学生资助档案工作制度

PAGE学生资助档案工作制度一、总则（一）目的为加强学生资助档案管理，确保学生资助工作档案资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学生资助工作中的作用特制定本制度适用于本校学生资助工作中形成的各类档案管理活动。（二）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校学生管理规定》《高等学校档案管理办法》以及国家和地方有关学生资助工作的政策法规制定。（三）适用范围本制度适用于本校在开展学生资助工作过程中涉及的各类文件、资料、记录等档案的管理包括但不限于国家助学金、国家励志奖学金、国家奖学金、校内奖学金、助学金、助学贷款、勤工俭学、学费减免等项目的相关档案。（四）管理原则1.集中统一管理原则：学生资助档案由学校指定的专门部门或专人集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映学生资助工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的规定，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）学生资助管理部门职责1.负责制定和完善学生资助档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各学院（系）学生资助档案的收集、整理、归档工作。3.负责集中保管全校学生资助工作的重要档案资料，建立档案数据库。4.按照规定向学校档案管理部门移交学生资助档案。5.负责档案的查阅、借阅、统计等日常管理工作。（二）学院（系）职责1.负责本学院（系）学生资助档案的收集、整理、归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.建立本学院（系）学生资助档案分库，指定专人负责档案管理。3.按照学校学生资助管理部门的要求，定期将整理好的档案移交学校集中保管。4.配合学校做好档案的查阅、借阅等工作。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和学校的档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常工作。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案的保管状况，防止档案损坏、丢失。4.负责档案的查阅、借阅登记，按照规定提供档案利用服务。5.积极开展档案信息开发利用工作，为学生资助工作提供参考依据。三、档案收集与整理（一）收集范围1.学生资助申请材料：包括学生资助申请表、家庭经济情况证明材料、成绩单、获奖证书等。2.评审材料：资助评审会议记录、评审结果公示材料、评审意见等。3.资金发放材料：资助资金发放凭证、学生签收表等。4.受助学生信息变更材料：学生家庭经济情况变化说明、相关证明材料等。5.资助工作相关文件：国家和地方有关学生资助工作的政策文件、学校制定的学生资助工作规章制度等。6.其他与学生资助工作有关的材料。（二）收集要求1.各部门和相关人员应及时将学生资助工作中形成的各类文件、资料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案材料应真实、完整、有效，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接。2.按照档案的类别、时间顺序等进行分类整理，便于查找和利用。3.同一类档案应按照一定的标准进行编号，确保编号的唯一性和系统性。（四）整理方法1.分类：将学生资助档案分为综合类、资助申请类、评审类、资金发放类、受助学生信息变更类等类别。2.组卷：按照一定的原则将每份文件材料组成案卷，案卷内的文件应保持相对独立和完整。3.编目：对每个案卷进行编号、编制目录，目录应包括案卷号、题名、日期、保管期限等内容。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案归档与保管（一）归档要求1.各学院（系）应在每年学生资助工作结束后，及时将整理好的档案移交学校学生资助管理部门。2.学校学生资助管理部门应在收到各学院（系）移交的档案后，进行认真审核，对不符合要求的档案应及时退回补充完善。3.审核无误的档案应按照规定进行归档，填写档案移交清单，双方签字确认。（二）保管期限1.学生资助档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括：国家和地方有关学生资助工作的重要政策文件、学校制定的学生资助工作规章制度、学生资助工作年度总结报告、重大资助项目的相关材料等。3.长期保管期限为[X]年，包括：学生资助申请材料、评审材料、资金发放材料等。4.短期保管期限为[X]年，包括：受助学生信息变更材料等。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全可靠。3.档案应按照类别、保管期限进行排列上架，便于查找和管理。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.本校学生资助管理部门工作人员因工作需要可查阅学生资助档案。2.学院（系）相关工作人员因工作需要可查阅本学院（系）学生资助档案。3.其他部门或人员因特殊原因需要查阅学生资助档案的，须经学校学生资助管理部门负责人批准。（二）查阅程序1.查阅人员应填写《学生资助档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.申请表经所在部门负责人签字后，提交学校学生资助管理部门审批。3.学生资助管理部门审批通过后，安排档案管理人员提供档案查阅服务，并做好查阅记录。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅学生资助档案的，须经学校学生资助管理部门负责人批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，须经批准。（四）借阅程序1.借阅人员应填写《学生资助档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人签字后，提交学校学生资助管理部门审批。3.学生资助管理部门审批通过后，与借阅人员签订《学生资助档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。4.档案管理人员按照协议要求提供档案借阅服务，并做好借阅登记。5.借阅人员应按时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。六、档案统计与鉴定（一）统计1.学校学生资助管理部门应定期对学生资助档案的数量、类别、保管期限等进行统计，掌握档案的基本情况。2.统计结果应形成报表，上报学校档案管理部门和上级主管部门。（二）鉴定1.学校学生资助管理部门应定期对保管期满的学生资助档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应由学校学生资助管理部门负责人、档案管理人员以及相关专业人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的价值和保管期限，提出鉴定意见，报学校分管领导批准。4.对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁，并做好销毁记录。七、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的学生资助档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）建设内容1.档案数字化：对纸质学生资助档案进行扫描、图像处理等数字化加工，建立电子档案数据库。2.信息化管理系统建设：开发或选用适合本校学生资助档案管理的信息化管理系统，实现档案的在线录入、查询、借阅、统计等功能。3.安全保障体系建设：建立健全档案信息化安全保障体系，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）实施步骤1.制定档案信息化建设方案，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。2.组织开展档案数字化工作，按照相关标准和规范进行操作。3.进行信息化管理系统的选型或开发，确保系统的功能满足学生资助档案管理的需求。4.对档案管理人员进行信