机关照片档案规则

机关照片档案整理规则为规范机关照片档案管理，保障照片档案的真实、完整、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）等相关法律法规及标准，结合机关工作实际，制定本规则。本规则适用于各级党和国家机关、人民团体（以下统称机关）在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各类照片档案的收集、整理、著录、保管、利用和销毁等全流程管理工作，涵盖传统银盐感光材料照片和数码照片两种载体类型。一、总则（一）核心原则真实完整原则：照片档案需真实反映机关公务活动的全过程，确保照片影像清晰、画面完整，底片与照片影像一致，相关说明材料齐全，杜绝虚假、残缺、篡改的照片归档。规范有序原则：按照统一标准进行分类、编号、著录和装订，做到分类科学、编号唯一、著录准确、排列有序，确保照片档案整理规范、便于检索利用。安全保密原则：严格遵守保密法律法规，对涉密照片档案实行分级管理，明确保密等级，采取相应保密措施，严防失泄密事件发生；同时做好照片档案的物理安全和信息安全防护。集中统一原则：机关全部照片档案由机关档案部门集中统一管理，任何部门或个人不得私自留存、据为己有或擅自处置，确保档案资源的集中管控和有效利用。（二）适用范围本规则适用于机关各部门在公务活动中形成的各类照片档案，包括但不限于：领导人和著名人物参加与本机关、本地区有关的重大公务活动照片；机关组织或参加的重要会议、外事活动、重点工程建设、重大事件处置等照片；机关主要职能活动、重要工作成果照片；机关历届领导班子成员、劳动模范、先进人物及典型活动照片；反映机关办公环境、地理概貌、城乡建设相关的照片；以及其他具有保存价值的照片资料。涵盖传统纸质照片、底片及数码照片等各类载体。（三）职责分工机关档案部门：负责本机关照片档案的统筹管理，制定照片档案整理细则，指导各部门开展照片收集、初步整理工作，负责照片档案的分类、著录、保管、利用和销毁等工作，接受档案行政管理部门的监督、指导和检查。机关各业务部门：指定专人负责本部门照片档案的收集、初步筛选和移交工作，确保本部门在公务活动中形成的有保存价值的照片及时整理、按时移交，配合档案部门完成照片著录等相关工作。照片形成人：负责及时将公务活动中形成的照片提交本部门档案联络员，配合做好照片背景、人物、时间等相关信息的说明，确保照片信息的真实性和完整性。二、照片档案的收集（一）收集范围重大公务活动类：机关组织或参与的重大会议、重要庆典、外事往来、考察调研、重大项目开工竣工等活动形成的照片，重点收集能反映活动全貌、关键环节和重要人物的照片。职能工作类：反映机关主要职能履行、重点工作推进、业务开展情况的照片，包括日常工作、专项行动、监督检查等相关照片。人物类：机关领导班子成员、离退休老同志、劳动模范、先进工作者的工作照、证件照，以及重要人物到本机关视察、指导工作的照片。实物与环境类：机关获得的各类荣誉证书、奖牌、奖杯等实物的留存照片，机关办公场所、办公环境、基础设施建设等相关照片。其他类：具有历史价值、查考价值的其他照片，包括反映机关发展历程、重大变迁，以及与机关工作相关的民间风俗、名胜古迹等照片。（二）收集要求及时性：照片形成后，形成人应在3个工作日内提交本部门档案联络员，各部门档案联络员应在每月月底前将本部门当月形成的照片整理后移交机关档案部门，最迟在第二年6月底前完成上一年度照片档案的归档工作，不得跨年度拖延移交。完整性：收集的照片需影像清晰、画面完整、无破损、无污渍、无明显修饰剪裁痕迹；传统照片需同时收集对应的底片，底片与照片影像一致，无底片的照片应制作翻拍底片，无照片的底片应制作照片；数码照片需收集原始文件，确保分辨率不低于300dpi，避免压缩、模糊的照片归档。