三方询价工作制度汇编

PAGE三方询价工作制度汇编一、总则（一）目的为规范公司三方询价工作流程，确保采购活动的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及三方询价的采购项目，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：三方询价工作必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商，提供平等的机会和条件，确保询价过程和结果公平公正。3.公开透明原则：询价信息、询价过程和询价结果应向相关方公开，接受监督。4.诚实守信原则：各方应诚实守信，如实提供信息，不得隐瞒或欺诈。二、询价流程（一）需求提出1.使用部门根据业务需求填写采购申请单，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。2.采购申请单经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请单后，对采购项目进行初步评估，确定是否采用三方询价方式。2.如采用三方询价，采购部门组建询价小组，成员包括采购人员、技术人员、财务人员等。询价小组负责制定询价文件、组织询价活动等。3.询价小组根据采购项目的特点和要求，制定询价文件。询价文件应包括询价函、采购项目规格要求、技术要求、商务条款、报价表等内容。（三）供应商选择1.采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，如供应商名录、行业网站、供应商推荐等。2.询价小组对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、业绩情况、信誉状况等。3.询价小组向资格审查合格的供应商发出询价函，邀请其参与询价。询价函应明确询价的截止时间、报价要求、交货时间等事项。（四）报价接收1.供应商在规定的时间内将报价文件密封提交至采购部门。报价文件应包括报价表、技术方案、售后服务承诺等内容。2.采购部门对供应商的报价文件进行登记和整理，确保报价文件的完整性和准确性。（五）询价评审1.询价小组对供应商的报价文件进行评审，评审内容包括价格、技术方案、售后服务、信誉状况等。2.询价小组根据评审结果，确定中标供应商。中标供应商应满足询价文件的各项要求，并具有最优的性价比。3.询价小组编写询价评审报告，报告内容包括询价项目概述、询价过程、评审结果等。询价评审报告经询价小组全体成员签字后提交至采购部门。（六）合同签订1.采购部门根据询价评审报告，与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格（含明细）、交货时间、质量要求、售后服务等条款。2.采购合同经双方签字盖章后生效。采购部门应将采购合同副本分发给相关部门，作为执行和监督的依据。三、询价文件编制规范（一）询价函1.询价函应包含采购项目的基本信息，如项目名称、采购编号、采购内容、数量、交货时间等。2.明确报价要求，包括报价方式（含税价、不含税价等）、报价有效期、报价文件格式等。3.告知供应商询价的截止时间和地点。（二）采购项目规格要求1.详细描述采购项目的规格、型号、技术参数等要求，确保供应商能够准确理解采购需求。2.提供相关的技术标准和规范，作为供应商报价的参考依据。（三）技术要求1.对采购项目的技术性能、质量标准、验收方法等提出明确要求。2.如有特殊技术要求，应详细说明，并提供必要的技术支持文件。（四）商务条款1.包括交货地点、交货方式、付款方式、售后服务等条款。2.明确售后服务的内容、期限、响应时间等要求。（五）报价表1.设计合理的报价表格式，要求供应商填写采购项目的各项明细报价。2.报价表应包括项目名称、规格型号、数量、单价、总价等栏目。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，明确供应商应具备的基本条件，如合法经营资质、良好的信誉、一定的生产经营规模和业绩等。2.供应商申请准入时，应提交相关证明材料，如营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明书、授权委托书、业绩证明材料、产品质量检测报告等。3.采购部门对供应商提交的申请材料进行审核，审核合格后将供应商纳入公司供应商名录。（二）供应商评价1.定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、信誉状况等方面。2.建立供应商评价指标体系，采用定量和定性相结合的方式对供应商进行评价。评价指标体系应根据采购项目的特点和要求进行设定，确保评价结果客观、公正。3.采购部门根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于评价优秀的供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于评价不合格的供应商，及时淘汰或进行整改。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励、优先合作等激励措施，提高供应商的积极性和合作意愿。2.建立供应商约束机制，对违反合同约定、提供不合格产品或服务的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、终止合同等约束措施，维护公司的合法权益。五、询价小组职责（一）询价小组组成询价小组由采购人员、技术人员、财务人员等组成，成员应具备相关专业知识和工作经验，熟悉采购业务流程。（二）询价小组职责1.制定询价文件，确保询价文件的内容完整、准确、清晰，符合采购项目的要求。2.组织询价活动，包括发布询价函、接收报价文件、组织评审等工作。3.对供应商的报价文件进行评审，根据评审标准确定中标供应商。4.编写询价评审报告，如实记录询价过程和评审结果，为采购决策提供依据。5.参与采购合同的签订和执行，监督供应商履行合同义务，确保采购项目顺利实施。（三）询价小组工作纪律1.询价小组成员应严格遵守国家法律法规和公司规章制度，保守询价过程中的商业秘密。2.询价小组成员应客观、公正地履行职责，不得偏袒任何一方供应商。3.询价小组成员在询价过程中不得与供应商私下接触，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。六、监督与投诉处理（一）监督机制1.公司内部建立健全三方询价工作监督机制，明确监督部门和监督职责。2.监督部门对三方询价工作的全过程进行监督，包括询价文件编制、供应商选择、报价评审、合同签订等环节。3.监督部门定期对三方询价工作进行检查和评估，及时发现问题并提出整改意见。（二）投诉处理1.建立投诉渠道，接受公司内部员工和供应商对三方询价工作的投诉。投诉渠道可以包括电话、邮箱、书面投诉等方式。2.对收到的投诉进行登记和调查，核实投诉内容的真实性。3.根据调查结果，对投诉事项进行处理。如投诉属实，应及时采取措施纠正