基层干部档案工作制度

PAGE基层干部档案工作制度一、总则（一）目的为加强基层干部档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在干部选拔任用、培养教育、管理监督等方面的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内全体基层干部档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实可靠，如实反映干部的经历、政治表现、业务能力等情况。2.完整性原则：全面收集干部在各个方面形成的具有保存价值的材料，保证档案材料的齐全完整。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保干部档案信息不泄露。4.规范性原则：按照规定的程序、方法和标准进行档案管理，保证档案管理工作的规范化、科学化。二、档案管理职责（一）组织人事部门职责1.负责制定和完善基层干部档案工作制度，并组织实施。2.指导、监督和检查基层干部档案管理工作。3.负责审核基层干部档案材料的收集、整理、归档等工作。4.负责档案的查阅、借阅、转递等管理工作。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化。（二）档案管理人员职责1.负责基层干部档案的日常管理工作，包括档案材料的收集、整理、归档、保管等。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案的安全和完整。3.负责档案的信息化录入和维护，保证档案信息的准确、及时更新。4.按照规定办理档案的查阅、借阅、转递等手续，做好登记和记录工作。5.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。（三）基层干部所在部门职责1.负责及时收集本部门基层干部形成的各类档案材料，并按照要求整理后移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。3.配合档案管理部门做好档案信息的核实和补充工作。三、档案内容（一）履历材料1.干部履历表。2.自传。3.干部参加工作后的主要经历及任职情况的详细说明。（二）自传材料1.干部本人撰写的自传。2.对自传内容的补充说明材料。（三）鉴定、考核、考察材料1.干部定期考核、年度考核、任职期满考核等材料。2.干部选拔任用考察、试用期考察等材料。3.对干部的专项考察、鉴定材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书、证明材料。2.干部参加各类培训的结业证书、培训鉴定等材料。3.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等材料。（五）政审材料1.政治历史情况审查表。2.入党、入团志愿书及相关审批材料。3.对干部政治历史问题的审查结论及处理决定。（六）党团材料1.党员、团员登记表。2.党团关系介绍信及转移情况记录。3.党团组织生活记录、奖惩情况等材料。（七）奖励材料1.各级各类表彰奖励的决定、证书等材料。2.个人获得的荣誉称号、奖励事迹材料。（八）处分材料1.对干部违纪违规行为的处分决定、调查报告等材料。2.干部对处分决定的申诉及复查处理材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资待遇证明等材料。2.干部任免审批表、任职通知等材料。3.干部出国（境）审批表、护照使用记录等材料。（十）其他可供组织参考的材料1.反映干部个人重要情况的报告、说明等材料。2.干部在工作中取得的重要成果、业绩材料及相关证明。3.其他与干部身份、工作经历等有关的重要材料。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案内容的要求，及时收集本部门基层干部形成的各类档案材料，并定期移交档案管理部门。对于重要的、时效性较强的材料，应随时收集并移交。2.收集的档案材料应真实、完整、齐全，文字表述准确，格式规范。材料上的签名、盖章等手续应完备。3.档案材料应使用A4规格纸张，采用钢笔、毛笔或中性笔书写，字迹应工整、清晰。（二）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持档案材料之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照档案内容的类别和时间顺序进行整理，同一类别的材料应集中排列，不同类别的材料之间应保持适当的间隔。3.档案材料应进行分类编号，编号应科学合理，便于查找和管理。（三）整理方法1.对收集到的档案材料进行分类，分为履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、学历学位培训专业技术职务材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免出国（境）材料及其他材料等十大类。2.每一类材料按照时间顺序进行排列，同一材料有多份的，应按形成时间先后顺序排列。3.对每份档案材料进行编号，编号应包括类别号、顺序号等信息。类别号采用阿拉伯数字表示，顺序号采用流水号表示。例如，履历材料的编号为1001，自传材料的编号为2001等。4.编制档案材料目录，目录应包括材料名称、编号、日期、来源等信息。目录应打印或抄写在专用的目录纸上，一式两份，一份装订在档案内，一份单独成册作为检索工具。五、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。2.库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备。（二）保管方式1.档案应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份应定期进行，确保数据的安全性和完整性。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、查阅、借阅、转递及保管情况等信息。（三）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。清查内容包括档案的数量、质量、保管情况等。2.在清查过程中，如发现档案材料有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或处理。3.对清查结果应进行详细记录，并形成清查报告。清查报告应包括清查时间、范围、结果、存在问题及处理意见等内容。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.组织人事部门因工作需要可查阅基层干部档案。2.纪检监察部门在调查核实干部问题时，可查阅相关干部档案。3.其他部门因工作需要查阅档案的，应经组织人事部门负责人批准。4.基层干部本人因工作需要查阅本人档案的，应经组织人事部门同意。（二）查阅程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等信息，并经相关负责人批准。2.档案管理人员应根据批准的查阅申请表，提供相应的档案材料，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应爱护档案材料，不得在档案材料上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏。查阅完毕后，应及时将档案材料归还档案管理人员，并办理归还手续。（三）借阅权限1.因特殊情况需要借阅档案的，应经组织人事部门负责人批准，并严格控制借阅范围和时间。2.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅范围、借阅时间等信息，并经相关负责人批准。3.档案管理人员应根据批准的借阅申请表，将档案材料借给借阅人员，并办理借阅手续。借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。（四）借阅要求1.借阅人员应妥善保管档案材料，不得转借他人，不得擅自复制、拍摄、传播档案内容。2.借阅人员应在借阅期限届满前归还档案，如需延期借阅，应提前向档案管理人员提出申请，并说明理由。3.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案材料的完整性和完好性，如发现有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。七、档案转递（一）转递条件1.干部工作调动、职务变动、辞职、退休等原因需要转递档案的，应及时办理档案转递手续。2.干部因其他特殊原因需要转递档案的，应经组织人事部门批准。（二）转递程序1.转出档案时，档案管理人员应填写《干部档案转递通知单》，并密封档案。《干部档案转递通知单》应注明档案转递的原因、接收单位名称、地址、联系人及联系电话等信息。2.将密封后的档案通过机要交通或专人送取的方式转递给接收单位，并将《干部档案转递通知单》回执及时收回存档。3.接收单位收到档案后，应认真核对档案材料的完整性和准确性，并在《干部档案转递通知单》回执上签字盖章后及时寄回转出单位。（三）转递要求1.档案转递应严格按照规定的程序和方式进行，确保档案的安全和准确转递。2.档案转递过程中，应注意保护档案材料，避免档案材料的损坏、丢失等情况发生。3.档案管理人员应及时跟踪档案转递情况，确保档案按时、准确到达接收单位。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的基层干部档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化采集、存储、检索和利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，为干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作提供更加便捷、高效的服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类、编号、存储等管理。2.信息录入：将档案材料中的相关信息录入信息化管理系统，确保信息的准确、完整。3.系统维护：定期对信息化管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。4.安全管理：建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息的安全保护，防止信息泄露。（三）信息化利用方式1.通过信息化管理系统实现档案信息的快速检索和查询，提高档案利用效率。2.利用信息化管理系统对档案信息进行统计分析，为干部管理工作提供决策支持。3.通过网络平台实现档案信息的共享和交流，方便相关部门和人员查阅和利用档案信息。九、监督与检查（一）监督检查主体组织人事部门负责对基层干部档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案材料收集、整理、归档、保管等工作的质量。3.档案查阅、借阅、转递等管理工作的规范性。4.档案信息化建设及管理情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年组织一次全面的档案管理工作检查，对档案管理工作进行全面评估。2.不定期抽查：根据工作需要，不定期对部分基层干部档案管理工作进行抽