真实性：照片需真实反映公务活动的实际情况，严禁伪造、篡改照片内容；对存有真伪疑义的照片，应采取必要措施进行鉴定，确认真实后方可归档。关联性：收集的照片需与机关公务活动相关，能够体现机关工作特点和历史面貌，对反映同一内容的若干张照片，应选择主题鲜明、影像清晰、信息完整的主要照片归档。（三）收集方式部门移交：各部门指定的档案联络员负责本部门照片的收集、初步筛选和整理，按规定时间向机关档案部门移交，移交时需填写《照片档案移交登记表》，注明照片数量、载体类型、形成时间、内容主题等信息，双方签字确认。集中征集：机关档案部门定期对机关历史照片、零散照片进行征集，对离退休老同志、离职人员留存的与机关工作相关的照片，做好征集登记和接收工作。专项收集：针对重大活动、重点工作，机关档案部门可提前介入，安排专人负责照片的现场收集，确保重要照片不遗漏。三、照片档案的分类与排列（一）分类原则照片档案分类应遵循“保持有机联系、便于保管利用”的原则，在同一全宗内，按照“保管期限—年度—照片组”的顺序进行分类；跨年度且不可分割的照片，可按照“保管期限—照片组—年度”进行分类，分类方案一旦确定，不得随意变动。（二）保管期限划分按照照片档案的价值，将保管期限划分为永久、30年、10年三个等级，具体划分标准如下：永久保管：记录本机关主要职能活动和重要工作成果的照片；领导人和著名人物来本机关、本地区参加重要公务活动的照片；本机关主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的照片；本机关历届领导班子成员的数码证件照片；赠送给其他单位（个人）的礼品、颁发的证书等实物留存的照片；县级（含）以上荣誉性实物的照片；县级（含）以上劳动模范、先进人物及典型活动的照片；以及其他具有永久保存价值的照片。30年保管：县级以下荣誉性实物的照片；县级以下劳动模范、先进人物及典型活动的照片；机关日常工作中形成的具有较长查考价值的照片；以及其他具有30年保存价值的照片。10年保管：机关日常办公中形成的、查考价值较短的一般性照片；临时活动、阶段性工作形成的无需长期保存的照片；以及其他仅需保存10年的照片。（三）照片组划分照片组是指围绕同一主题、同一公务活动或同一事件形成的一组照片，同一年度内的照片组从“0001”开始顺序编号。例如，2025年机关召开的第一次全体会议形成的照片，作为本年度第1个照片组，组号为“0001”。（四）排列顺序同一保管期限、同一年度内，按照照片组号顺序排列；同一照片组内的照片，按照形成时间先后顺序排列，若形成时间无法准确区分，可按照照片内容的重要程度、逻辑顺序排列。传统照片与对应的底片分开存放，底片按照与照片一致的分类、排列顺序进行整理，确保照片与底片一一对应。大幅照片（超过照片册芯页尺寸）单独存放，按照照片号顺序排列，竖直放置时需固定在专用纸板上，水平放置时堆放高度不宜超过5cm。四、照片档案的编号与命名（一）编号规则传统照片编号：采用“全宗号—保管期限代码—册号—张号”或“全宗号—保管期限代码—张号”两种格式，可根据机关照片档案数量选择。其中，保管期限代码分别用“YJ”“30”“10”代表永久、30年、10年；册号是同一保管期限内照片册的顺序编号，从“1”开始；张号是照片在册内的顺序编号，从“1”开始。底片编号：由全宗号、保管期限代码、张号组成，格式为“全宗号—保管期限代码—张号”，编号顺序与对应照片的编号顺序保持一致；翻拍底片需在编号前标注“F”，拷贝底片需标注“K”。数码照片编号：与传统照片编号规则一致，确保编号唯一，与对应的传统照片（若有）编号保持一致，便于关联查阅。（二）命名规范数码照片文件命名：采用“保管期限代码—年度—照片组号—张号.扩展名”的格式，例如2025年某机关第一组永久保管的第一张JPEG格式照片，命名为“YJ-2025-0001-0001.jpg”。