某镇档案管理工作制度

PAGE某镇档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强某镇档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为镇各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于某镇机关各部门以及所属各事业单位、村（社区）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则全镇档案工作实行集中统一领导，由镇档案管理部门负责统筹协调全镇档案管理工作，各部门、各单位明确专人负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.真实准确原则档案内容必须真实反映全镇各项工作的实际情况，确保档案信息的准确性和可靠性。3.规范整理原则严格按照国家和地方有关档案管理的标准和规范，对档案进行分类、编号、装订、编目等整理工作，保证档案整理的规范性和系统性。4.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案实体和信息的安全。严格遵守档案保密制度，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门镇设立档案管理办公室，作为全镇档案管理工作的主管部门，配备专职档案管理人员，负责全镇档案管理的日常工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定全镇档案管理工作的规章制度和业务规范。2.负责全镇各类档案资源建设的统筹规划和组织实施，指导各部门、各单位档案的收集、整理、保管和利用工作。3.集中统一管理全镇重要档案资料，对接收的档案进行分类、编号、编目、上架等整理工作，并建立档案检索系统，方便档案查询利用。4.负责档案库房的建设和管理工作，配备必要的档案保管设备，确保档案实体安全。做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等工作。5.根据档案鉴定销毁规定，定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作。6.根据全镇工作需要，积极开发档案信息资源，为领导决策、工作查考、编史修志等提供档案资料服务。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全镇档案管理人员的业务素质和档案意识。8.完成镇领导交办和上级档案管理部门布置的其他档案管理工作任务。(三)各部门、各单位档案管理职责1.各部门、各单位应明确一名负责人分管档案工作，并指定专人负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和移交等日常工作。负责收集本部门、本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的齐全完整。按照档案管理的有关规定，对收集到的文件材料进行分类整理，并定期向镇档案管理部门移交。负责本部门、本单位档案的临时保管工作，配备必要档案保管设备，确保档案安全有序存放。积极配合镇档案管理部门开展档案管理工作，接受档案业务指导和监督检查。2.各部门、各单位档案管理人员应具备一定档案管理知识和技能，熟悉本部门、本单位业务工作，认真履行档案管理职责。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本镇工作有关的文件、指示、规定、通知等材料。2.镇党委、政府在各项工作中形成的重要文件、会议记录、工作计划、总结、报告、统计报表等材料及重要活动的照片、录像、录音等资料。3.镇各部门在履行职能过程中形成的各类文件、业务档案及相关资料，包括但不限于组织人事、财务审计、民政事务、农业农村、经济发展、社会稳定等方面的文件材料。4.所属各事业单位在业务活动中形成的各类档案资料。5.村（社区）党（总）支部、村（居）委会在工作中形成的各类文件、会议记录、统计报表、财务账目以及反映村（社区）发展变化的照片和实物等资料。6.其他具有保存价值的文件材料。(二)收集要求1.各部门、各单位应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应保持其历史原貌，不得擅自涂改、剪裁、抽取或伪造。3.对电子文件的收集，应确保电子文件格式的通用性和可读性，并按照相关规定进行存储和备份，保证电子文件的真实性和完整性。(三)整理原则与方法1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案门类进行分类，一般分为文书档案、科技档案、会计档案，并根据需要进一步细分二级、三级类目。文书档案分类：采用年度机构（问题）保管期限分类法。即先按年度分开，再按机构（问题）分类，最后按保管期限划分。保管期限分为永久、定期（30年、10年）。科技档案分类：根据项目、专业等进行分类，如工程项目档案可按前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等类别进行整理。会计档案分类按会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理。3.对每份文件材料进行编号，编号应科学、规范、唯一，便于识别和查找。4.编制档案目录，目录应包括档案题名编目、责任者、日期、文号、页数、保管期限等项目，确保目录信息准确、完整，便于检索利用。5.对破损或褪色严重的文件材料进行修复或复制，确保档案的可读性和完整性。6.对照片、录音、录像等特殊载体档案，应进行单独整理编目，并注明相关文字说明，如拍摄时间、地点、人物、内容等。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放场所。2.库房面积应根据档案数量和发展趋势合理确定，满足档案存放和管理的需要。