建立电子资料索引目录，方便师生检索和使用。（三）编目要求1.编目依据：按照国家图书馆编目规则和相关行业标准进行编目，确保编目信息的准确性和规范性。2.编目内容：编目信息应包括资料的题名、作者、出版社、出版时间、ISBN号、分类号、馆藏号等基本信息。对于期刊，还应包括期刊名称、年卷期、ISSN号等信息。3.编目方式：采用计算机编目系统进行编目，建立资料数据库，实现资料信息的自动化管理。同时，要定期对编目信息进行核对和更新，确保编目信息的准确性和完整性。五、资料保管与维护（一）保管环境要求1.温度与湿度：资料室的温度应保持在18℃28℃之间，相对湿度应保持在40%60%之间。2.通风与采光：资料室要保持良好的通风和采光条件，避免资料受潮、发霉和变质。3.防火与防盗：资料室要配备必要的消防器材，制定防火防盗制度，加强安全防范措施，确保资料的安全。（二）保管措施1.上架保管：将资料按照分类顺序上架排列，便于查找和管理。同时，要定期对资料进行清点核对，确保资料的数量准确、无丢失损坏等情况。2.装订保管：对于期刊、报纸等连续性出版物，要及时进行装订成册，按照年度、卷期顺序排列上架保管。3.电子资料保管：对电子资料要进行备份存储，采用多种存储介质，如硬盘、光盘等，定期进行数据备份，防止数据丢失。同时，要建立电子资料的访问权限管理制度，确保电子资料的安全。4.特殊资料保管：对于珍贵文献、孤本资料等特殊资料，要采取特殊的保管措施，如专柜存放、专人保管、定期检查等，确保资料的安全和完整。（三）维护与修复1.定期检查：资料员要定期对资料进行检查，查看资料的保管情况，如是否有受潮、发霉、虫蛀、破损等情况，及时发现问题并采取相应的措施进行处理。2.修复处理：对于有损坏的资料，要及时进行修复处理。对于轻微破损的图书，可以进行修补；对于严重破损或丢失的资料，要及时进行补充或重新采购。3.设备维护：定期对资料室的设施设备进行检查维护，如书架、桌椅、计算机、服务器、空调等，确保设备的正常运行。对于出现故障的设备，要及时联系专业人员进行维修。六、资料借阅与使用（一）借阅对象本校师生及经学校批准的校外人员。（二）借阅期限1.图书：一般借阅期限为30天，可续借一次，续借期限为30天。2.期刊：现刊一般不外借，仅供在资料室内查阅。过刊借阅期限为15天，不可续借。3.电子资料：按照相关规定和授权进行使用，一般不提供下载服务。如需下载，需经资料室主任批准，并按照规定支付相关费用。（三）借阅流程1.读者登录学校图书馆借阅系统，查询所需资料的馆藏信息，确定资料的馆藏位置和借阅状态。2.读者持本人有效证件到资料室办理借阅手续，填写借阅登记表，注明借阅资料的名称、数量、借阅期限等信息。3.资料员根据读者填写的借阅登记表，核对证件信息，办理借阅手续，将资料交给读者。4.读者借阅资料后，要妥善保管，按时归还。如需续借，应在借阅期限届满前5天内办理续借手续。（四）使用规定1.读者在资料室内查阅资料时，要保持安静，遵守资料室的规章制度，爱护资料和设施设备。2.不得在资料上涂改、圈点、批注、污损、撕页等，如有违反，视情节轻重给予相应的处理。3.未经资料室工作人员同意，不得擅自将资料带出资料室或转借他人。4.如需复印、扫描资料，应按照资料室的规定办理相关手续，并支付相应的费用。七、资料室信息化管理（一）计算机管理系统建设1.建立资料室计算机管理系统，实现资料的采购、编目、流通、查询等业务的自动化管理。2.计算机管理系统应具备资料信息录入、修改、删除、查询、统计等功能，能够方便快捷地为师生提供资料信息服务。3.定期对计算机管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性，提高系统的运行效率和服务质量。（二）电子资源管理1.积极引进和利用电子图书、电子期刊、学术数据库等电子资源，丰富资料室的信息资源库。2.建立电子资源管理平台，对电子资源进行分类、建库、索引，方便师生检索和使用。3.加强电子资源的版权管理，严格按照相关法律法规和授权协议使用电子资源，确保电子资源的合法使用。（三）网络服务1.建立资料室网站，发布资料室的规章制度、馆藏信息、服务指南、资源推荐等信息，为师生提供便捷的网络服务。2.开通网上预约、续借、查询等功能，方便师生随时随地进行资料借阅和信息查询。3.加强网络安全管理，采取防火墙、杀毒软件、数据加密等技术措施，保障资料室网络系统的安全稳定运行，防止信息泄露和网络攻击。八、资料室安全管理（一）安全制度1.建立健全资料室安全管理制度，明确安全责任，加强安全防范措施，确保资料室的安全。2.制定资料室安全操作规程，规范工作人员的操作行为，防止因操作不当引发安全事故。3.加强对资料室工作人员的安全培训，提高工作人员的安全意识和应急处理能力。（二）安全措施1.防火措施：资料室内要配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查维护，确保消防器材完好有效。同时，要制定防火应急预案，定期组织消防演练，提高工作人员的火灾应急处理能力。2.防盗措施：资料室门窗要安装防盗设施，如防盗门、防盗窗等。加强对资料室的日常巡查，发现异常情况及时报告并处理。同时，要安装监控设备，对资料室进行24小时监控，确保资料室的安全。3.防潮防虫措施：资料室要保持良好的通风和干燥条件，定期对资料进行检查，发现受潮、发霉、虫蛀等情况及时采取措施进行处理。同时，要在资料室内放置防虫药品，防止虫害对资料的破坏。4.数据安全措施：加强对资料室计算机管理系统和电子资料的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等技术措施，防