县委办档案工作制度

PAGE县委办档案工作制度一、总则（一）目的为加强县委办档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为县委各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县委办各科室及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则县委办档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法管理原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案工作。3.服务利用原则以服务县委工作为宗旨，充分发挥档案的作用，为领导决策、工作查考等提供优质服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设置县委办设立专门的档案管理科室，配备专职档案管理人员，负责县委办档案工作的具体组织实施。（二）档案管理部门职责1.制定档案工作计划根据县委办工作实际，制定年度档案工作计划，并组织实施。2.档案收集与整理负责收集、整理县委办各科室形成的各类档案，确保档案齐全、完整。3.档案保管与保护做好档案的安全保管工作，采取有效措施，防止档案损坏、丢失和泄密。4.档案利用与服务积极开展档案利用工作，为县委领导和各科室提供档案查阅、借阅等服务。5.档案信息化建设推进档案信息化管理，建立电子档案数据库，提高档案管理效率和利用水平。6.档案业务指导对县委办各科室的档案工作进行业务指导，提高档案管理整体水平。（三）各科室档案工作职责1.明确兼职档案员各科室指定一名兼职档案员，负责本科室档案的收集、整理和移交工作。2.收集与整理档案兼职档案员按照档案管理要求，及时收集本科室形成的各类文件材料，进行初步整理，并定期移交档案管理科室。3.配合档案管理工作积极配合档案管理科室开展档案整理、鉴定、销毁等工作，提供必要的协助和支持。三、档案收集（一）收集范围1.上级文件县委办收到的上级党委、政府及各部门下发的各类文件、通知、通报等。2.县委文件县委制发的各类文件、会议纪要、领导讲话等。3.县委办文件县委办起草、印发的各类文件、工作汇报、调研材料等。4.会议材料县委召开的各类会议形成的会议通知、议程、报告、决议、记录等材料。5.领导活动材料县委领导参加各类活动形成的讲话、发言、批示等材料。6.业务工作材料县委办各科室在开展业务工作过程中形成的工作计划、总结、报表、合同、协议等材料。7.其他材料与县委工作相关的各类重要资料、照片、录音、录像等。（二）收集要求1.及时收集各科室兼职档案员要及时收集本科室形成的文件材料，确保档案的时效性。2.齐全完整收集的文件材料要齐全完整，不得遗漏重要文件。3.规范整理对收集的文件材料要进行初步整理，按照文件类别、时间顺序等进行分类，确保文件排列有序。（三）收集程序1.定期移交各科室兼职档案员每季度末将本科室整理好的文件材料移交档案管理科室。2.临时移交对于紧急、重要的文件材料，兼职档案员应及时移交档案管理科室。3.交接登记档案管理科室接收文件材料时，要进行详细的交接登记，双方签字确认。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件形成规律按照文件的形成时间、来源、内容等规律进行整理，保持文件之间的有机联系。2.便于保管和利用整理后的档案要便于保管和查找利用，提高档案管理效率。（二）分类标准1.文书档案分类按照年度机构保管期限进行分类。即先将档案按年度分开，再按县委办内部机构进行分类，最后根据文件的保管期限分为永久、长期、短期三类。2.其他档案分类照片档案按照年度事件保管期限分类；录音、录像档案按照年度内容保管期限分类；实物档案按照类别年度保管期限分类。（三）整理方法1.文书档案整理对收集的文件材料进行装订、编页、编号、编目、装盒等操作，形成规范的文书档案。2.照片档案整理：对照片进行编号、标注说明、冲印、装册等整理，确保照片档案的完整性和准确性。3.录音、录像档案整理对录音、录像资料进行转录、标注、编目等整理，建立相应的目录索引。4.实物档案整理对实物进行登记、编号、拍照、说明等整理，妥善保管实物档案。（四）整理要求1.整理规范严格按照档案整理标准和方法进行整理，确保档案质量。2.准确编目编目信息要准确、完整，便于档案的查找和利用。3.装订整齐文书档案装订要牢固、整齐，保持文件页面的整洁。五、档案保管（一）保管场所1.档案库房建设县委办应设立专门的档案库房，库房要符合国家有关档案保管场所的标准要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房设施配备档案库房要配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）档案保管方式1.纸质档案保管将整理好的纸质档案按照类别、年度、保管期限等顺序存放在档案密集架上，便于查找和管理。2.