学院档案管理工作制度

PAGE学院档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强学院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各单位及全体教职员工和学生在工作、学习等活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学院档案实行集中统一管理，由学院综合档案室负责全院档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映学院各项工作的历史过程和实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集学院在教学、科研、管理等各个方面形成的各类档案，保证档案的完整性，避免重要档案的遗漏。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学院机密和个人隐私的档案，采取必要的保密措施，防止档案信息的泄露。5.服务性原则档案管理工作要以服务学院发展、服务教学科研、服务师生员工为宗旨，充分发挥档案的信息资源作用，为学院各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学院档案管理工作的规章制度和业务规范，并组织实施。2.负责全院各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管全院各部门、各单位形成的档案资料。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，如案卷目录、全宗指南、分类目录、专题目录等，方便档案的查询和利用。4.负责档案的数字化工作，将重要档案进行扫描、存储，建立电子档案数据库，提高档案管理的信息化水平。5.严格执行档案借阅、查阅制度，做好档案的利用服务工作，为学院各项工作提供档案信息支持。对档案利用情况进行登记、统计和分析，及时反馈利用效果。6.定期对档案进行鉴定，按照国家有关规定和学院实际情况，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案进行销毁处理。7.负责档案库房的安全管理，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案的安全保管。8.组织开展档案工作人员的业务培训和学术交流活动，提高档案工作人员的业务素质和专业水平。9.积极推进档案信息化建设，利用现代信息技术手段，实现档案管理的自动化、网络化和智能化，提高档案管理工作效率和服务质量。（二）各部门、各单位档案工作小组1.负责本部门、本单位各类档案的收集、整理、初步立卷工作，并定期向学院综合档案室移交。2.明确一名档案工作兼职人员，负责本部门、本单位档案工作的日常管理，确保档案工作的顺利开展。3.配合学院综合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案信息和资料。4.对本部门、本单位形成的电子文件进行规范管理，按照学院档案管理要求进行归档，确保电子文件的完整性和可读性。三、档案的分类与编号（一）档案分类学院档案分为党群、行政、教学、科研、学生、基建、设备、出版、外事、财会等十大类。1.党群类主要包括学院党委、纪委、工会、团委等党群组织在工作中形成的各类文件材料，如会议记录、工作计划、总结、统计报表、党员名册、干部任免文件等。2.行政类包括学院行政工作中形成的各类文件材料，如学院文件、会议纪要、工作计划、总结、规章制度、请示报告、统计报表、机构设置与人员编制文件等。3.教学类涵盖教学管理、教学实践、教学研究等方面形成的文件材料，如教学计划、教学大纲、课程表、教案、学生成绩册、实习报告、教学改革方案、教学评估材料等。4.科研类主要是学院科研项目管理、科研成果、学术交流等方面的文件材料，如科研项目申请书、任务书、合同书、研究报告、学术论文、著作、科研奖励材料等。5.学生类涉及学生招生、学籍管理、奖惩、就业等方面的文件材料，如招生计划、录取名册、学生学籍卡、成绩单、奖惩决定、就业协议书、毕业生登记表等。6.基建类包括学院基本建设项目从项目立项到竣工验收全过程形成的文件材料，如项目建议书、可行性研究报告、初步设计、施工图、工程预算、决算、竣工验收报告等。7.设备类主要是学院教学、科研、行政等设备的购置、使用、管理等方面的文件材料，如设备购置计划、合同、验收报告、设备台账、设备维修记录等。8.出版类包括学院公开出版的学报、学术著作、教材等出版物的编辑、出版过程中形成的文件材料，如编辑计划、审稿意见、出版合同、样书等。9.外事类涉及学院对外交流与合作、出国留学、来访接待等方面的文件材料，如外事工作计划、协议、合同、邀请函、出访报告、接待方案等。10.财会类主要是学院财务工作中形成的各类文件材料，如财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、报表、审计报告等。（二）档案编号1.档案编号采用“年度类别保管期限流水号”的结构。2.年度：采用公元纪年，如“2023”表示档案形成的年份。3.类别：按照上述档案分类的顺序，用两位数字表示，如“01”表示党群类，“02”表示行政类等。4.保管期限：分为永久、长期（30年）、短期（10年），分别用“Y”“C”“D”表示。5.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“0001”开始依次编号。例如，2023年形成的党群类永久档案，其编号为“202301Y0001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.学院各部门、各单位在履行职能活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等。2.学院与上级主管部门、其他单位及社会组织之间往来的文件材料。3.学院举办或承办的各类会议、活动形成的文件材料。4.学院教职工在教学、科研、管理等工作中形成的个人业务档案材料，如教学成果、科研成果、获奖证书、培训记录等。5.学院学生在学习、社会实践、社团活动等过程中形成的具有代表性的文件材料，如优秀论文、社会实践报告、社团活动记录等。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确档案收集责任人，按照档案收集范围，及时收集本部门、本单位形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对电子文件的收集，应遵循电子文件管理的相关规定，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，并定期进行备份。3.对于重要活动、重大项目形成的档案，应实行项目档案跟踪管理，在活动或项目进行过程中同步收集相关文件材料，确保档案的及时形成和完整保存。4.学院教职工和学生应积极配合档案收集工作，按照要求及时将个人业务档案材料提交给所在部门或单位的档案工作小组。