汽车制造厂供应商管理规范

汽车制造厂供应商管理规范一、总则

(一)目的：依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国产品质量法》及行业基础标准，结合企业实际，解决供应商准入混乱、质量不稳定、交付不及时等问题，规范供应商管理，防控采购风险，提升产品质量，降低采购成本。

1、明确供应商选择标准，确保原材料、零部件质量符合生产要求；

2、建立供应商绩效评估机制，促进供应商持续改进；

3、规范采购流程，提高采购效率，降低运营成本。

(二)适用范围：覆盖采购部、质量部、生产部、仓储部等部门及对应岗位，包括采购专员、质量检验员、车间主任、仓管员等，适用于所有外购原材料、零部件的供应商，以及涉及到的样品提供、技术支持等事项，特殊情况需报总经理审批。

1、采购部负责供应商的筛选、谈判、合同签订及日常管理；

2、质量部负责供应商产品的质量检验及监督；

3、生产部负责向采购部提供物料需求计划及反馈供应商产品使用情况；

4、仓储部负责供应商物料的接收、存储及发放。

(三)核心原则：遵循合规性、质量优先、公平竞争、持续改进原则，结合本制度补充供应商合作共赢原则。

1、所有供应商选择及管理必须符合国家法律法规及行业标准；

2、优先选择质量稳定、价格合理、交付及时的供应商；

3、建立供应商绩效评估体系，定期对供应商进行评估，促进供应商持续改进；

4、与供应商建立长期稳定的合作关系，实现共同发展。

(四)层级与关联：本制度为专项管理制度，适用于公司采购管理范畴，与《公司采购管理制度》《公司质量管理制度》等关联制度相衔接，如存在冲突，以本制度为准，特殊情况需报总经理审批。

1、本制度由采购部负责解释及修订；

2、本制度自发布之日起实施。

(五)相关概念说明：供应商是指与本公司签订采购合同，向本公司提供原材料、零部件等产品的企业或个体工商户。

1、合格供应商是指通过公司供应商准入程序，获得公司采购资格的供应商；

2、不合格供应商是指未通过公司供应商准入程序，或经评估后不符合公司采购要求的供应商。

二、组织架构与职责分工

(一)组织架构：公司设立总经理、采购部、质量部、生产部、仓储部等管理层级，采购部下设采购专员，质量部下设质量检验员，生产部下设车间主任、班组长，仓储部下设仓管员，各层级职责明确，形成精简高效的管理体系。

1、总经理负责公司整体经营决策，对供应商管理提供战略性指导；

2、采购部负责供应商的日常管理，包括供应商筛选、谈判、合同签订等；

3、质量部负责供应商产品的质量检验及监督，确保产品质量符合要求；

4、生产部负责向采购部提供物料需求计划，并反馈供应商产品使用情况；

5、仓储部负责供应商物料的接收、存储及发放，确保物料安全。

(二)决策与职责：总经理为公司核心决策主体，负责重大事项的审批，包括供应商的准入、退出及重大合同的签订，采购部负责供应商的日常管理，需总经理审批的事项包括供应商准入、退出及重大合同的签订。

1、总经理每月听取采购部关于供应商管理的汇报，并对重大事项进行决策；

2、采购部每季度对供应商进行评估，并将评估结果报总经理审批。

(三)执行与职责：采购部负责供应商的筛选、谈判、合同签订及日常管理，质量部负责供应商产品的质量检验及监督，生产部负责向采购部提供物料需求计划及反馈供应商产品使用情况，仓储部负责供应商物料的接收、存储及发放。

1、采购专员负责供应商的筛选、谈判、合同签订及日常管理，需与质量部、生产部、仓储部等部门协同工作；

2、质量检验员负责供应商产品的质量检验及监督，需与采购部、生产部等部门协同工作；

3、车间主任负责向采购部提供物料需求计划，并反馈供应商产品使用情况，需与采购部、质量部等部门协同工作；

4、仓管员负责供应商物料的接收、存储及发放，需与采购部、质量部等部门协同工作。

(四)监督与职责：质量部负责对供应商产品进行质量检验及监督，采购部负责对供应商的日常管理进行监督，生产部负责向采购部提供物料需求计划及反馈供应商产品使用情况，仓储部负责供应商物料的接收、存储及发放，各监督主体需定期对被监督部门进行考核，并将考核结果报总经理审批。