电子档案保管建立电子档案数据库，将电子档案进行分类存储，并定期进行备份，确保电子档案的安全。3.特殊载体档案保管照片、录音、录像、实物等特殊载体档案要按照相应的保管要求进行妥善保管，确保档案的质量不受影响。（三）档案保管期限1.永久保管反映县委主要职能活动和历史面貌的，对县委工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管在较长时间内对县委工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管在较短时间内对县委工作有查考利用价值的档案,保管期限为5年以下。（四）档案保管要求1.定期检查档案管理人员要定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、丢失等情况，发现问题及时处理。2.安全防护加强档案库房的安全防护措施，严格控制库房人员进出，确保档案安全。3.环境维护保持档案库房的清洁卫生，控制库房温湿度，为档案保管提供良好的环境。六、档案利用（一）利用范围1.县委领导决策参考为县委领导提供档案资料，作为决策参考依据。2.工作查考各科室工作人员在开展工作过程中，查阅相关档案资料，为工作提供参考。3.历史研究为有关部门和人员进行历史研究提供档案资料。（二）利用方式1.查阅县委办工作人员因工作需要，可以到档案管理科室查阅档案。查阅时，要填写查阅登记表，经档案管理科室负责人批准后，方可查阅。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，要填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经县委办分管领导批准后，办理借阅手续。借阅人员要妥善保管档案，按时归还。3.复制根据利用者的需求，档案管理科室可以提供档案复制服务。复制档案要经档案管理科室负责人批准，并注明复制用途。（三）利用要求1.遵守规定利用者要遵守档案利用规定，爱护档案，不得擅自涂改、损坏、转借档案。2.履行手续严格履行档案查阅、借阅、复制等手续，确保档案利用过程规范有序。3.保密要求档案利用过程中要严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查对档案进行全面审查，综合考虑档案内容、来源、保管期限等因素。2.准确判定准确判定档案的保存价值，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由县委办分管领导担任组长，档案管理科室负责人及相关业务骨干为成员。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定鉴定人员直接审查档案内容，逐件判定档案价值。2.综合评估综合考虑档案的形成背景、历史意义、现实利用价值等因素，进行综合评估。（四）销毁程序1.编制销毁清册对经过鉴定需要销毁的档案，编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。2.审批销毁清册经县委办分管领导审批后，方可进行销毁。3.销毁实施档案销毁要在指定地点进行，由专人负责监销。销毁后，监销人员要在销毁清册上签字确认。（五）销毁要求1.严格保密销毁档案过程中要严格保密，防止档案信息泄露。2.记录完整销毁过程要有完整的记录，包括销毁时间、地点、监销人员等信息。八、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的县委办档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理效率和服务水平。（二）系统功能1.档案录入将纸质档案和电子档案进行数字化录入，建立电子档案数据库。2.检索查询提供多种检索方式，方便用户快速查询所需档案信息。3.权限管理设置不同的用户权限，确保档案信息的安全。4.统计分析对档案数据进行统计分析，为档案管理决策提供依据。（三）数据管理1.数据备份定期对电子档案数据进行备份，备份数据要存储在不同的介质上，并异地存放。2.数据安全采取安全防护措施，防止数据丢失、损坏和泄密。（四）信息化建设要求1.规范操作档案管理人员要严格按照档案信息化管理系统的操作规范进行操作，确保数据录入准确、系统运行正常。2.技术培训加强对档案管理人员和利用人员的信息化技术培训，提高信息化应用水平。九、档案业务监督与检查（一）监督检查机构县委办成立档案业务监督检查小组，负责对县委办档案工作进行定期监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度执行情况检查各科室是否严格执行档案工作制度，档案管理是否规范。2.档案收集与整理情况查看档案收集是否齐全完整，整理是否符合标准要求。3.档案保管与保护情况检查档案保管场所设施设备是否完好，档案保管是否安全。4.档案利用情况了解档案利用是否规范，利用效果是否良好。（三）监督检查方式1.定期检查每半年对县委办档案工作进行一次全面检