医院行政科工作制度

PAGE医院行政科工作制度一、总则（一）目的为加强医院行政科管理，规范工作流程，提高工作效率，确保医院行政工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及医院实际情况，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于医院行政科全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及医院各项规章制度，确保行政工作合法合规。2.高效服务原则：以提高工作效率为核心，以优质服务为宗旨，为医院各部门及患者提供及时、准确、高效的行政支持。3.团结协作原则：行政科各岗位之间应密切配合，相互协作，形成工作合力，共同完成医院行政工作任务。4.保密原则：严格保守医院机密信息，不得泄露医院内部文件、数据、工作动态等信息，维护医院的安全与稳定。二、岗位职责（一）行政科科长职责1.全面负责行政科的管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.组织协调行政科与医院其他部门之间的工作关系，确保行政工作的顺利开展。3.负责行政科人员的工作安排、绩效考核和培训发展，提高团队整体素质。4.审核行政科各类文件、报告、报表等，确保文件质量和工作准确性。5.参与医院重大行政决策的制定和执行，为医院发展提供行政支持和决策建议。6.负责行政科办公用品、设备等物资的采购、管理和维护，合理控制费用支出。7.组织开展行政科内部的沟通协调会议，及时解决工作中出现的问题。8.完成医院领导交办的其他临时性工作任务。（二）行政秘书职责1.负责行政科各类文件的起草、审核、印发和归档工作，确保文件格式规范、内容准确。2.协助科长组织安排行政会议，做好会议记录、纪要整理和会议资料准备工作。3.负责医院行政印章的管理和使用，严格按照规定进行用印登记和审批。4.接听医院行政电话，及时转接并记录重要信息，做好电话回访工作。5.协助科长做好行政科人员的考勤管理和请假手续办理工作。6.负责行政科办公区域的环境卫生管理和安全保卫工作，确保办公环境整洁、安全。7.完成科长交办的其他临时性工作任务。（三）人力资源专员职责1.负责医院人力资源规划的制定和实施，根据医院发展需求合理配置人力资源。2.组织开展医院员工招聘工作，制定招聘计划，发布招聘信息，筛选简历，组织面试和录用工作。3.负责员工劳动合同的签订、续签、解除等手续办理，维护员工劳动关系。4.建立和完善员工培训体系，组织开展各类培训活动，提高员工业务素质和工作能力。5.负责员工绩效考核工作，制定考核方案，组织实施考核，汇总考核结果并进行反馈。6.管理员工薪酬福利，核算工资、奖金，办理社会保险、住房公积金等相关手续。7.负责员工档案的建立、整理、保管和查阅工作，确保员工档案信息完整、准确。8.处理员工劳动纠纷和投诉，维护医院和员工的合法权益。9.完成科长交办的其他临时性工作任务。（四）财务专员职责1.负责医院行政科财务预算的编制、执行和监控，确保预算合理、准确。2.审核行政科各项费用报销凭证，严格按照财务制度进行报销审批，控制费用支出。3.负责行政科办公用品、设备等物资采购的账务处理，及时登记入账，确保账目清晰。4.定期编制行政科财务报表，向科长汇报财务收支情况，为行政决策提供财务数据支持。5.协助医院财务部门做好年度财务审计工作，提供相关资料和解释说明。6.负责行政科固定资产的登记、清查和盘点工作，确保固定资产账实相符。7.完成科长交办的其他临时性工作任务。（五）后勤保障专员职责1.负责医院行政科办公用品、设备等物资的采购、验收、入库和发放工作，确保物资供应及时、充足。2.定期对行政科办公设备进行维护和保养，及时维修故障设备，保障办公设备正常运行。3.负责医院行政区域的水电暖供应管理，定期检查设施设备，确保水电暖供应安全、稳定。