采购询价议价工作制度

PAGE采购询价议价工作制度一、总则（一）目的为规范公司采购询价议价工作流程，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购询价议价活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在询价议价过程中，应平等对待所有供应商，不得偏袒任何一方，保证采购信息公开透明。3.效益原则：通过合理的询价议价，获取性价比最优的采购方案，实现公司经济效益最大化。4.诚信原则：与供应商建立诚信合作关系，严格履行合同约定，维护公司良好形象。二、采购询价议价流程（一）采购申请1.需求部门提出申请：各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核与批准：采购申请表提交至采购部门，采购部门对申请内容进行审核，核实需求的合理性和必要性。对于金额较大或重要的采购项目，需提交公司领导审批。（二）供应商选择1.建立供应商库：采购部门负责建立和维护公司的供应商库，收录具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、服务周到的供应商信息。2.筛选供应商：根据采购项目的要求，从供应商库中筛选出符合条件的潜在供应商。对于新的采购项目，可通过网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式寻找合适的供应商。3.供应商资质审查：对筛选出的供应商进行资质审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩证明等相关资料的审核，确保供应商具备合法经营资格和提供合格产品或服务的能力。（三）询价1.制定询价文件：采购部门根据采购项目的特点和要求，制定详细的询价文件。询价文件应包括采购物品或服务的规格、技术要求、质量标准、交货期、售后服务等内容，同时明确报价要求，如报价方式、报价有效期等。2.发放询价文件：将询价文件发送给选定的供应商，要求供应商在规定时间内提交报价文件。询价文件的发放应记录供应商名称、发放时间、文件内容等信息。3.接收报价文件：采购部门在规定时间内接收供应商的报价文件，对报价文件进行初步审查，检查报价文件的完整性、准确性和合规性。如发现报价文件存在问题，应及时与供应商沟通，要求其补充或修正。（四）议价1.组织议价会议：对于需要议价的采购项目，采购部门组织相关人员（包括需求部门代表、技术专家、财务人员等）召开议价会议。会议应明确议价的目的、范围、规则和流程，确保议价过程有序进行。2.供应商报价说明：供应商对其报价进行详细说明，包括价格构成、成本分析、产品优势、售后服务等内容。采购方人员可就报价相关问题向供应商提问，要求其进行解释和澄清。3.议价谈判：采购方与供应商围绕价格、质量、交货期、售后服务等条款进行谈判，争取达成双方都能接受的最优采购方案。谈判过程中，应充分考虑公司利益和实际需求，同时尊重供应商的合理诉求，寻求双方的合作共赢点。4.记录议价过程：安排专人对议价过程进行记录，包括会议时间、地点、参与人员、讨论内容、达成的共识等信息。记录应准确、完整，以便后续查阅和参考。（五）确定供应商与采购合同签订1.综合评估与决策：采购部门根据询价和议价结果，对供应商的报价、产品质量、服务水平、信誉等方面进行综合评估，选择最优供应商。评估结果应提交公司领导审批。2.签订采购合同：确定供应商后，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同签订前，应进行严格的审核，确保合同条款合法合规且符合公司利益。（六）采购执行与验收1.采购执行：采购部门按照采购合同的约定，跟踪采购项目的执行情况，确保供应商按时、按质、按量提供采购物品或服务。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求其承担违约责任。2.验收：采购物品或服务到货后，由需求部门组织相关人员进行验收。验收应依据采购合同和相关质量标准进行，检查产品的规格、数量、质量、性能等是否符合要求。验收合格后，填写《验收报告》，并办理入库或使用手续。如验收不合格，应及时与供应商沟通，要求其采取整改措施或退换货等。三、采购询价议价相关职责（一）采购部门职责1.负责制定和完善采购询价议价工作制度及流程，并组织实施。2.建立和维护供应商库，筛选、评估和管理供应商。3.组织采购询价、议价活动，与供应商进行沟通和谈判，确定采购方案和供应商。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。5.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议，不断提高采购工作质量和效率。（二）需求部门职责1.提出采购申请，明确采购物品或服务的需求信息，确保需求的合理性和必要性。2.参与采购询价、议价过程，提供技术支持和需求反馈，协助采购部门确定采购方案。3.负责采购物品或服务的验收工作，确保其符合公司要求。4.配合采购部门处理采购过程中出现的问题，如质量纠纷、交货延迟等。（三）技术部门职责1.为采购项目提供技术支持，协助确定采购物品或服务的技术规格和质量标准。2.参与采购询价、议价过程，对供应商的技术方案进行评估和审核，确保其满足公司技术要求。3.在采购物品或服务验收过程中，提供技术指导和支持，判断其技术性能是否符合标准。（四）财务部门职责1.参与采购询价、议价过程，从财务角度对采购成本进行分析和评估，提供财务建议。2.审核采购合同中的付款条款，确保付款方式合理、风险可控。3.负责采购资金的支付和核算工作，监督采购资金的使用情况。四、采购询价议价工作监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对采购询价议价工作进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理等。2.设立举报邮箱和电话，接受公司员工对采购询价议价过程中违规行为的举报。对于举报信息，应及时进行调查核实，并根据调查结果进行处理。（二）考核指标1.采购成本控制：考核采购价格与市场平均价格的差异率、采购成本降低率等指标，评估采购部门在控制成本方面的工作成效。2.采购质量：通过验收合格率、因质量问题导致的损失金额等指标，考核采购物品或服务的质量情况。3.采购效率：以采购周期、合同签订及时率、交货准时率等指标，衡量采购部门的工作效率。4.供应商管理：考察供应商投诉率、供应商合作满意度等指标，评估采购部门对供应商的管理水平。（三）考核方式与结果应用1.考核方式采用定期考核与不定期抽查相结合的方式，由采购部门定期提交考核自评报告，审计部门进行审核和评价。2.考核结果与采购部门及相关人员的绩效挂钩，对于表现优