学校物资采购工作制度

PAGE学校物资采购工作制度一、总则（一）目的为了加强学校物资采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在教学、科研、行政、后勤等工作中所需物资的采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和相关政策，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则遵循公平、公正、公开的原则，维护学校和供应商的合法权益。3.效益优先原则注重采购效益，提高资金使用效率，降低采购成本。4.质量保证原则确保所采购物资的质量符合学校教学、科研和工作的实际需求。二、采购计划管理（一）采购需求申报1.各部门、各单位根据教学、科研、行政、后勤等工作的实际需要，定期申报采购需求。2.采购需求申报应详细说明物资的名称、规格、型号、数量、技术要求、预算金额等内容。（二）采购计划编制1.学校采购管理部门根据各部门、各单位申报的采购需求，结合学校的财力状况和物资库存情况，编制年度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并报学校领导审批。（三）采购计划调整1.采购计划一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购计划，应提前向学校采购管理部门提出申请，并说明调整的原因和内容。2.采购管理部门对调整申请进行审核后，报学校领导审批。经批准后，方可调整采购计划。三、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.达到下列标准之一的货物和服务采购项目，必须采用公开招标方式：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上的；年度内采购同类货物、服务累计金额超过200万元以上的。3.公开招标的程序包括：招标公告发布、报名及资格预审、招标文件编制与发售、投标文件编制与提交、开标、评标、中标公示、合同签订等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.符合下列情形之一的货物和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标的程序与公开招标基本相同，但在招标公告发布环节，招标人应向三个以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商（不少于三家）进行谈判，最后从中确定中标供应商的一种采购方式。2.符合下列情形之一的货物和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判的程序包括：成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商等环节。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购的程序包括：成立采购小组、编制单一来源采购文件、公示、签订合同等环节。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价的程序包括：成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商等环节。四、采购流程（一）采购申请1.各部门、各单位根据采购计划，填写《学校物资采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、技术要求、预算金额等内容，并经部门负责人签字确认后，报学校采购管理部门。2.采购管理部门对采购申请进行审核，审核通过后，报学校领导审批。（二）采购实施1.根据采购方式的不同，按照相应的程序组织采购活动。公开招标、邀请招标采购项目，由采购管理部门委托具有相应资质的招标代理机构组织实施。竞争性谈判、单一来源采购、询价采购项目，由采购管理部门组织成立采购小组进行采购。2.在采购过程中，采购人员应严格按照采购文件的要求进行操作，确保采购活动的公平、公正、公开。（三）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购管理部门应及时与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门、使用部门等相关部门备案。（四）验收付款1.采购物资到货后，使用部门应按照采购合同的要求及时组织验收。验收合格后，使用部门应填写《学校物资采购验收单》，并经部门负责人签字确认后，报采购管理部门。2.采购管理部门对验收情况进行审核后，报财务部门办理付款手续。财务部门应按照采购合同的约定，及时支付采购款项。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，对拟参与学校物资采购的供应商进行资格审查。2.供应商应具备以下条件：具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；法律、行政法规规定的其他条件。3.供应商准入程序包括：供应商申请、资格审查、实地考察、准入审批等环节。（二）供应商评价1.建立供应商评价制度，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。2.评价方式包括：日常评价、定期评价、专项评价等。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先采购权，对于表现较差的供应商进行警告、暂停采购直至取消准入资格等处理。（三）供应商淘汰1.对于出现下列情形之一的供应商，应予以淘汰：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的；拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的；有其他严重违法行为的。2.供应商淘汰程序包括：提出淘汰建议、调查核实、淘汰审批、公告等环节。六、采购监督与审计（一）内部监督1.学校成立采购监督小组，负责对采购活动进行全过程监督。2.采购监督小组应定期对采购计划执行情况、采购方式选择、采购流程、合同签订与履行等情况进行检查，发现问题及时督促整改。（二）审计监督1.学校审计部门定期对采购项目进行审计，重点审计采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、合同签订与履行情况、资金使用效益等方面。2.审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议，并督促相关部门进行整改。七、采购档案管理（一）档案内容1.采购项目的相关文件，包括采购申请、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同等。2.采购过程中的相关记录，如开标记录、谈判记录、询价记录等。3.采购项目的验收文件，包括验收申请、验收报告、验收单等。4.采购项目的付款凭证、发票等财务资料。（二）档案保管1.采购档