1、质量检验员每月对供应商产品进行抽检，并将抽检结果报采购部；

2、采购专员每季度对供应商的日常管理进行考核，并将考核结果报总经理。

(五)协调联动：建立跨部门协调机制，包括常态化沟通会议、信息共享平台等，聚焦生产环节异常协调，无需复杂涉外协调机制。

1、每周召开跨部门协调会议，解决生产环节异常问题，会议由生产部主持，采购部、质量部、仓储部等部门参加；

2、建立信息共享平台，各部门需及时在平台上发布相关信息，确保信息畅通。

三、供应商准入管理

(一)准入条件：供应商需具备合法经营资格，产品质量符合国家法律法规及行业标准，具备相应的生产能力及质量管理体系，能够按时交付产品。

1、供应商需提供营业执照、生产许可证、质量管理体系认证等相关资质证明；

2、供应商需提供产品检测报告，确保产品质量符合国家法律法规及行业标准；

3、供应商需具备相应的生产能力，能够按时交付产品；

4、供应商需具备良好的商业信誉，无重大违法违规行为。

(二)准入程序：采购部负责供应商的筛选、谈判、合同签订及日常管理，需与质量部、生产部、仓储部等部门协同工作。

1、采购部根据生产需求，制定供应商筛选标准，并进行供应商筛选；

2、采购部与筛选出的供应商进行谈判，确定采购价格、交货时间等条款；

3、采购部与供应商签订采购合同，并报质量部、生产部、仓储部等部门审核；

4、质量部对供应商产品进行质量检验，确保产品质量符合要求；

5、生产部向采购部提供物料需求计划，并反馈供应商产品使用情况；

6、仓储部负责供应商物料的接收、存储及发放。

(三)准入评估：采购部负责对供应商进行准入评估，需与质量部、生产部、仓储部等部门协同工作。

1、采购部根据供应商提供的资质证明、产品检测报告等信息，对供应商进行初步评估；

2、质量部对供应商产品进行质量检验，并将检验结果反馈采购部；

3、生产部向采购部提供物料需求计划，并反馈供应商产品使用情况；

4、仓储部负责供应商物料的接收、存储及发放，并将相关信息反馈采购部；

5、采购部根据评估结果，确定供应商的准入资格，并报总经理审批。

(四)准入管理：采购部负责对已准入供应商进行日常管理，需与质量部、生产部、仓储部等部门协同工作。

1、采购部定期对已准入供应商进行评估，并将评估结果报总经理审批；

2、质量部定期对已准入供应商产品进行质量检验，并将检验结果反馈采购部；

3、生产部定期向采购部提供物料需求计划，并反馈供应商产品使用情况；

4、仓储部定期对已准入供应商物料进行接收、存储及发放，并将相关信息反馈采购部；

5、采购部根据评估结果，对已准入供应商进行调整，包括续约、降级、淘汰等。

四、供应商绩效考核管理

(一)管理目标与核心指标：设定供应商绩效考核目标，包括产品质量合格率、交付准时率、价格合理性等，配套核心KPI，明确简单统计与核算口径。

1、产品质量合格率目标为98%，每月统计抽样检验合格率，并计算月度平均合格率；

2、交付准时率目标为95%，每月统计交付准时订单数量，并计算月度平均准时率；

3、价格合理性目标为年度采购成本下降5%，每年统计采购成本变化率，并与预算对比。

(二)专业标准与规范：制定供应商绩效考核标准，明确质量、交付、价格等方面的考核细则，标注高风险控制点，每个风险点对应简易可落地的防控措施。

1、产品质量高风险控制点为关键零部件质量不合格，防控措施为加强来料检验，对不合格产品进行100%复检；

2、交付高风险控制点为延迟交货，防控措施为建立交付预警机制，提前7天通知供应商可能延迟交货；

3、价格高风险控制点为价格波动过大，防控措施为签订长期采购合同，锁定采购价格。

(三)管理方法与工具：明确适用的简易管理方法及工具，说明具体应用场景与简单操作要求，适配中小型企业管理水平。

1、采用评分法进行供应商绩效考核，每个指标满分10分，总分100分，60分及以上为合格；

2、使用Excel表格进行数据统计，每月由采购部汇总供应商绩效考核数据，并生成考核报告。

五、供应商沟通与协同管理

(一)主流程设计：设计供应商沟通与协同主流程，包括信息发布、需求反馈、问题解决等环节，明确各环节责任主体、简单操作标准及时限。

1、采购部每月发布采购需求计划，及时限为每月25日前；

2、供应商根据采购需求计划，提交报价单，及时限为收到采购需求计划后5个工作日内；

3、质量部对供应商报价单进行评审，及时限为收到报价单后3个工作日内；

4、采购部与供应商确定采购价格及交货时间，及时限为收到评审意见后5个工作日内；

5、供应商按照合同约定交付产品，及时限为合同约定交货时间；

6、质量部对供应商交付产品进行检验，及时限为收到产品后2个工作日内；

7、生产部使用供应商交付产品，并及时反馈使用情况，及时限为使用后5个工作日内。

(二)子流程说明：拆解复杂环节的专项子流程，阐明与主流程衔接节点、简易操作细则及要求。

1、来料检验子流程，衔接节点为供应商交付产品后、质量部检验前，操作细则为质量检验员按照检验标准对产品进行检验，检验结果记录在案；

2、质量异议处理子流程，衔接节点为质量部检验发现不合格产品后，采购部与供应商沟通前，操作细则为质量检验员填写质量异议报告，并提交采购部；

3、交付延迟处理子流程，衔接节点为供应商可能延迟交货时，采购部与供应商确定延迟交货方案前，操作细则为采购部提前7天通知供应商可能延迟交货，并与供应商协商延迟交货方案。