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、编目准确。3.纸质档案与电子档案应同步整理，确保两者内容一致、相互对应。（四）整理方法1.分类按照档案分类方案，将收集到的文件材料进行分类。同一类别的文件材料应集中在一起，不同类别的文件材料应分开整理。2.组卷根据文件材料的数量、来源、时间等因素，将具有内在联系的文件材料组成案卷。卷内文件应按照一定的顺序排列，一般为批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要文件在前，次要文件在后等。3.编页对纸质档案进行编页，编写页号，页号应编写在有文字的页面正面的右上角、背面的左上角，空白页不编号。4.装订去除卷内文件材料上的金属物，如订书钉、大头针等，采用三孔一线或缝纫机装订的方式进行装订，确保装订牢固、整齐美观，不影响文件的阅读和利用。5.编目编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具。案卷目录应包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目；卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。编目应准确、清晰，便于查找和利用。6.装盒将整理好的案卷装入档案盒，并在档案盒上填写相关信息，如案卷号、题名、年度、保管期限等。档案盒应排列整齐，存放有序。五、档案的保管（一）保管场所1.学院综合档案室应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的通风、防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、灭火器、防虫药、温湿度计等，并定期进行维护和检查，确保设施设备的正常运行。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）保管期限划分1.永久保管凡是反映学院主要职能活动和基本历史面貌的，对学院、国家和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如学院的重要规章制度、历史沿革、重大事件记录、重要科研成果、上级主管部门的重要文件等。2.长期保管反映学院一般工作活动，在较长时间内对学院工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为30年。如学院一般性的工作计划、总结、统计报表、教学常规文件、科研项目中期检查材料等。3.短期保管在较短时间内对学院工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为10年。如学院临时性的工作文件、一般性的会议记录、学生成绩单等。（三）档案保管要求1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找和利用。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.定期对档案进行清查核对，做到账物相符，发现问题及时处理。清查核对工作每年至少进行一次。4.对电子档案应采用安全可靠的存储设备进行备份，并定期进行检查和维护，防止电子档案数据丢失或损坏。电子档案的备份应异地存放，确保数据安全。5.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。档案管理人员应定期对档案库房进行巡查，确保档案库房的安全。六、档案的利用（一）利用范围1.学院内部各部门、各单位在教学、科研、管理等工作中需要查阅档案的。2.学院教职工因个人工作需要查阅本人业务档案或其他相关档案的。3.学生因学习、毕业、就业等需要查阅本人学籍档案或其他相关档案的。4.校外单位因工作需要，按照国家有关规定和学院相关程序查阅学院档案的。（二）利用方式1.查阅档案利用者可到学院综合档案室查阅纸质档案或电子档案。查阅纸质档案时，档案管理人员应提供必要的查阅场所和设备，并按照查阅规定进行登记和监督。查阅电子档案时，档案管理人员应协助利用者进行操作，确保电子档案的安全使用。2.借阅学院内部各部门、各单位因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经部门负责人签字同意后，报学院综合档案室审批。校外单位借阅档案的，应按照学院相关规定办理借阅手续，经学院分管领导批准后方可借阅。档案借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管所借档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。3.复制档案利用者因工作需要可申请复制档案。复制档案应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、数量、用途等，经部门负责人签字同意后，报学院综合档案室审批。档案管理人员应按照审批意见进行复制，并对复制件进行核对和登记。复制件应加盖学院综合档案室档案利用专用章，与原件具有同等效力。（三）利用登记1.档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细登记。登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、利用档案名称及数量、归还时间等。2.档案利用登记应及时、准确、完整，登记记录应妥善保存，以便日后查询和统计分析。3.定期对档案利用情况进行统计分析，如利用档案的种类、数量、利用者分布等，及时掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学院成立档案鉴定工作小组，由学院分管领导担任组长，综合档案室负责人、各部门档案工作负责人及相关业务专家为成员。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织开展档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定和学院实际情况，对档案的价值进行鉴定。2.重点审查档案是否反映学院主要职能活动和基本历史面貌，是否对学院、国家和社会具有查考利用价值，是否涉及重要机密等。3.对于保管期限已满且无保存价值的档案，应予以鉴定销毁；对于保管期限已满但仍有一定利用价值的档案，可延长保管期限继续保存。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行全面审查，逐卷逐件分析档案的内容和价值，确定档案的保管期限是否合理，是否需要销毁。2.对拟销毁的档案，档案鉴定工作小组应填写《档案销毁鉴定表》，详细注明档案的名称、数量、年度、保管期限、销毁原因等，并由鉴定工作小组全体成员签字确认。3.将《档案销毁鉴定表》报学院分管领导审批，经