档案责任追究工作制度

PAGE档案责任追究工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的真实性、完整性、准确性和安全性，明确档案管理工作中各环节的责任，规范档案责任追究行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用、销毁等过程中的责任界定与追究。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保责任追究工作合法合规。2.实事求是原则：以事实为依据，准确认定责任主体和责任程度。3.权责对等原则：根据档案管理工作中的职责和权限，确定相应的责任。4.教育与惩戒相结合原则：通过责任追究，达到教育员工、规范行为、改进工作的目的。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.制定和完善公司档案管理制度、流程和标准。2.负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。3.集中统一管理公司各类档案，确保档案的安全与完整。4.开展档案的整理、编目、鉴定、统计和数字化等工作。5.提供档案查阅、借阅等利用服务，并做好相关记录。6.组织档案人员的业务培训和考核。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.明确本部门档案管理的责任人，负责督促本部门员工及时移交应归档的文件材料。3.按照档案管理部门的要求，配合做好档案的整理、鉴定、销毁等工作。4.在档案利用过程中，遵守档案管理规定，不得擅自涂改、转借、损毁档案。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理的各项规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括接收、登记、整理、保管、统计等。3.对档案的真实性、完整性和准确性进行审核把关。4.积极为档案利用者提供优质服务，及时准确地查找和提供所需档案。5.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时报告并处理。（四）公司员工职责1.妥善保管个人在工作中形成的各类文件材料，按照规定及时移交归档。2.在工作中积极配合档案管理工作，不得拒绝或拖延归档。3.遵守档案查阅、借阅等规定，不得私自复制、传播档案内容。三、档案形成与收集责任（一）文件材料形成要求1.公司各部门及员工在工作中应按照国家法律法规、行业标准和公司内部规定，及时、准确、完整地形成各类文件材料。2.文件材料应字迹清晰、内容真实、格式规范，采用耐久性强的书写材料和载体。（二）收集责任1.各部门档案责任人负责组织本部门文件材料的收集工作，确保应归档的文件材料无遗漏。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应指定专人负责收集，确保材料的齐全和完整。3.公司员工在工作中形成的文件材料，应在规定时间内主动移交本部门档案责任人。（三）责任追究情形1.因工作疏忽、故意遗漏等原因，导致重要文件材料未及时收集或丢失的，追究相关部门及责任人的责任。2.对收集的文件材料进行涂改、伪造、隐匿等，情节严重的，依法依规追究相关人员的责任。四、档案整理与归档责任（一）整理要求1.档案管理人员应按照档案管理的有关规定和标准，对收集的文件材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作。2.整理后的档案应保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。（二）归档责任1.各部门档案责任人应定期将整理好的档案移交公司档案管理部门进行集中归档。2.档案管理部门对接收的档案进行审核，不符合要求的，退回原部门重新整理。（三）责任追究情形1.档案整理过程中出现分类错误、编号混乱、编目信息不准确等问题，影响档案管理和利用的，追究档案管理人员的责任。2.未按时将档案移交归档，或移交的档案不符合要求，经多次督促仍不改正的，追究相关部门及责任人的责任。五、档案保管责任（一）保管设施与环境要求1.公司应配备符合档案保管要求的库房，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施。2.库房应保持清洁、整齐，温度、湿度适宜，确保档案的安全保存。（二）保管责任1.档案管理人员负责档案在库房中的日常保管工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全与完整。2.对破损、褪色、字迹模糊等档案，应及时采取修复、复制等措施进行处理。（三）责任追究情形1.因保管不善，导致档案损坏、丢失、霉变等，追究档案管理人员的责任。2.未按照规定对档案保管设施进行维护和管理，造成档案安全隐患的，追究相关责任人的责任。六、档案利用责任（一）利用流程与权限1.公司内部人员因工作需要查阅、借阅档案的，应填写档案利用申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理相关手续。2.涉及公司机密或重要档案的利用，需经公司分管领导批准。3.档案利用者应按照规定的范围和方式使用档案，不得擅自扩大利用范围或泄露档案内容。（二）利用责任1.档案管理人员应按照规定为利用者提供档案查阅、借阅服务，做好相关记录。2.利用者在档案利用过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（三）责任追究情形1.未经批准擅自查阅、借阅档案的，追究相关人员的责任。2.利用档案过程中违反规定，造成档案损坏、丢失或泄露公司机密的，依法依规追究相关人员的责任。七、档案鉴定与销毁责任（一）鉴定要求1.档案管理部门应定期组织对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理人员、业务部门人员等参加，根据国家有关规定和公司实际情况进行。（二）销毁责任1.对已到保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组审核、公司领导批准后，进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在监销人员的监督下进行，确保销毁彻底、安全。3.销毁档案时，应填写档案销毁清册，详细记录档案的名称、数量、销毁时间等信息，并由监销人员签字确认。（三）责任追究情形1.未经鉴定或鉴定不准确，擅自销毁档案的，追究相关人员的责任。2.在档案销毁过程中，未按照规定进行操作，导致档案丢失或未彻底销毁的，追究相关责任人的责任。八、监督与检查（一）监督检查部门公司档案管理部门负责对各部门档案管理工作进行定期或不定期的监督检查。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案管理工作流程的落实情况。3.档案的收集、整理、保管、利用、销毁等环节的工作质量。（三）检查方式1.查阅档案资料、工作记录等。2.实地查看档案保管场所和设施。3.与相关人员进行座谈、询问。（四）结果处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.对整改不力或拒不整改的部门及责任人，按照本制度进行责任追究。九、责任追究方式（一）批评教育对违反档案管理规定情节较轻的，给予批评教育，责令其改正。（二）警告处分对违反档案管理规定，造成一定影响的，给予警告处分，并在公司内部进行通报批评。（三）罚款对因工作失误导致档案出现问题，造成经