物业公司财务管理规定及管理制度

物业公司财务管理规定及管理制度一、财务管理规定会计档案管理规定针对会计档案的重要性，根据企业会计管理规定，制定以下管理规定。1.会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要凭证和证据。具体包括：1.1

会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；1.2

会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿；1.3

报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；1.4

其他类：银行存款余额调节表、银行对账单及其他应当保存的会计核算专业资料。2.项目每年形成的会计档案由财务部按照归档要求整理立卷、装订成册，并编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终结后，由财务部保管1年。期满之后，由财务部专人保管并存放于专用的保管地点。3.财务部保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经财务部经理批准，方可代查阅或复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。4.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。会计档案的保管期限，从会计年度终结后的第一天开始计算。定期保管期限为10年、15年两类。5.本规定的会计保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本规定附表所列期限执行。会计档案的具体名称如有同本规定附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。6.保管期满的会计档案，除第（七）条规定的情形外，可以按照以下程序销毁；6.1由财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；6.2总物业经理在会计档案销毁清册上签署意见；6.3销毁会计档案时，应当由行政和财务部共同派员监销；6.4监销人在监销会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总物业经理。7.保管期满但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。8.采用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。财务预算制定为确保管理正常运作，提高财务收支预算的合理性及加强成本控制，制定预算制定方案。1.相关职责1.1财务部经理负责协助总物业经理编制公司每一年度财务预算，每年10月份或按照开发商/业主委员会要求的时间着手编制下年度的财务收支预算。1.2费用支出部门详细提供过往12个月财务资料；1.3客户资料管理部门详细提供过往12个月电费和水费统计表的明细资料；1.4各部门提供下一年度的费用预算开支计划；1.5总物业经理提供下一年度人员编制计划与调资计划表。2.编制要求2.1

坚持“以支定收，收支平衡”为预算原则，以发展商/业主委员会审批的收费标准为准则；2.2

根据各部门提供资料，进行分析及计算；2.3

将计算分析出的数据资料，形成初稿；2.4

预算编制按规定格式进行，对于预算中的项目须附上注解，并提交总物业经理审核；2.5

提交发展商/业主委员会审批；2.6

发展商/业主委员会审批通过后贯彻执行。3.资料处理3.1

用于编制年度预算的资料应进行归档登记；3.1

预算的数据在每年的1月份输入到系统中；3.2

年度预算执行完成后，应与实际数进行对比分析，并作为预算附件资料，连同预算资料一起保存。管理费支出管理规定管理费的支出应体现管理费“取之于客户，用之于客户”的原则。制定本规定，是为加强对管理费用开支的管理，确保管理费用支出的合理性。1.管理费主要支出项目管理服务人员的工资、社会保险和按规定提取的福利费等；物业共用部位、公共设施设备的日常运行、维护费等；物业管理区域清洁卫生费用；物业管理区域绿化养护费用；物业管理区域秩序维护费用；办公费用；物业管理企业固定资产折旧；物业共用部位、共用设施设备及公众责任保险费用税费；物业管理服务酬金（按合同规定）；经业主委员会/开发商同意的其他费用。2.管理费支出监管每年度的管理费开支原则上应按照年度预算项目执行；每月的管理费用支出应按预算执行，如每一具体项目的费用支出超过预算金额，物业管理公司必须按照业主委员会/开发商要求。获得他们额外的批准后（如有）方可进行费用支出，并且在季度和年度财务报表中作出合理解释。凡发生与会计制度和税法相违背的费用支出严禁在管理费中列支；财务部负责对每年度管理费支出用途进行审核和监督。备用金管理规定