(三)流程关键控制点：梳理核心管控标准、简易核查方式及责任主体，高风险点增设双重校验、交叉复核措施。

1、核心管控标准为产品质量合格率、交付准时率、价格合理性，简易核查方式为每月统计相关数据，并计算相关指标；

2、高风险点为关键零部件质量不合格，增设双重校验措施，即质量检验员检验合格后，由质量部长复核；

3、高风险点为延迟交货，增设交叉复核措施，即采购部与生产部共同确认延迟交货影响。

(四)流程优化机制：明确流程优化发起条件、简易评估流程、审批权限及时限，每年至少一次全流程复盘优化，简化审批环节。

1、流程优化发起条件为供应商绩效考核结果不达标，或生产部反馈供应商交付产品存在严重问题；

2、简易评估流程为采购部组织相关部门对流程进行评估，并形成评估报告；

3、审批权限为总经理，审批时限为收到评估报告后5个工作日内；

4、每年12月进行全流程复盘优化，简化审批环节，提高流程效率。

六、供应商关系维护管理

(一)权限设计：文字化按“业务类型+金额/等级+岗位层级”分配权限，明确操作、审批、查询权限，区分常规与特殊权限，权限层级简化。

1、采购专员负责常规采购业务操作权限，包括询价、比价、下单等，审批权限为采购部负责人；

2、采购部负责人负责特殊采购业务操作权限，包括超预算采购、紧急采购等，审批权限为总经理；

3、采购部负责人有权查询所有采购业务信息，采购专员只能查询自己负责的业务信息。

(二)审批权限标准：细化审批层级、节点及时限，明确不同金额、风险等级业务的审批路径，禁止越权/越级审批，建立简单的责任追溯机制，留存审批记录。

1、采购业务审批层级为采购专员、采购部负责人、总经理，审批节点为询价、比价、下单、付款；

2、金额在1万元以下的采购业务，审批路径为采购专员审批；

3、金额在1万元至10万元的采购业务，审批路径为采购部负责人审批；

4、金额在10万元以上的采购业务，审批路径为总经理审批；

5、禁止越权/越级审批，审批记录留存于采购系统，作为责任追溯依据。

(三)授权与代理：规范授权条件、范围、期限及备案要求；临时代理简化管理，明确最长代理时限及交接报备要求，无需复杂流程。

1、授权条件为采购专员因故无法履行职责时，经采购部负责人批准，可以授权其他采购专员代理其职责；

2、授权范围为采购业务操作权限，包括询价、比价、下单等；

3、授权期限最长为3个月，授权到期后需重新申请；

4、授权备案要求为将授权书报采购部负责人备案；

5、临时代理最长时限为1天，交接报备要求为将代理情况告知采购部负责人。

(四)异常审批流程：明确紧急、权限外、补批等场景的简易审批路径，设置加急通道，异常审批需附简单书面说明，留存痕迹。

1、紧急采购业务，审批路径为采购专员审批，并设置加急通道，优先处理；

2、权限外采购业务，审批路径为总经理审批；

3、补批业务，审批路径为采购部负责人审批；

4、异常审批需附简单书面说明，说明紧急情况、权限外原因或补批原因，审批记录留存于采购系统。

七、供应商管理监督与改进

(一)执行要求与标准：明确操作规范、信息录入及痕迹留存，界定执行不到位的简易判定标准。

1、采购部需按照供应商管理规范执行采购业务，并做好信息录入及痕迹留存工作；

2、质量部需按照供应商管理规范执行来料检验，并做好检验记录；

3、生产部需按照供应商管理规范使用供应商交付产品，并及时反馈使用情况；

4、执行不到位简易判定标准为：采购业务超时未完成、来料检验记录不完整、产品使用反馈不及时。

(二)监督机制设计：建立“日常+专项”双重监督机制，明确监督周期、范围及流程，嵌入至少三个关键内控环节，说明简易落地要求。

1、日常监督由采购部负责人每周对采购业务进行抽查，监督周期为每周，监督范围为采购业务全流程，监督流程为抽查采购订单、检验记录、产品使用反馈等；

2、专项监督由总经理每月组织相关部门对供应商管理进行专项检查，监督周期为每月，监督范围为供应商准入、绩效考核、沟通协同等，监督流程为查阅资料、现场检查、访谈相关人员；

