高校档案室工作制度

PAGE高校档案室工作制度一、总则（一）制定目的为加强高校档案室工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，为学校教学、科研、管理等各项工作提供有力支持，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于本校档案室及全体档案工作人员，同时适用于校内各部门和个人在档案形成、移交、查阅等工作中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则：确保档案内容真实可靠，如实反映学校各项工作的历史面貌。2.完整性原则：全面收集、整理学校各类档案，保证档案资料的齐全完整。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校敏感信息等档案进行妥善保管，防止失泄密事件发生。4.便利性原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为学校师生和相关部门提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案工作规章制度并组织实施。2.负责全校各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。3.指导校内各部门的档案工作，开展档案业务培训和咨询服务，提高全校档案管理水平。4.参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时形成和规范整理。5.推进档案信息化建设，利用现代信息技术手段，提高档案管理的效率和质量。（二）档案工作人员职责1.档案管理人员熟悉档案管理业务，掌握档案整理、保管、利用等方面的专业知识和技能。负责档案的日常收集、整理、上架、下架等工作，确保档案存放有序、查找方便。对档案进行定期检查和清点，及时发现并处理档案损坏、霉变、丢失等问题。协助档案利用者查阅档案，提供必要的帮助和指导。2.档案鉴定人员具备较强的档案鉴定能力，熟悉学校各项工作流程和档案形成规律。按照档案鉴定标准和程序，对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。负责组织档案鉴定工作会议，形成鉴定报告，并报学校领导审批。3.档案编研人员了解学校历史和发展状况，具备一定的文字功底和研究能力。开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、年鉴等，为学校决策和教学科研提供参考依据。收集、整理和研究校内外档案编研成果，不断丰富编研内容和形式。（三）校内各部门职责1.负责本部门各类档案的形成、积累和整理工作，明确专人负责档案管理，并接受档案室的业务指导和监督检查。2.按照学校档案归档要求，定期将本部门形成的档案整理后移交档案室，确保档案移交的及时性和完整性。3.在开展各项工作过程中，注重档案资料的收集和保管，保证档案质量符合学校档案管理规定。三、档案收集与整理（一）收集范围1.党群类：包括学校党委、纪委、工会、团委等组织形成的各类文件、会议记录、工作计划与总结、党员名册、干部任免文件等。2.行政类：学校行政机构形成的各类文件、通知、报告、会议纪要、规章制度、人事档案、财务档案等。3.教学类：教学计划、教学大纲、课程表、教案、学生成绩册、实习报告、毕业论文（设计）等。4.科研类：科研项目申报书、研究报告、学术论文、科研成果鉴定材料、专利证书等。5.基本建设类：学校基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收文件等。6.仪器设备类：仪器设备购置计划、合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。7.外事类：学校对外交流合作活动中形成的各类文件、协议、邀请函、出访报告等。8.财会类：会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、预决算文件等。9.学生类：学生入学登记表、学籍卡、奖惩材料、毕业登记表等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时将本部门形成的档案材料收集齐全，确保档案的完整性。2.收集的档案应保持原始材料的真实性和完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁档案材料。3.对于重要活动、重大事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集归档。（三）整理原则与方法1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。便于档案的数字化处理和信息检索。2.整理方法分类：按照档案的类别和保管期限进行分类。如党群类、行政类、教学类等分别设立一级类目，在一级类目下再根据档案内容和性质设立二级类目、三级类目等。编号：对每一份档案或一组档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编目：编制档案目录，包括全宗号、目录号、案卷号、题名、日期、保管期限、密级等项目，确保目录信息准确、完整。装订：对纸张规格不一致、破损或易散失的档案材料进行整理和装订，使其整齐美观，便于保管。四、档案鉴定与保管期限划分（一）鉴定依据1.国家有关档案鉴定的法律法规和标准规范。2.学校档案管理的实际情况和利用需求。3.档案的形成时间、来源、内容、形式等因素。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、档案业务骨干及相关部门代表组成。2.鉴定工作小组按照档案鉴定标准和程序，对到期档案进行逐卷鉴定。3.