照片册命名：照片册封面需标注“照片册”字样，册脊标注全宗号、保管期限、起止张号、册号等信息；底片册封面标注“底片册”字样，册脊标注信息与照片册一致。文件路径规范：数码照片档案应存放在专用计算机非系统分区，按照“保管期限—年度—照片组”的路径建立文件夹，例如永久保管的2025年第一组照片，路径为“D:\机关照片档案\永久\2025\0001”。五、照片档案的著录（一）著录要求照片档案著录应遵循准确、完整、规范的原则，按照《档案著录规则》（DA/T18）要求，对每一张照片进行著录，确保著录信息与照片实际内容一致，便于检索利用；著录用笔需使用蓝黑墨水或碳素墨水，不得使用铅笔、圆珠笔，数码著录需确保录入信息无误，可追溯修改记录。（二）核心著录项目照片档案著录需至少包含以下项目，可根据机关实际情况补充其他相关项目：全宗号：档案馆给立档机关编制的代号。保管期限：标注照片的保管期限（永久、30年、10年）及对应代码。年度：照片形成的年份，用4位阿拉伯数字表示（如2025）。部门：照片形成的机关内部部门名称。照片组号：同一年度内照片组的顺序编号，4位阿拉伯数字（如0001）。张号：同一照片组内照片的顺序编号，4位阿拉伯数字（如0001）。参见号：与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号，注明相关档案种类（如文书档案、科技档案）。摄影者：照片的拍摄人，一般填写个人姓名，必要时可加写单位。形成时间：照片拍摄的具体日期，用8位阿拉伯数字表示（如20250406），精确到日。组题名：概括照片组核心内容的名称，明确体现主题、时间、地点、人物等要素。文字说明：综合运用事由、时间、地点、人物、背景等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息，补充题名未涵盖的内容；若照片归属权不属于本机关，需注明照片版权、来源等信息。文件格式：数码照片的文件格式（如JPEG、PNG），传统照片注明载体类型（如银盐照片）。开放状态：标注照片档案是否开放，涉密照片需注明保密等级（按照GB/T7156规定的字符标注）。（三）著录方式传统照片：在照片芯页的对应位置填写著录信息，单张照片的说明可在照片右侧、左侧或正下方书写，采用横写格式，分段书写；一组联系密切的照片可拟写组合说明，概括该组照片全部信息，指出所含照片的起止张号和数量，单张照片说明可从简。数码照片：建立电子著录台账，将著录信息录入照片档案管理系统，实现著录信息与照片文件的关联，便于检索和管理；同时打印著录清单，与照片实物一并归档。大幅照片：说明可另纸书写，与照片一同保存，注明照片编号和存放位置，便于关联查阅。六、照片档案的装订与装具（一）装具要求照片册：采用297mm×210mm大小的标准照片册，芯页以30页左右为宜，分为活页式和定页式，芯页需采用中性偏碱性纸张，防止照片老化；禁止使用木质柜、玻璃门柜等不适合照片保存的装具。底片袋：采用专用防光、防腐蚀底片袋，一张底片装入一个底片袋，底片袋需标注底片号、拍摄日期等信息；底片册与照片册规格一致，芯页带有专用插袋，便于底片存放。数码存储载体：采用专用硬盘、光盘等存储载体，硬盘需选择非系统分区，光盘需选择优质只读光盘（CD-R、DVD-R），做好防磁、防潮、防磨损处理；同时建立异地备份和异地存放机制。其他装具：大幅照片采用专用档案袋或档案盒存放，配备专用纸板、防潮纸等辅助材料，防止照片破损、受潮；涉密照片需使用保密档案盒，标注保密等级。（二）装订规范传统照片：按照照片编号顺序，将照片固定在照片册芯页上，固定方式采用粘贴或插袋，粘贴时使用专用档案胶，避免使用普通胶水（防止腐蚀照片），粘贴位置要端正，避免遮挡照片影像；照片固定后，在芯页对应位置填写著录信息。