库房应设置专门的档案架（柜），安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设施设备，并定期进行维护检查，确保设备正常运行。（二）档案存放要求1.按照档案分类方案，将档案有序排列上架存放，不同门类、不同保管期限的档案应分开存放。2.档案架（柜）应编号，并建立档案存放位置索引，便于查找档案。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全可靠。（三）档案保管期限划分1.永久保管的档案本镇制定的法规性文件、重要政策文件、重要会议记录、重要统计报表等。本镇机构演变、人事任免、奖惩等文件材料。涉及本镇重大历史事件和重要活动的文件材料及声像资料。需要永久保存的会计档案。2.定期保管的档案将保管期限为30年期限划分如下：本镇一般性工作文件材料，如年度工作计划、总结、一般性会议记录等。涉及本镇一定时期内重要工作，但不具有长期保存价值的文件材料。将保管期限为10的档案划分如下：本镇一般性事务文件材料，如一般性通知、简报、便函等。短期使用的文件材料，如临时性工作安排、一般业务报表等。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，明确档案管理人员安全职责，加强对档案库房、设备设施的安全管理。2.档案库房应配备必要的消防器材和安全报警装置，并定期进行检查维护，确保消防器材完好有效，报警装置灵敏可靠。3.严格控制档案库房人员出入，非档案管理人员未经批准不得进入库房。档案管理人员离开库房时，应关闭门窗、电源及相关设备。4.加强对档案实体和信息的安全保护，防止档案丢失、损坏、泄密等事故发生，并制定应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件能力。五、档案的利用（一）利用范围1.本镇机关各部门、所属各事业单位、村（社区）因工作需要查阅档案资料。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅本镇有关档案资料。3.公民、法人和其他组织因合法权益需要查阅与本人或本组织相关的档案资料。（二）利用方式1.根据利用者需求，提供档案原件查阅或复印件，并按照规定办理查阅手续，填写《档案查阅登记表》。2.对涉及机密、敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行查阅，限制利用范围，并做好查阅记录。查阅重要档案资料须经镇档案管理部门负责人批准。查阅会计档案须经财务部门负责人批准。查阅涉及个人隐私的档案须经本人或相关部门批准。3.档案利用者不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损，如有特殊需要，应在档案管理人员监督下进行。（三）利用登记与统计1.建立档案利用登记制度，请利用者详细填写《档案查阅登记表》，内容包括查阅日期、利用单位或个人、查阅内容、查阅目的、批准人等信息。2.档案管理人员应及时对档案利用情况进行统计，统计内容包括利用档案的种类、数量、利用者类型、利用目的等，定期向上级档案管理部门和镇领导汇报档案利用情况。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作领导小组，由镇档案管理部门负责人担任组长，各相关部门负责人为成员，负责全镇档案鉴定工作的组织领导和审核把关。（二）鉴定标准和方法1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合本镇实际情况，对档案进行逐件鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定档案是否仍具有保存价值，主要从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析判断。对已失去查考利用价值的档案，可考虑予以销毁。3.采用直接鉴定法对档案进行鉴定，即由档案鉴定人员直接审阅档案内容，准确判定档案价值，并填写《档案鉴定意见书》。（三）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细列出档案的题名、文号、日期、责任者保管期限等信息。《档案销毁清册》一式三份，一份留存档案管理部门，一份报镇档案鉴定工作领导小组审批，一份送镇保密部门备案。2.档案鉴定工作领导小组对《档案销毁清册》进行审核批准后，由档案管理部门组织实施档案销毁工作，并指定专人负责监销。3.档案销毁应在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等方式确保档案信息无法恢复。监销人员应在销毁现场监督，确认档案销毁彻底后，在《档案销毁清册》上签字注明销毁情况。4.销毁完毕后，将《档案销毁清册》及相关销毁记录归档保存，以备查考。七、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现全镇档案管理工作的信息化，建立涵盖文书档案、科技档案、会计档案等各类档案的数字化管理系统，提高档案管理效率和服务水平，为档案信息资源共享和开发利用提供有力支持。（二）数字化档案资源建设1.按照档案整理规范，对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子档案进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，建立完整的数字化档案数据库。3.加强对电子档案的元数据管理，确保元数据的准确性和完整性，为电子档案的长期保存和有效利用提供保障。（三）档案信息化管理系统建设1.选择适合本镇档案管理工作需求的信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等业务流程的信息化管理。2.在档案信息化管理系统中建立档案检索、借阅审批权限控制、安全审计等功能模块，方便档案管理人员操作和利用者查询利用档案。3.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系