融媒体中心档案工作制度

PAGE融媒体中心档案工作制度一、总则（一）目的为加强融媒体中心档案工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在融媒体中心各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于融媒体中心各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作由融媒体中心档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整与安全。2.真实性原则：档案应如实反映融媒体中心各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案内容的完整性，避免遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高档案的利用效率，为融媒体中心的工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门融媒体中心设立专门的档案管理部门，负责统筹协调档案管理工作。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定融媒体中心档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁融媒体中心各类档案，确保档案的安全与完整。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为融媒体中心的决策、宣传、业务研究等提供参考依据。5.对各部门的档案工作进行监督、指导和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门档案员各部门指定专人担任档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并配合档案管理部门做好档案管理相关工作。其职责包括：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行分类整理。2.定期将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案清查、统计等工作，及时反馈本部门档案管理情况。4.对本部门员工进行档案管理知识宣传和培训，提高员工的档案意识。三、档案的收集与整理（一）收集范围融媒体中心档案的收集范围包括但不限于以下几类：1.党群工作类：党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：综合性文件、会议文件、工作计划与总结、规章制度、人事管理、财务管理、物资管理、安全保卫等方面的文件材料。3.业务工作类：新闻采编、节目制作、新媒体运营、技术研发、广告经营等业务活动中形成的文件材料，如采访提纲、拍摄素材、节目脚本录制资料、技术文档、广告合同等。4.项目建设类：融媒体中心各类项目的申报、立项、实施、验收等过程中形成的文件材料，包括项目规划、可行性研究报告、项目合同、项目成果等。5.对外交流类：与上级主管部门、其他媒体机构、合作伙伴等的往来文件、合作协议、交流活动资料等。6.声像档案类：照片、录音、录像等资料，反映融媒体中心重要活动、工作场景、新闻事件等。7.实物档案类：奖牌、奖杯、证书、纪念品等具有保存价值的实物。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门工作中形成的文件材料，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署齐全，载体应符合档案保管要求。3.对电子文件的收集，应确保其原始性、真实性和完整性，按照规定的格式和存储要求进行保存。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作包括分类、编号、编目、装订等环节。（四）分类方法1.按照档案的来源、时间、内容和形式等因素，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、项目建设类、对外交流类、声像档案类、实物档案类等一级类目。2.在一级类目下，根据档案的具体内容和性质，进一步细分二级类目和三级类目。例如，业务工作类可细分为新闻采编、节目制作、新媒体运营等二级类目，新闻采编类可再细分为采访、编辑、审核等三级类目。（五）编号规则1.档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，便于档案的标识和管理。2.档案编号采用“全宗号年度保管期限件号”的结构。全宗号为融媒体中心的档案编号代码；年度为档案形成的年份，采用公元纪年，如“2023”；保管期限分为永久、长期、短期，分别用“Y”“C”“D”表示；件号为每一份档案在其分类中的顺序号。3.例如，一份永久保存的党群工作类档案，其编号为“RZ2023Y001”。（六）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和结构，便于查找和利用。2.案卷目录应包含案卷编号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等项目；卷内文件目录应包含序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。3.电子档案应建立相应的目录数据库，实现电子档案的快速检索。（七）装订要求1.纸质档案应进行装订，去除金属物，破损的文件应进行修复。2.装订应整齐、牢固，便于翻阅和保管。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.同一类别的档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开排列。（三）保管期限划分1.永久保管的档案：凡是反映融媒体中心主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：保存期限为15年至50年的档案，主要是反映融媒体中心一般工作活动，在一定时期内对本单位有查考利用价值的档案。3.短期保管的档案：保存期限为5年以下的档案，主要是反映融媒体中心短期工作活动，对本单位近期工作有参考价值的档案。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况清晰准确。2.清查内容包括档案的数量、编号、题名、保管期限、存放位置是否准确，档案是否有破损、霉变、丢失等情况。3.清查结束后，应编制档案清查报告，对清查中发现的问题及时进行处理，并将清查结果上报融媒体中心领导。（五）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、完整，定期向上级主管部门和本单位领导报送档案统计报表。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其价值和保管期限。2.参考档案的利用情况，对利用率低、已失去保存价值的档案进行重点审查。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，注明档案的题名、编号、年度、保管期限、数量等信息。2.《档案销毁清册》经融媒体中心领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人应在销毁完毕后在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的档案应在档案管理部门的档案目录中予以注销，并将销毁情况记录存档。六、档案的利用（一）利用范围融媒体中心员工因工作需要，可查阅、借阅本单位档案。外单位因特殊情况需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：员工可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应根据查阅需求提供相应的档案，并做好查阅登记。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：对于不宜借出的档案，员工可根据需要申请复制，档案管理人员应按照规定进行复制，并做好复制登记。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注、污损等。2.未经档案管理部门同意，不得擅自将档案转借他人或带出档案管理部门。3.查阅、借阅档案后，应及时归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并处理。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.参照纸质档案的收集范围，收集电子文件，并确保其真实、完整、可用。2.对电子文件进行分类整理，建立电子档案数据库，按照档案编号规则为电子档案编号。3.电子文件应采用通用格式进行存储，确保其可读性和可移植性。（二）电子档案的保管1.配备专用的电子档案存储设备，定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。2.建立电子档案保管制度，对电子档案的存储环境、设备维护、数据备份等进行规范管理。3.定期对电子档案进行检查，确保电子档案的完整性和可用性。（三）电子档案的利用1.利用电子档案管理系统提供的检索功能，方便快捷地查找电子档案。2.对电子档案的查阅、借阅、复制等利用行为进行严格管理，确保电子档案的安全。八、声像档案管理（一）声像档案的收集1.收集反映融媒体中心重要活动、工作场景、新闻事件等具有保存价值的照片、录音、录像等资料。2.对声像资料的收集应及时、全面，确保其原始性和完整性。（二）声像档案的整理1.对声像资料进行分类整理，按照形成时间、内容等因素进行编号。2.为声像档案编写题名、拍摄时间、地点人物、内容摘要等说明，便于查找和利用。（三）声像档案的保管1.声像档案应采用专用的存储设备进行保管，如光盘、磁带等，并定期进行检查和维护。2.保管场所应具备适宜的温度、湿度等环境条件，防止声像档案受损。（四）声像档案的利用1.根据工作需要，提供声像档案的查阅、借阅和复制服务。2.在利用声像档案时，应注意保护其原始性和完整性，不得对声像档案进行剪辑、修改等操作。九、实物档案管理（一）实物档案的收集范围包括奖牌、奖杯、证书、纪念品等具有保存价值的实物。（二）实物档案的整理1.对实物档案进行登记，记录实物的名称、颁发单位、颁发时间、获得原因等信