疾控中心档案工作制度

PAGE疾控中心档案工作制度一、总则1.目的为加强疾控中心档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案资源，为疾控事业发展提供有力支持，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于疾控中心各科室及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。3.依据本制度依据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《归档文件整理规则》等相关法律法规及行业标准制定。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善疾控中心档案管理制度，并组织实施。集中统一管理疾控中心各类档案，对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作进行全面监督和指导。定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，确保档案安全保管。组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案利用效率。2.各科室兼职档案员职责负责本科室档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。按照档案管理部门的要求，定期将本科室整理好的档案移交至档案管理部门。协助档案管理部门开展档案的鉴定、统计、利用等工作，提供相关档案信息。负责本科室档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与整理1.收集范围上级部门下发的各类文件、通知、指示、批复等。疾控中心在业务工作中形成的各类文件、报告、记录、报表、科研资料、疫情监测数据等。疾控中心召开的各类会议的文件材料、会议记录、纪要等。疾控中心与其他单位签订的合同、协议、合作项目文件等。疾控中心工作人员在工作中形成的个人业务档案、培训记录、考核材料等。反映疾控中心历史沿革、机构设置、人员编制等方面的文件材料。其他具有保存价值的文件材料。2.收集要求各科室兼职档案员应及时收集本科室在工作中形成的各类文件材料，确保档案的时效性。收集到的文件材料应保持其原始性和完整性，不得随意涂改、伪造或损毁。对于重要文件材料，应采取多渠道收集，确保档案资料的齐全。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。便于检索和统计，提高档案管理效率。4.整理方法归档文件应按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类。每份文件应进行编号、编目，填写归档文件目录。按照分类方案和编号顺序，将归档文件装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。四、档案的保管1.保管期限划分永久保管：凡是反映疾控中心主要职能活动和历史面貌的，对疾控事业发展有长远利用价值的档案，列为永久保管。定期保管：分为30年、10年。凡是在一定时期内对疾控中心工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。2.保管条件档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施设备，确保档案安全保管。库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。档案应存放在专用的档案柜架上，排列整齐，便于查找。3.档案的清点与检查档案管理部门应定期对档案进行清点，核对档案数量、种类和保管状况。每年应对档案进行全面检查，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则以国家有关法律法规和疾控中心档案管理制度为依据，准确判定档案的价值。坚持全面的历史观点，从疾控中心的实际工作需要出发，综合考虑档案的内容、来源、时间等因素。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人及档案管理人员组成。3.鉴定方法逐卷逐件审查档案内容，分析其历史价值和现实利用价值。参考档案的保管期限划分标准，结合疾控中心的实际情况，确定档案的存毁。4.销毁程序经鉴定小组鉴定后，编制档案销毁清册，注明档案的题名、年度、保管期限、数量等信息。档案销毁清册经档案管理部门负责人审核，报疾控中心主管领导批准。按照批准的销毁清册，由档案管理部门指定专人负责销毁档案，并在销毁现场进行监销。销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。六、档案的利用1.利用范围为疾控中心内部各项工作提供查考依据，如业务工作参考、政策制定依据、人员考核等。为上级部门检查指导工作提供档案资料支持。为社会公众提供相关档案信息服务，如疫情信息公开、科研成果共享等。2.利用方式查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅纸质档案或电子档案。借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，填写借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。复制：档案利用者如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复制费用。复制的档案应与原件一致，并加盖档案管理部门印章。3.利用要求档案利用者应遵守档案管理部门的规章制度，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换或损坏档案。查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。利用完毕后，档案利用者应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。七、档案信息化管理1.信息化建设目标建立疾控中心档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.数字化流程档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。数据录入：将档案的题名、年度、保管期限、文号、责任者等信息录入档案管理信息系统，建立档案数据库。挂接存储：将数字化档案图像与档案数据库进行挂接，实现档案的数字化存储。3.信息系统管理档案管理信息系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，满足疾控中心档案管理工作的需要。定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的安全稳定运行。加强对档案管理信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。八、档案安全保密1.安全保密制度建立健全档案安全保密制度，明确档案管理各环节的安全保密责任。加强对档案管理人员的安全保密教育，提高其安全保密意识和技能。对档案管理场所和设施设备采取必要的安全防护措施，确保档案实体安全。2.保密措施严格控制档案的查阅、借阅范围，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行