为规范备用金的管理程序，确保备用借支、冲减的合理及安全，特制定本规定。备用金是指公司核准并批复给管理中心的由出纳保管都用作日常零星开支、零星采购、零售找零的备用金。1.备用金的设置1.1管理处单独设置备用金。1.2备用金的额度依据日常现金支出流量设定，一般最高不超过人民币20，000元。超过该限额的特殊情况需获得相应批准。1.3初始备用金额度申请及备用金额度变动申请需填制“备用金额度申请表”，获得相关人员批准。2.备用金的保管2.1备用金借支人（管理中心出纳员）负责备用金的保管工作，不得擅自挪用备用金。备用金应存放于保险箱内确保安全。2.2备用金领用部门主管负责备用金的管理工作。2.3出纳员负责按照本制度进行备用金借支、冲减工作，并编制现金流水账确保账实相符。2.4备用金借支人收到公司签发的现金支票时，需在公司财务部门签字确认。公司财务部门需保留该签字确认记录备查。3.备用金的使用3.1出纳员应确保备用金仅用于低于人民币1,000元的日常零星支出，对于已签订合同的货物、服务或劳务/工资支出及公用事业费用等支出不得使用备用金。4.补充备用金的申请4.1当备用金的余额达到额度的一半时，备用金借支人应填制“零用现金报表～申请补充备用金”申请补充备用金，表中应详细列明备用金实际使用情况。公司签发的现金支票的限额为人民币50,000元，如遇到特殊情况需申请超过人民币50,000元的备用金，需要分开申请。4.2申请补充备用金时，相关支持性文件如发票、收据等应附于“零用现金报表～申请补充备用金表单后”。5.备用金的支付5.1每一笔备用金的支付都应有相关的支持性文件，如发票、收据等5.2所有的备用金支付都应获得资产服务部区域负责人或分支业务线负责人审批并由收款人签字确认。6.备用金的核算与监督6.1财务经理负责备用金管理的监督与核算工作，并对每月的备用金使用情况做定期检查，确保备用金余额既能满足正常运营的需要又要避免冗余备用金的占用，根据检查结果可做出调整备用金额度的建议，价差结果应由检查人和出纳签字并去人存档备查。6.2总物业经理应确保备用金在管理中心的安全使用。7.本制度的执行情况将作为财务部相关人员的考评依据之一。押金/保证金管理规定本规定规范一般押金/保证金收取及退还之程序，以提高物业运作之流畅性。1.定义1.1一般押金/保证金泛指合约内订明的押金/保证金各种证件押金/保证金，包括出入证押金/保证金，临时工作证押金/保证金，施工证押金/保证金，停车证押金/保证金装修押金/保证金公寓/商业租房押金/保证金其他项目需要退还押金/保证金的，例如水电供应/公共地区的设备装置（灭火器，水桶）等2.申请人－各项申请表及押金/保证金退还申请表的申请人必须为业主/租户，否则应由财务经理加签并注明原因。3.工作指南3.1收取押金/保证金3.1.1出纳员应按该物业管理中心公示的押金/保证金收费准则收取押金/保证金3.1.2押金/保证金收取只接受现金或转账支票。3.1.3出纳员按实收取押金/保证金金额开具正式收据并将正本予客户，收据正本应清楚地列明付款人的正楷全名和相关单位/地址，并提醒付款人申请押金/保证金退还时，必须出示正式收据。3.1.4出纳员将发出的正式收据记录于“收据登记册”上。3.1.5出纳员于当日或下一个工作日将收取之金额存入银行，不得坐支。3.1.6出纳员登记现金/银行日记账，并将正式收据副本及银行存款回单一同交至财务经理做账务处理。3.2退还押金/保证金3.2.1要求客人在合约届满日期/完工日期或合约内指定期限内到客户服务中心，填写“押金/保证金退还申请表”3.2.2客户服务中心相关人员应查核相关文件是否正确并应及时计算可退还押金/保证金的总额，如要扣除押金/保证金，必须在“押金/保证金退还申请表”内填写应扣除金额。3.2.3按以下情况需扣除押金/保证金：行政费；或遗失证件/借出的设备；或公共设施/借出设备损毁计算后的可退还金额，必须让申请人签署确认。3.2.4出纳员应确保申请人是业主/租户/合约列明的租用者/授权人，而授权人必须出示由申请人所发出之授权信及身份证明文件或营业执照复印件方可生效。3.2.5如申请人遗失押金/保证金收据正本，申请人必须在“押金/保证金退还申请表”上填写正式收据编号XXX已遗失及作废，并在旁加签确认。3.2.6如申请人要求更改最终收款人名称，申请人需发出一封授权信，内容应包括：申请人姓名，签署，身份证明文件/公司函件及加盖公司印章；收款人姓名，身份证明文件/收款人之公司名称。3.2.7出纳员将所有已填妥“押金/保证金退还申请表”及有关附件交予所属的主管（管理中心）进行批核并做退还安排。退还款项可按实际情况采用现金或银行转账的方式进行。3.3押金/保证金标准之要求3.3.1物业必须订立各项收费及其准则，并公示于物业内，让各业主/租户清楚。3.3.2各项收费都应由主管（管理中心）签署方可生效，并在每次更新后抄送予管理中心财务部存档。有偿服务收费管理规定为提高服务质量，加强对有偿服务收费的管理，特制定本规定。1.工作程序1.1客服部对客户所需维修项目的相关内容详细填写记录并输入电脑，根据物业管理公司的有偿服务价目表标准计费后填入维修单；1.2维修人员在客户同意服务价格后，为客户提供有偿服务，最后请客户对维修效果进行验收并在维修单上签字确认，第一联给客服部，第二联返工程部，第三联交财务部；1.3各服务项目完成后，工程人员应填写维修时间、耗料情况，并签署后交仓库管理员进行库存登记；1.4收费方式分为两种：1.4.1服务完成时，维修人员向客户收取维修费用（现金），此种情况只适用于住宅项目。在维修单上列明维修费用金额并获得客户付款签字确认，后将收取的维修费用及维修单第三联交予出纳；1.4.2当工程维修单与工程部核对后，财务部每月15日前将上月的维修费用列入