二次供水卫生管理档案建设实施细则

二次供水卫生管理档案建设实施细则一、总则（一）目的与依据为规范二次供水卫生管理档案（以下简称“档案”）的建立与管理，确保二次供水水质安全，保障人民群众身体健康，依据《中华人民共和国传染病防治法》、《城市供水条例》、《生活饮用水卫生监督管理办法》等相关法律法规及标准规范，结合实际情况，制定本细则。（二）适用范围本细则适用于本市行政区域内所有从事二次供水设施的设计、建设、管理、维护、清洗消毒及水质监测的单位和个人。（三）基本原则档案建设应遵循真实、完整、规范、安全、可追溯的原则，确保档案信息的准确性、系统性和连续性，为二次供水卫生安全管理提供可靠依据。二、职责分工（一）供水单位（或产权单位/管理单位）职责1.是档案建设与管理的责任主体，负责本单位二次供水卫生管理档案的建立、收集、整理、归档、保管、更新和使用。2.明确档案管理部门和专（兼）职档案管理人员，落实档案管理责任制。3.保障档案管理所需的人员、场地、设施和经费。4.确保档案内容真实、准确、完整，并按规定期限保存。（二）档案管理人员职责1.熟悉档案业务知识，严格执行档案管理的各项规章制度。2.负责档案材料的日常收集、分类、整理、编号、登记、装订和归档工作。3.负责档案的保管，做好防潮、防火、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等工作，确保档案安全。4.负责档案的查阅、借阅和复制管理，严格履行手续，防止档案丢失和泄密。5.定期对档案进行清点核对和鉴定，对过期或无保存价值的档案，按规定程序处理。6.负责档案信息的数字化建设和管理，确保电子档案的真实性、完整性和有效性。（三）卫生监督部门职责1.负责对辖区内二次供水单位档案建设与管理工作的监督、指导和检查。2.对档案建设不规范、内容不完整的单位，责令其限期整改。三、档案的主要内容与要求（一）基础资料1.设施基本情况：包括二次供水设施所在地址、建筑物名称、设施类型（如水箱、水池、水泵、管网等）、设计单位、施工单位、竣工验收资料、投入使用日期、设施分布图、工艺流程简图等。2.产权与管理信息：包括产权单位、管理单位（或物业服务企业）名称、地址、联系方式，法定代表人及分管负责人姓名、联系方式，日常管理部门及负责人、联系方式。（二）管理资料1.规章制度：包括岗位责任制、卫生管理制度、设施设备维护保养制度、清洗消毒制度、水质检测制度、应急处理预案等。2.人员管理：包括管理人员、维护人员、清洗消毒人员的名单、岗位职责、培训考核记录、健康证明（有效期内）等。3.操作规程：包括设施设备运行操作规程、清洗消毒操作规程、水质检测操作规程等。4.日常巡检与维护记录：包括对水箱（池）、水泵、阀门、管网、电气控制等设施设备的日常巡检记录、维护保养记录、维修记录等，记录应包含日期、时间、地点、内容、发现问题、处理措施、处理结果、操作人员签名等信息。（三）水质监测与卫生检测资料1.水质检测报告：包括按照规定频次和项目进行的水质常规检测和全分析检测报告，检测报告应由具备相应资质的检验机构出具。2.自检记录：如配备自检设备，应有日常水质自检记录（如余氯、浊度等）。3.水质问题处理记录：当水质检测不合格或发现水质异常时，应记录问题描述、原因分析、处理措施、处理结果及复查情况。（四）清洗消毒资料1.清洗消毒服务合同（如委托专业机构）：明确服务内容、频次、质量要求、双方责任等。2.清洗消毒记录：详细记录每次清洗消毒的日期、时间、水箱（池）编号/名称、清洗消毒单位（或人员）、使用的清洗剂和消毒剂名称及浓度、清洗消毒步骤、清洗前后照片、操作人员签名、清洗消毒效果评价（或自检结果）等。3.清洗消毒单位资质（如委托）：清洗消毒单位的营业执照、卫生许可证（如适用）、从业人员健康证明等复印件。（五）应急处置资料1.突发水污染事件应急预案：包括组织机构、应急响应程序、应急处置措施、信息报告流程等。2.应急演练记录：应急演练的方案、通知、照片、总结评估报告等。3.应急处置记录：如发生水污染事件，应有事件经过、原因分析、处置措施、处置结果、影响评估等记录。（六）其他相关资料1.卫生许可相关文件（如适用）：卫生许可证复印件及年度审核记录。2.培训资料：组织或参加的各类卫生知识、操作技能培训的通知、签到、课件、考核记录等。3.投诉与处理记录：涉及二次供水卫生安全的用户投诉记录及处理结果。4.相关法律法规、标准及规范性文件：与二次供水卫生管理相关的文件汇编。四、档案的建立与管理（一）档案的建立1.档案应从二次供水设施投入使用之日起建立，并随管理工作的开展不断补充完善。2.各项记录应及时、准确、规范填写，不得涂改、伪造。如确需修改，应在修改处签名或盖章，并注明修改日期。3.档案材料应使用耐久性强的书写材料（如碳素墨水、蓝黑墨水），字迹清晰、工整。4.电子档案的建立应符合国家相关电子文件归档与管理的要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。电子档案与纸质档案具有同等效力。（二）档案的分类与编号1.档案应根据其内容性质进行分类，可参照本细则第三条“档案的主要内容与要求”进行一级分类，每类下可根据需要设二级或三级分类。2.档案应有统一的编号方法，编号应具有唯一性，便于检索。可采用年度+类别+顺序号的方式。（三）档案的保管1.档案应存放在专用的档案柜或档案库房内，保持干燥、通风、整洁。2.建立档案台账，对档案的收进、移出、借阅、销毁等情况进行详细登记。3.纸质档案的保管期限一般为五年以上，重要档案（如竣工验收资料、重大水质事件处理记录等）应永久保存。电子档案应定期备份，防止数据丢失。4.档案管理人员工作调动时，应办理档案交接手续，由交接双方和监交人签字确认。（四）档案的查阅与利用1.单位内部因工作需要查阅档案，应经档案管理部门负责人同意，并履行查阅登记手续。2.外部单位（如卫生监督部门、行业主管部门）因公务需要查阅档案，应持单位介绍信和有效身份证件，经单位负责人或档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.查阅档案时，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。4.档案一般不得带出档案保管场所。确因工作需要借出的，须经单位负责人批准，严格履行借阅手续，并限期归还。档案借阅期限一般不超过一周，特殊情况可办理续借手续。5.复制档案材料，须经档案管理部门负责人同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案管理部门印章。五、监督与考核（一）供水单位应定期对本单位档案建设与管理工作进行自查，每年至少进行一次全面检查，并做好自查记录。（二）卫生监督部门应将档案建设与管理情况作为对二次供水单位卫生监督检查的重要内容，定期或不定期进行抽查。（三）对在