街道办事处档案工作制度

PAGE街道办事处档案工作制度一、总则（一）目的为加强街道办事处档案工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，为街道各项工作提供有力支持，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，结合本街道实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街道办事处机关各部门、所属事业单位以及社区居委会等档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则街道办事处设立综合档案室，对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则档案内容应真实反映街道各项工作的实际情况，数据准确，手续完备。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案的利用效率，为街道工作决策、业务开展、历史研究等提供服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以街道办事处主任为组长，各分管领导为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责审定档案工作计划、规章制度，协调解决档案工作中的重大问题，监督检查档案工作的执行情况。（二）综合档案室综合档案室是街道办事处档案管理的具体工作部门，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施本街道档案工作制度、计划和标准。2.负责接收、收集、整理、保管街道办事处各类档案，确保档案的齐全完整。3.对档案进行分类、编号、编目、上架，建立健全档案检索工具，方便档案的查找利用。4.严格执行档案借阅、查阅制度，做好档案的利用登记和统计工作，确保档案的安全。5.定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。6.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高街道工作人员的档案意识和业务能力。（三）各部门及社区居委会职责1.各部门指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的及时、准确和完整，并定期向综合档案室移交。2.社区居委会应明确档案管理责任人，负责本社区各类档案的收集、整理、保管和利用工作，并按照街道要求及时报送相关档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.街道办事处机关形成的各类文件材料，包括上级文件、本级文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、人事档案、财务档案、业务档案等。2.所属事业单位在工作中形成的各类文件材料，如业务文件、科研成果、财务报表、人事档案等。3.社区居委会在社区建设、管理、服务等工作中形成的文件材料，包括社区党组织建设、居民自治、环境卫生、社会保障、文化活动等方面的档案。（二）收集要求1.各部门和社区居委会应明确文件材料的收集范围和责任人，确保文件材料及时收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续完备。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类标准应统一、规范，确保档案分类的科学性和系统性。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。年度划分以文件形成的自然年度为准；保管期限分为永久、定期（30年、10年）；机构（问题）根据街道实际工作部门进行划分。2.科技档案按照项目分类，一个项目的文件材料组成一个保管单位，按项目进展阶段或文件形成时间顺序排列。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别分别整理，按年度保管期限排列。4.人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理，分类装订成册。（五）编目与装订1.对整理好的档案进行编目，编制档案目录、卷内目录、备考表等检索工具。2.文书档案、科技档案等应进行装订，去除金属物，破损的文件应进行修补或复制。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，配备必要的消防器材和安全设施。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序。2.对不同载体的档案应分别存放，避免相互影响。（三）档案保管措施1.建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。2.对重要档案应采取备份存储等措施，防止档案损坏、丢失或泄密。3.做好档案库房的日常管理工作，保持库房整洁，严禁在库房内吸烟、存放易燃、易爆物品。五、档案的利用（一）利用范围1.街道办事处工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅相关档案。3.社区居民因个人合法权益需要查阅社区相关档案。（二）利用手续1.街道办事处工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.上级机关、其他单位查阅档案，需出具单位介绍信，经街道办事处档案管理领导小组批准后，由综合档案室提供查阅服务。3.社区居民查阅社区档案，需携带有效身份证件，经社区居委会档案管理责任人同意后，在社区指定地点查阅。（三）利用方式1.档案查阅一般应在综合档案室进行，如需借出，需经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续，限期归还。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注等。3.如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（四）利用登记与统计1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅的时间、内容、利用人等进行详细登记。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和需求，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关档案保管期限的规定，结合街道实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.根据档案保管期限表，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经街道办事处档案管理领导小组审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人应在销毁清册上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立街道办事处档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为街道工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）数字化档案采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准，确保图像清晰可读。2.对电子档案应进行规范整理，确保元数据信息完整准确，便于录入档案管理信息系统。（三）档案管理信息系统建设1.选择适合街道档案管理需求的档案管理软件，建立档案数据库，实现档案信息的集中存储和管理。2.系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，方便档案管理人员操作和利用。（四）数据