鉴定过程中，应充分听取档案形成部门和利用部门的意见，确保鉴定结果客观公正。4.鉴定工作结束后，形成档案鉴定报告，明确档案的存毁意见，并报学校领导审批。（三）保管期限划分1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。如学校历史沿革、重大改革决策、重要会议记录、重要人事任免文件、科研成果获奖证书等。2.长期保管：主要是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年。如教学计划、教学总结、科研项目中期检查报告、一般性行政文件等。3.短期保管：反映学校短期工作活动，在较短时间内对学校工作有参考价值的档案，保管期限为10年。如临时性会议文件、一般性通知、学生成绩单等。五、档案保管（一）保管场所1.档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施，确保档案安全保管。3.档案库房应与办公区域相对独立，划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，保证档案管理工作的有序开展。（二）档案存放1.按照档案的类别、保管期限、年度等进行分类存放，排列应整齐有序，便于查找和管理。2.档案应存放在专用的档案柜或档案架上，不得随意堆放。档案柜和档案架应牢固、整洁，符合档案保管要求。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应选择安全可靠的设备，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）保管措施1.建立档案保管制度，明确档案保管人员的职责和工作流程，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.做好档案库房的温湿度控制工作，根据季节和环境变化，适时调节库房温湿度，确保档案处于适宜的保存环境。一般库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.采取有效的防虫、防霉、防火、防盗等措施，定期对档案进行消毒、杀虫处理，确保档案不受虫蛀、霉变等损害。加强库房的安全保卫工作，安装监控设备，配备必要的安全防护设施，防止档案被盗、被抢等事件发生。4.对破损或褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。六、档案统计与编研（一）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等方面。3.档案管理人员应定期对档案统计数据进行收集、整理和分析，形成统计报表和分析报告，为学校档案管理决策提供依据。（二）档案编研1.制定档案编研计划，明确编研内容、形式和时间安排。2.档案编研工作应围绕学校的中心工作和发展需求，结合档案资源特点，开展多种形式的编研活动。如编写学校大事记、组织沿革、教学科研成果汇编、档案利用案例选编等。3.编研过程中应注重资料的收集、整理和分析，确保编研成果内容准确、形式规范、具有较高质量。4.档案编研成果应及时报送学校领导和相关部门，为学校教学、科研、管理等工作提供参考和借鉴。同时，应将编研成果进行适当的公开和交流，扩大档案的影响力和利用价值。七、档案利用（一）利用范围1.本校师生因教学、科研、管理等工作需要，可查阅利用相关档案。2.校外单位因工作需要，经学校批准后，可查阅利用本校相关档案。3.涉及国家机密、学校保密事项的档案，应严格按照保密规定进行查阅利用，未经批准，不得擅自提供。（二）利用手续1.本校师生查阅利用档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和范围，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。2.校外单位查阅利用档案，需持单位介绍信，注明查阅目的、内容和范围，经学校主管领导批准后，到档案室办理查阅手续。3.查阅利用档案时，应严格遵守档案查阅制度，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。如需复印、拍照等，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用服务1.档案室应设立专门的档案查阅窗口，为利用者提供热情、周到的服务。2.工作人员应熟悉档案内容和存放位置，及时准确地为利用者查找所需档案，并提供必要的帮助和指导。3.对于利用频率较高的档案，可根据实际情况，提供档案复印件或电子文档，方便利用者使用。4.建立档案利用效果反馈机制，及时了解利用者对档案利用服务的意见和建议，不断改进服务质量。八、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.提高档案信息资源的开发利用效率，为学校师生和相关部门提供便捷、高效的档案信息服务。3.加强档案信息安全管理，确保档案数据的安全可靠。（二）系统建设1.选择适合学校档案管理需求的信息化管理系统，系统应具备档案收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、利用等功能模块，实现档案管理业务流程的信息化。2.对档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库。数字化过程应保证档案内容的准确性和完整性，图像清晰、色彩逼真。3.建立档案信息资源共享平台，实现校内各部门之间档案信息的互联互通和共享利用。同时，根据学校实际情况，逐步推进档案信息资源的对外共享。（三）安全管理1.制定档案信息化安全管理制度，明确档案信息安全管理职责和工作流程。2.加强档案信息系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密