4.组织开展医院环境卫生清洁工作，制定清洁标准和计划，监督清洁人员工作质量。5.负责医院行政区域的绿化养护工作，定期修剪花草树木，保持环境美观。6.管理医院行政车辆，做好车辆调度、维修保养、保险理赔等工作，确保车辆安全、正常使用。7.完成科长交办的其他临时性工作任务。三、工作流程（一）文件管理流程1.文件起草：由相关岗位人员根据工作需要起草文件，确保文件内容准确、格式规范。2.文件审核：起草完成的文件提交行政秘书进行审核，审核内容包括文件格式、语言表达、逻辑结构、政策法规依据等，审核通过后提交科长审批。3.文件审批：科长对文件进行审批，签署审批意见。如文件需修改，返回起草人员进行修改后重新审核、审批。4.文件印发：审批通过的文件由行政秘书负责印发，按照规定的印发范围进行发放，并做好文件发放记录。5.文件归档：文件印发后，行政秘书负责将文件原件及相关附件进行整理归档，按照档案管理要求分类存放，便于查阅和管理。（二）会议组织流程1.会议计划：根据医院工作安排和需要，由科长或相关部门提出会议需求，行政秘书制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等内容。2.会议通知：行政秘书根据会议计划，提前向参会人员发送会议通知，通知方式可采用邮件、短信、电话等多种形式，确保参会人员及时收到通知。3.会议准备：行政秘书负责会议资料的准备工作，包括会议文件、发言稿、PPT等，确保会议资料齐全、准确。同时，安排会议场地，调试音响设备、投影仪等会议设施，确保会议正常进行。4.会议记录：会议期间，行政秘书负责做好会议记录，详细记录会议讨论内容、决议事项、发言要点等，确保记录准确、完整。5.会议纪要：会议结束后，行政秘书及时整理会议纪要，经科长审核后印发给参会人员，并督促相关部门按照会议决议落实工作任务。6.会议资料归档：会议结束后，行政秘书将会议资料进行整理归档，包括会议通知、会议文件、会议记录、会议纪要等，按照档案管理要求妥善保存。（三）办公用品采购流程1.需求申请：各部门根据工作需要填写办公用品需求申请表，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息，提交行政科后勤保障专员。2.需求审核：后勤保障专员对各部门提交的需求申请表进行审核，核实需求的合理性和必要性，对于不合理的需求及时与申请部门沟通调整。3.采购计划制定：后勤保障专员根据审核后的需求申请表，结合库存情况，制定办公用品采购计划，明确采购物品的名称、规格、数量、采购时间等内容。4.采购实施：后勤保障专员按照采购计划进行采购，选择合格的供应商进行询价、比价，确定最终供应商并签订采购合同。采购过程中要严格遵守医院采购相关规定，确保采购物品的质量和价格合理。5.验收入库：办公用品采购到货后，后勤保障专员组织相关人员进行验收，核对物品的名称、规格、数量、质量等是否与采购合同一致，验收合格后办理入库手续，填写入库单。6.发放领用：各部门根据工作需要到行政科领取办公用品，后勤保障专员按照入库单发放物品，并做好发放记录。领用人员在领用登记表上签字确认。（四）设备维修流程1.故障报修：设备使用部门发现设备故障后，及时填写设备维修申请表，注明设备名称、型号、故障现象、报修时间等信息，提交行政科后勤保障专员。2.报修审核：后勤保障专员对设备维修申请表进行审核，判断故障类型和紧急程度，对于简单故障可安排维修人员现场维修，对于复杂故障或需专业维修的设备及时联系外部维修单位。3.维修安排：后勤保障专员根据审核结果安排维修人员进行维修。对于联系外部维修单位的设备，要与其沟通维修时间及费用等事宜，并签订维修合同或协议。4.维修实施：维修人员按照维修计划进行设备维修，维修过程中要做好维修记录，详细记录故障原因、维修措施、更换零部件等信息。5.