档案管理五项工作制度

PAGE档案管理五项工作制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案管理五项工作制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则本公司/组织的档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映本公司/组织各项工作的历史过程和实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集本公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案采取必要的保密措施，防止档案信息的泄露。5.方便利用原则档案管理工作应充分考虑档案利用的需求，建立科学合理的档案检索体系和利用制度，便于档案的查阅和利用，提高档案的利用效率。二、档案收集制度（一）收集范围1.公司/组织设立、变更、终止过程中形成的各类文件材料，包括章程、协议、决议、批复等。2.公司/组织经营管理活动中形成的文件材料，如合同、协议、计划、总结、报告、统计报表等。3.公司/组织生产、技术、科研活动中形成的文件材料，如项目立项报告、可行性研究报告、设计图纸、技术标准、实验数据等。4.公司/组织行政管理活动中形成的文件材料，如公文、会议纪要、人事档案、财务档案、审计档案等。5.公司/组织党群工作中形成的文件材料，如党组织建设、党员管理、群团工作等方面的文件。6.公司/组织对外交往活动中形成的文件材料，如函件、电文、协议、合同等。7.其他具有保存价值的文件材料，如声像档案、电子档案等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，并定期向档案管理部门移交。2.档案收集应做到及时、完整、准确，不得遗漏重要文件材料。对于重要文件材料，应在形成后及时收集，确保档案的时效性。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。对于破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制。4.电子文件的收集应按照国家有关电子文件管理的规定进行，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）收集程序1.各部门收集到的文件材料应进行初步整理，按照文件的类别、时间顺序等进行分类、排序，并编制文件目录。2.各部门将整理好的文件材料及文件目录一并移交档案管理部门。档案管理部门对移交的文件材料进行核对、验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。3.档案管理部门对接收的文件材料进行登记，建立档案收集台账，记录文件材料的名称、数量、来源、移交时间等信息。三、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、保管和检索，提高档案管理的效率。（二）整理方法1.文书档案的整理按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录。将文件材料按照分类顺序装订成册，编制页码。填写卷内备考表，对卷内文件的情况进行说明。按照卷内文件的排列顺序，填写案卷封面，编制案卷目录，并将案卷装入档案盒。2.科技档案的整理按照项目进行分类，每个项目下再按照文件材料的形成阶段、专业等进行细分。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录。将文件材料按照分类顺序装订成册或装入档案袋，编制页码。填写卷内备考表，对卷内文件的情况进行说明。按照卷内文件的排列顺序，填写案卷封面，编制案卷目录，并将案卷装入档案盒。3.会计档案的整理按照会计年度、保管期限进行分类。对会计凭证、账簿、报表等进行编号、编目，填写文件目录。将会计凭证按照编号顺序装订成册，加具封面、封底。将账簿、报表等按照分类顺序装入档案盒，并编制页码。填写卷内备考表，对卷内文件的情况进行说明。按照卷内文件的排列顺序，填写案卷封面，编制案卷目录。4.声像档案的整理按照载体形式、内容主题等进行分类。对每份声像材料进行编号、编目，填写文件目录。将声像材料按照分类顺序装入档案盒，并编制页码。填写卷内备考表，对卷内文件的情况进行说明。按照卷内文件的排列顺序，填写案卷封面，编制案卷目录。5.电子档案的整理按照年度、保管期限、类别等进行分类。对电子文件进行命名、编号，建立电子文件目录。将电子文件按照分类顺序存储在存储介质上，并进行备份。填写电子档案登记表，记录电子档案的名称、数量、存储位置、备份情况等信息。（三）整理要求1.整理档案应使用符合国家标准的档案用品和设备，确保档案的质量。2.文件材料的整理应做到分类科学、编号准确、编目规范、装订整齐。3.档案整理过程中应注意保护文件材料的原貌，不得随意裁剪、折叠、涂改文件。4.整理后的档案应进行质量检查，发现问题及时进行整改。四、档案保管制度（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，确保档案的安全保管。（二）档案装具1.档案应使用符合国家标准的档案盒、档案柜等装具进行保管。2.档案盒应采用无酸纸制作，档案柜应坚固耐用，便于档案的存放和查找。3.档案装具应按照档案的分类、编号顺序进行排列，便于档案的管理和利用。（三）档案保管期限1.档案的保管期限分为永久保存、长期保存（16年至50年）和短期保存（15年以下）三种。2.档案保管期限的划分应根据国家有关规定和本公司/组织的实际情况进行确定。对于重要的、具有历史价值的档案应永久保存；对于一般的、在一定时期内具有查考利用价值的档案应长期保存；对于临时性的、只在短期内具有查考利用价值的档案应短期保存。3.档案管理部门应定期对档案的保管期限进行鉴定，对于已到保管期限且无继续保存价值的档案，应按照规定进行销毁。（四）档案保管要求1.将档案按照分类、编号顺序存放在档案柜中，不得随意堆放。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时进行修复或复制；如发现档案有丢失、被盗等情况，应及时报告并采取相应的措施。3.严格遵守档案库房的管理制度，非档案管理人员不得擅自进入档案库房。档案管理人员进入档案库房时应注意关闭门窗、电器设备等，确保档案库房的安全。4.做好档案的保密工作，对涉及公司/组织机密的档案应采取必要的保密措施，防止档案信息的泄露。5.定期对档案库房进行清洁、消毒，保持档案库房的整洁卫生。五、档案利用制度（一）利用范围1.本公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本公司/组织档案，应按照规定办理相关手续。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅、借阅本公司/组织档案，应按照国家有关法律法规的规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅本公司/组织内部员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应根据查阅申请提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。外单位因工作需要查阅本公司/组织档案，应填写《档案查阅申请表》，并提交单位介绍信、查阅人有效身份证件等材料，经本公司/组织档案管理部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应根据查阅申请提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。司法机关、行政机关因办案需要查阅本公司/组织档案，应出具相关法律文书，经本公司/组织档案管理部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应根据法律文书提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。2.借阅本公司/组织内部员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门借阅。档案管理部门应根据借阅申请提供相应的档案，并办理借阅手续，明确借阅期限、归还时间等。借阅人应在规定的期限内归还档案，如因特殊情况需要延期归还，应办理延期手续。外单位因工作需要借阅本公司/组织档案，应填写《档案借阅申请表》，并提交单位介绍信、查阅人有效身份证件等材料，经本公司/组织档案管理部门负责人签字同意后，到档案管理部门借阅。档案管理部门应根据借阅申请提供相应的档案，并办理借阅手续，明确借阅期限、归还时间等。借阅人应在规定的期限内归还档案，如因特殊情况需要延期归还，应办理延期手续。司法机关、行政机关因办案需要借阅本公司/组织档案，应出具相关法律文书，经本公司/组织档案管理部门负责人签字同意后，到档案管理部门借阅。档案管理部门应根据法律文书提供相应的档案，并办理借阅手续，明确借阅期限归还时间等。借阅人应在规定的期限内归还档案，如因特殊情况需要延期归还，应办理延期手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。2.查阅、借阅档案时应爱护档案，不得随意涂改、损毁、丢失档案。如发现档案有损坏情况，应及时