3、嵌入关键内控环节为：供应商准入环节需进行资质审核、来料检验环节需进行100%复检、产品使用环节需及时反馈，确保关键环节得到有效控制；

4、简易落地要求为：采购部建立采购业务台账，质量部建立来料检验记录台账，生产部建立产品使用反馈台账，确保监督工作有据可查。

(三)检查与审计：明确监督内容、简易方法及频次，检查结果形成简单报告，明确整改要求及责任人。

1、监督内容包括供应商准入、绩效考核、沟通协同等，简易方法为查阅资料、现场检查、访谈相关人员；

2、监督频次为日常监督每周一次，专项监督每月一次；

3、检查结果形成简单报告，包括检查发现的问题、整改要求及责任人；

4、整改要求为限期整改，责任人需在规定时间内完成整改，并报采购部负责人确认。

(四)执行情况报告：规范上报流程、主体、周期及内容，报告简化，需含核心数据、存在风险、简单改进建议，作为考核与决策依据。

1、执行情况报告上报流程为采购部负责人每月向总经理汇报，上报主体为采购部负责人，上报周期为每月，上报内容为核心数据、存在风险、简单改进建议；

2、核心数据包括采购订单数量、来料检验合格率、产品使用反馈及时率等；

3、存在风险包括供应商资质问题、产品质量问题、交付延迟问题等；

4、简单改进建议包括加强供应商准入管理、提高来料检验效率、优化采购流程等，作为考核与决策依据。

八、供应商绩效改进管理

(一)绩效考核指标：设定专项考核指标，明确权重、简单评分标准及考核对象，兼顾定量与定性，挂钩生产业务目标与风险管控，适配中小型企业考核水平。

1、产品质量合格率指标权重为50%，评分标准为每月统计抽样检验合格率，达到98%为满分；

2、交付准时率指标权重为30%，评分标准为每月统计交付准时订单数量，达到95%为满分；

3、价格合理性指标权重为20%，评分标准为每年统计采购成本变化率，低于预算5%为满分；

4、考核对象为所有已准入供应商，考核结果作为供应商绩效评估依据。

(二)评估周期与方法：明确考核周期及简易方法，界定各周期考核重点。

1、考核周期为每月，考核方法为采购部汇总供应商绩效考核数据，并生成考核报告；

2、每月考核重点为产品质量合格率、交付准时率，每年考核重点为价格合理性。

(三)问题整改机制：建立“发现-整改-复核-销号”闭环，按一般/重大分类，明确整改时限，落实责任并进行简单问责。

1、发现环节由质量部或生产部发现供应商问题，并通知采购部；

2、整改环节由供应商制定整改方案，并在规定时间内完成整改；

3、复核环节由质量部或生产部对整改结果进行复核，确认整改效果；

4、销号环节由采购部在系统中记录整改结果，并销号；

5、一般问题整改时限为10个工作日，重大问题整改时限为30个工作日；

6、整改责任人需落实整改措施，并承担整改责任。

(四)持续改进流程：基于考核、检查、业务变化及政策调整优化制度，明确建议收集、简易评估、审批及跟踪机制，简化流程，确保可落地。

1、建议收集由采购部通过供应商满意度调查收集建议；

2、简易评估由采购部对建议进行评估，并形成评估报告；

3、审批由总经理对评估报告进行审批；

4、跟踪由采购部对审批后的建议进行跟踪，并落实改进措施。

九、供应商奖惩管理办法

(一)奖励标准与程序：明确奖励情形、类型及标准,规范申报、审核、审批、公示及发放流程，流程简易高效；违规行为界定：按“一般/较重/严重违规”分类界定具体情形，结合风险等级明确简易判定标准。

1、奖励情形包括产品质量优异、交付及时、价格合理等，奖励类型为现金奖励、荣誉奖励等，奖励标准根据考核结果确定；

2、申报程序为采购部汇总供应商奖励申请，并提交总经理审批；

3、审核程序由质量部对供应商产品质量进行审核；

4、审批程序由总经理对奖励申请进行审批；

5、公示程序在总经理审批后，在公司内部进行公示；

6、发放程序在公示无异议后，由采购部将奖励发放给供应商；

7、一般违规行为包括产品质量轻微不合格、交付轻微延迟等，较重违规行为包括产品质量严重不合格、交付严重延迟等，严重违规行为包括违反国家法律法规等。

(二)处罚标准与程序：对应违规行为设定分级处罚标准，合法合规且兼顾惩戒性与公平性,规范简单的调查、取证、告知、审批、执行流程，保障员工陈述权与申辩权。

1、处罚标准按违规行为分类，一般违规行为处罚为警告，较重违规行为处罚为罚款，