维修验收：设备维修完成后，由设备使用部门和后勤保障专员共同进行验收，检查设备是否恢复正常运行，维修效果是否达到要求。验收合格后，设备使用部门在维修验收单上签字确认。6.维修资料归档：后勤保障专员将设备维修申请表、维修记录、维修验收单等资料进行整理归档，建立设备维修档案，便于日后查阅和统计分析。（五）人力资源招聘流程1.招聘需求分析：根据医院各部门人员需求情况，人力资源专员与用人部门沟通，分析招聘岗位的职责、任职要求、工作环境等信息，确定招聘需求。2.招聘计划制定：人力资源专员根据招聘需求制定招聘计划，明确招聘岗位、招聘人数、招聘渠道、招聘时间等内容。3.招聘信息发布：人力资源专员通过医院官网、招聘网站、社交媒体等渠道发布招聘信息，同时利用内部推荐、人才库等方式拓宽招聘渠道。4.简历筛选：人力资源专员收集应聘人员简历，按照招聘岗位要求进行初步筛选，筛选出符合基本条件的人员进入面试环节。5.面试组织：人力资源专员组织面试，面试分为初试和复试两个环节。初试由人力资源专员和用人部门负责人共同进行，主要考察应聘人员的基本素质、专业知识和工作经验等；复试由医院相关领导或部门负责人进行，进一步考察应聘人员的综合能力和与岗位的匹配度。6.录用决策：面试结束后，人力资源专员汇总面试结果，综合考虑应聘人员的表现和岗位需求，提出录用建议，报医院领导审批。7.录用通知：经医院领导审批通过后，人力资源专员向录用人员发送录用通知，告知其报到时间、地点、所需材料等信息。8.入职手续办理：录用人员报到后，人力资源专员按照医院入职流程为其办理入职手续，包括签订劳动合同、办理入职登记、发放工作证件、介绍医院规章制度等，并组织新员工培训。四、工作纪律（一）考勤纪律1.行政科工作人员应严格遵守医院考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.如需请假，应提前按照规定填写请假申请表，经批准后方可离岗。请假期间应保持通讯畅通，以便及时处理工作事务。3.行政秘书负责做好行政科人员的考勤记录，每月定期统计考勤情况，并将考勤结果报科长审核。（二）工作纪律1.严格遵守医院各项规章制度，服从工作安排，认真履行岗位职责，不得推诿、扯皮。2.工作时间内不得擅自离岗、串岗、聊天、玩游戏等，保持良好的工作秩序。3.保守医院机密信息，不得泄露医院内部文件、数据、工作动态等信息，不得私自将医院资料带出医院。4.对待工作要认真负责，注重细节，确保工作质量和准确性。对于重要工作任务，应按时完成并及时汇报工作进展情况。5.加强团队协作，与同事之间保持良好的沟通和合作关系，互相支持、互相帮助，共同完成工作任务。（三）廉洁纪律1.严格遵守廉洁自律各项规定，不得利用职务之便谋取私利，不得接受供应商、合作单位等的贿赂、回扣或其他不正当利益。2.在办公用品采购、设备维修、物资管理等工作中，要坚持公平、公正、公开的原则，严格按照规定程序操作，确保采购物资和服务的质量和价格合理。3.加强自身廉洁意识教育，自觉抵制各种腐败行为，维护医院的良好形象。五、绩效考核（一）考核原则1.客观公正原则：绩效考核应基于客观事实和工作表现，确保考核结果公平、公正。2.全面考核原则：从工作业绩、工作能力、工作态度等多个维度对行政科工作人员进行全面考核。3.激励改进原则：通过绩效考核，激励工作人员积极工作，发现问题及时改进，提高工作绩效。（二）考核内容1.工作业绩：主要考核工作人员完成工作任务的数量、质量、效率以及工作成果对医院行政工作的贡献等。2.工作能力：包括专业知识、业务技能、沟通协调能力、组织管理能力等方面的考核。3.工作态度：考核工作人员的责任心、敬业精神、团队合作意识、工作积极性等。（三）考核方式1.定期考核：每月进行一次定期考核，由行政科科长根据工作人员的日常工作表现进行评分。2.不定期考核：根据医院工作需要或突发事件，对工作人员进行不定期考核，重点考核其在特殊情况下的工作表现和应急处