医院档案室工作制度

PAGE医院档案室工作制度一、总则（一）目的医院档案室工作制度旨在加强医院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，为医院的医疗、教学、科研、管理等各项工作提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门及全体员工在档案形成、收集、整理、归档、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：医院档案实行集中统一管理，由档案室归口负责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案内容应真实反映医院各项工作的实际情况，保证档案的完整性，不得擅自篡改、伪造档案。3.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率，满足医院各项工作对档案信息的需求。4.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案管理制度并组织实施。2.负责医院各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。3.指导和监督各科室、部门的档案工作，定期开展档案工作检查和培训，提高档案管理水平。4.负责档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和远程查阅利用。5.做好档案库房的安全管理工作，配备必要的档案保护设备，确保档案的安全存放。6.参与医院重大活动、重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。（二）各科室、部门职责1.负责本科室、部门档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.明确一名档案兼职管理员，负责本科室、部门档案工作的日常管理，并按照档案室要求及时移交档案。3.配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，如实提供相关档案信息。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备良好的职业道德和专业知识，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的具体业务操作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、查阅登记等工作。3.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量准确、质量完好。4.做好档案信息化管理工作，及时录入和更新档案信息，维护档案管理系统的正常运行。5.保守档案机密，不得泄露档案内容，确保档案安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗业务档案：包括病历、诊断报告、检查检验结果、手术记录、护理记录等。2.行政管理档案：医院行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。3.教学科研档案：教学计划、教案、科研项目申报材料、研究成果、学术论文等。4.设备物资档案：设备购置合同、说明书、维修记录、物资采购凭证等。5.基建档案：医院建设项目的规划设计文件、施工图纸、竣工验收资料等。6.其他档案：医院外事活动档案、捐赠档案、声像档案等。（二）收集要求1.各科室、部门应按照档案收集范围，及时将形成的档案资料收集齐全，整理规范。2.档案兼职管理员应定期对本科室、部门的档案进行清查，发现问题及时整改，确保档案的完整。3.对于重要活动、重大项目形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时收集归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、医疗业务类、教学科研类、设备物资类、基建类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。例如，医疗业务类档案可按照病历号顺序编号，行政管理类档案可按照年度流水号编号。3.编目：编制档案目录，包括档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。四、档案的归档与移交（一）归档期限1.医疗业务档案应在次年上半年完成归档。2.行政管理档案、教学科研档案、设备物资档案、基建档案等应在次年第一季度完成归档。3.其他特殊档案应根据实际情况及时归档。（二）归档要求1.各科室、部门应将整理好的档案按照规定的时间和要求移交档案室。2.移交档案时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、移交日期等信息，双方签字确认。3.档案室应对移交的档案进行认真核对，发现问题及时与移交科室、部门沟通解决。（三）档案保管期限1.永久保管：凡是反映医院主要职能活动和历史面貌的，对医院有长远利用价值的档案，列为永久保管。如医院的重要规章制度、历史沿革、重大事件记录、重要人事任免等档案。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。具体划分如下：30年保管期限：反映医院一般工作活动，在较长时间内对医院工作有查考利用价值的档案。如一般性的行政管理文件、医疗业务资料等。10年保管期限：在较短时间内对医院工作有查考利用价值的档案。如临时性的会议记录、短期的工作计划等。（四）档案鉴定1.档案室定期对已到保管期限的档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理人员、相关业务人员和分管领导参加。2.鉴定小组根据档案的价值和保管期限，提出鉴定意见，对失去保存价值的档案进行销毁。3.档案销毁应严格履行审批手续，填写档案销毁清册，经医院领导批准后，由专人负责监销，并在销毁清册上签字。五、档案的保管与保护（一）档案库房管理1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全存放。2.库房应安装必要的消防设备、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等，并定期进行检查和维护。3.档案库房应保持清洁卫生，严禁在库房内吸烟、堆放杂物。（二）档案装具管理1.档案装具应符合国家标准，选用质量可靠、便于存放和查阅的档案柜、档案架等。2.档案装具应定期进行检查和维护，发现损坏及时修复或更换。3.档案应按照分类、编号顺序存放，排列整齐，便于查找。（三）档案数字化管理1.逐步推进档案数字化工作，将重要档案进行扫描录入，建立电子档案数据库。2.电子档案应与纸质档案同步管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性。3.加强电子档案的存储和备份管理，定期进行数据备份，防止数据丢失。（四）档案安全保密管理1.严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，制定档案安全保密制度，加强对档案管理人员的保密教育。2.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得擅自泄露档案内容，严禁非档案管理人员进入档案库房。3.查阅档案应严格履行审批手续，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，如需特殊情况需经批准。4.对涉及国家机密、医院商业秘密的档案，应采取特殊的保密措施，确保档案信息安全。六、档案的利用与服务（一）利用范围1.医院内部各科室、部门因医疗、教学、科研、管理等工作需要查阅档案。2.医院员工因个人工作或学习需要查阅本人相关档案。3.外单位因工作需要查阅医院档案，应按照规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可直接到档案室查阅纸质档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在科室、部门负责人和档案室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期应办理续借手续。3.复制：档案利用者如需复制档案内容，应填写档案复制申请表，经批准后，由档案室工作人员按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案室印章，注明用途。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、档案名称、查阅内容、借阅期限、复制份数等信息。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查阅。（四）服务要求1.档案管理人员应热情接待档案利用者，及时提供档案查阅、借阅等服务，不得推诿、拖延。2.对于利用档案过程中提出的问题，应耐心解答，提供必要的帮助。3.定期收集档案利用者的反馈意见，不断改进档案管理工作，提高服务质量。七、档案的统计与统计分析（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等基本信息。3.档案利用的人次、卷次、复制份数等利用情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案管理工作进行统计记录。2.利用档案管理信息系统进行数据统计和分析，提高统计工作的准确性和效率。（三）统计分析1.定期对档案统计数据进行分析，总结档