创卫档案室工作制度

PAGE创卫档案室工作制度一、总则（一）目的为加强创卫档案室的规范化管理，确保创卫工作相关文件资料的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织创卫档案室的各项工作，包括文件资料的收集、整理、归档、保管、借阅等环节。（三）基本原则1.依法治档原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案工作依法依规进行。2.集中统一管理原则：创卫档案室对本公司/组织创卫工作形成的各类档案实行集中统一管理，维护档案的完整性和系统性。3.科学管理原则：运用科学的方法和技术手段，对档案进行分类、整理、编目、存储等管理，提高档案管理的效率和质量。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提供便捷的查阅利用服务，充分发挥档案的作用。二、档案管理人员职责（一）档案管理人员岗位设置1.档案主管：负责创卫档案室的全面管理工作，制定档案工作计划和规章制度，组织档案业务培训，指导和监督档案管理人员的工作。2.档案管理员：负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅等具体工作，对档案进行分类编目，建立档案检索工具，确保档案的安全和完整。（二）档案主管职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本公司/组织创卫档案室的工作制度和业务规范，并组织实施。2.负责制定创卫档案管理工作计划，明确工作目标和任务，合理安排档案管理人员的工作，确保档案管理工作有序开展。3.组织档案管理人员参加业务培训，提高档案管理业务水平，定期对档案管理人员的工作进行考核和评价。4.指导和监督档案管理人员对创卫档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作，确保档案管理工作符合规范要求。5.负责与本公司/组织各部门沟通协调，及时了解创卫工作进展情况，督促各部门按时移交应归档的文件资料。6.定期对创卫档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整，对发现的问题及时采取措施进行处理。7.组织开发和利用档案信息资源，为公司/组织的创卫工作提供决策支持和参考依据。8.负责向上级主管部门和档案行政管理部门汇报创卫档案管理工作情况，接受监督和指导。（三）档案管理员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的档案工作制度，严格遵守档案管理操作规程。2.负责收集本公司/组织在创卫工作中形成的各种文件资料，包括纸质文件、电子文件、照片、音像资料等，确保文件资料的齐全完整。3.按照档案分类标准，对收集到的文件资料进行分类整理，编制档案目录，建立档案检索工具，便于档案的查阅和利用。4.将整理好的文件资料及时归档，确保档案存放有序，便于查找和保管。5.负责档案库房的日常管理工作，保持库房清洁卫生，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护措施，确保档案的安全。6.按照规定的借阅程序，办理档案借阅手续，对借阅档案进行登记和跟踪管理，确保档案按时归还。7.定期对档案进行清查和核对，发现问题及时报告档案主管，并采取相应的措施进行处理。8.协助档案主管开展档案信息化建设工作，将档案信息录入计算机系统，建立电子档案数据库，提高档案管理的信息化水平。9.完成档案主管交办的其他工作任务。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级主管部门下发的有关创卫工作的文件、通知、指示、标准、规范等。2.本公司/组织制定的创卫工作计划、方案、措施、总结、报告等。3.创卫工作中形成的各类会议记录、纪要、决议等。4.创卫工作中开展的各项活动的文件资料，包括活动方案、通知、照片、音像资料等。5.创卫工作中涉及的各类检查、验收、评估等工作的文件资料，包括检查报告、验收记录、评估结论等。6.创卫工作中与相关部门、单位的往来文件、函件、协议等。7.创卫工作中形成的其他具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门创卫文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并及时进行备份。4.各部门应在规定的时间内将收集到的文件资料移交至创卫档案室，不得擅自留存或销毁。（三）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史联系。2.按照文件资料的内容和形式特征进行分类，便于管理和查阅。3.分类应科学合理，层次分明，便于操作和维护。（四）整理方法1.分类：按照创卫工作的内容和性质，将档案分为综合类、规划计划类、宣传教育类、环境卫生类、食品安全类、公共卫生类、病媒生物防制类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。四、档案归档与保管（一）归档要求1.档案管理员应按照档案整理的要求，对收集到的文件资料进行认真整理，确保档案质量符合标准。2.整理好的档案应及时归档，归档时应填写档案移交清单，双方签字确认。3.归档的档案应编制详细的目录，目录应与档案实体一一对应，便于查阅和管理。（二）保管期限1.创卫档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括本公司/组织在创卫工作中形成的具有重要历史价值和长远利用价值的文件资料，如创卫工作规划、总结、重要会议记录、重大活动文件等。3.长期保管的档案主要包括在创卫工作中形成的具有一定历史价值和较长时间利用价值的文件资料，如年度工作计划、方案、检查报告、验收记录等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括在创卫工作中形成的具有短期利用价值的文件资料，如一般性的通知、函件、报表等，保管期限为1年至10年。（三）保管措施1.档案库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，确保档案的安全。2.档案库房应保持清洁卫生，温度、湿度应符合国家规定的标准，定期进行检查和记录。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行检查和维护。5.建立档案保管台账，对档案的收进、移出、保管情况等进行详细记录。6.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量和质量与台账记录一致，发现问题及时报告并处理。五、档案借阅与利用（一）借阅范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅创卫档案的，可以按照规定办理借阅手续。2.外单位因工作需要查阅本公司/组织创卫档案的，应提前提出申请，经本公司/组织档案主管部门批准后方可查阅。（二）借阅程序1.本公司/组织内部人员借阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理员办理借阅手续。2.档案管理员根据借阅申请表，查找并提供相应的档案，借阅人应在档案借阅登记簿上签字确认。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.外单位借阅档案时，应提交单位介绍信和查阅申请表，注明查阅目的、范围等信息，经本公司/组织档案主管部门负责人批准后，由档案管理员陪同查阅，查阅人不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。（三）利用要求1.借阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、污损、圈划、抽取、撤换等。2.借阅人如需复制档案内容，应经档案管理员同意，并按照规定办理复制手续。3.档案利用后，借阅人应及时归还档案，档案管理员应认真检查档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应及时报告并追究借阅人的责任。4.档案管理人员应积极主动地为公司/组织的创卫工作提供档案利用服务，根据利用需求，及时准确地提供档案信息。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案鉴定的规定和标准为依据，结合本公司/组织的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，准确判断档案的价值。3.严格掌握鉴定标准和程序，确保鉴定工作的客观性、公正性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案主管、档案管理员及相关部门负责人组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、价值和保管期限等因素，确定其是否需要继续保存。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较分析，判断其价值和保存意义。3.效益评估法：从档案对公司/组织的工作、决策、研究等方面的效益出发，评估其是否具有保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对到期档案进行鉴定后，提出销毁意见，填写档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经档案主管审核签字后，报本公司/组织主管领导审批。3.经批准销毁的档案，由档案管理员和指定的监销人员共同到指定地点进行销毁，并在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的创卫档案电子数据库，实现档案信息的数字化存储和管理。2.开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、借阅、利用等业务流程的信息化管理。3.提高档案管理工作的效率和质量，为公司/组织的创卫工作提供便捷、高效的档案信息服务。（二）数据录入与维护1.档案管理员应按照档案整理的要求，将纸质档案的目录信息和重要文件内容录入计算机系统，建立档案电子数据库。2.定期对档案电子数据库进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。3.对新形成的档案应及时进行数字化处理，并录入电子数据库。（三）系统功能与应用1.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、统计、借阅管理、鉴定销毁等功能，满足档案管理工作的实际需求。2.利用档案管理信息系统，实现档案信息的快速检索和共享，提高档案利用效率。3.档案管理信息系统应具备数据备份和恢复功能，确保档案数据的安全。（