底片：将装有底片的底片袋按照编号顺序插入底片册芯页的插袋中，芯页插袋上需标明与底片一致的底片号；大幅底片在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放入专用档案袋或档案盒，按底片号顺序排列。照片册整理：每本照片册需编制册内备考表，放在册内最后位置，注明本册照片缺损、补充、移出、销毁等情况，填写立册人、检查人、立册时间；照片册封面需标注机关名称、照片组主题、保管期限、年度等信息，册脊标注全宗号、保管期限、起止张号、册号。七、照片档案的保管与保护（一）保管环境要求库房要求：照片档案库房应单独设置，与办公用房、阅览用房分区布置，自成一区；库房选址应防潮、防火、避免阳光直射，不设置在地下、顶层或毗邻水房、卫生间、食堂、变配电室等可能危及档案安全的用房；库房内不得设置其他用房和明火设施，不设置除消防以外的给水点。温湿度控制：库房温度保持在14℃—24℃，相对湿度保持在45%—60%，配备温湿度监测调控系统和漏水报警设备，定期监测并记录温湿度变化，及时调整；保存重要照片的库房，可配备恒温恒湿设备。防光防尘：库房窗户安装遮光窗帘，避免阳光直射照片；库房内保持清洁，定期除尘，照片册、底片册放入档案柜，避免灰尘污染；禁止在库房内吸烟、存放易燃易爆物品。防磁防腐蚀：数码照片存储载体远离磁场，避免与手机、微波炉等磁性物品放在一起；库房内避免使用腐蚀性气体、化学试剂，防止照片、底片被腐蚀老化。（二）保管维护要求定期检查：档案管理人员每月对照片档案进行一次检查，查看照片、底片是否有破损、霉变、褪色等情况，检查存储载体是否完好，发现问题及时处理；每半年对库房温湿度记录进行汇总分析，优化保管环境。载体维护：传统照片、底片定期进行除尘、防潮处理，避免频繁翻动，防止照片磨损、底片划伤；数码照片存储载体每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年，定期检查存储载体的可读性，及时更换损坏载体。修复处理：对破损、霉变、褪色的照片、底片，由专业人员进行修复，采用中性修复材料，避免二次损坏；修复过程做好记录，存入照片档案台账。保密管理：涉密照片档案单独存放，明确保密责任人，建立涉密照片查阅、借阅登记制度，严禁擅自复制、传播涉密照片；涉密照片的销毁需按照保密规定执行，经批准后由专人负责监销。八、照片档案的利用与销毁（一）利用管理利用原则：照片档案的利用应遵循“依法利用、便捷高效、保密安全”的原则，为本机关工作和社会公众提供服务；利用涉密照片档案需严格履行审批手续，限定利用范围和用途。利用流程：机关内部人员查阅、借阅照片档案，需填写《照片档案利用登记表》，注明利用目的、利用期限，经部门负责人批准后，在档案阅览用房查阅；借阅照片档案需按时归还，不得转借、涂改、损毁；外部单位或个人查阅照片档案，需持有效证件，经机关档案部门负责人批准后，方可查阅，查阅过程由档案管理人员全程陪同。复制与传播：查阅者如需复制照片档案，需经档案部门负责人批准，复制涉密照片需严格遵守保密规定，复制件需加盖档案部门公章，注明复制日期和用途；严禁擅自复制、传播涉密照片和未开放的照片档案。（二）销毁管理销毁条件：照片档案保管期满后，由机关档案部门组织鉴定，对确无保存价值的照片档案，经机关负责人批准后，方可销毁；涉密照片档案的销毁，需经保密部门审核批准，严格按照保密规定执行。销毁流程：销毁前需编制《照片档案销毁清册》，注明照片档案的名称、数量、保管期限、形成年度、销毁原因等信息，经相关负责人签字确认；销毁工作由档案部门和保密部门共同负责监销，销毁过程做好记录，确保照片档案彻底销毁，不遗留、不泄露；数码照片档案销毁需彻底删除存储载体中的文件，对存储载体进行物理销毁，防止数据恢复。九、照片档案的信息化管理数字化转换：机关档案部门应逐步将传统照片档案数字化，采用专业扫描设备，确保数字化图像清晰、色彩还原准确，分辨率不低于300dpi，数字化文件格式采用JPEG或TIFF格式，