学校档案室工作制度

PAGE学校档案室工作制度一、总则（一）目的学校档案室工作制度旨在加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护学校历史真实面貌，为学校各项工作提供有力支持和保障。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位及全体教职员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案实行集中统一管理，由学校档案室归口负责全校档案工作，对各类档案进行集中收集、整理、保管和利用。2.真实性原则档案应如实反映学校各项工作的历史过程和实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集学校在教学、科研、管理、服务等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案信息予以保密，防止档案信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案管理信息化水平，为档案利用者提供便捷、高效的服务，充分发挥档案的作用。二、档案管理机构及职责（一）档案室1.负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度并组织实施。2.集中统一管理学校各类档案，接收、整理、保管和统计学校各部门、各单位移交的档案资料。3.对学校档案工作进行业务指导和监督检查，组织开展档案业务培训和宣传教育活动。4.开发利用档案信息资源，编制档案检索工具和参考资料，为学校教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。5.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。6.做好档案安全保管工作，配备必要的档案保管设施设备，确保档案实体安全和信息安全。（二）档案工作领导小组1.学校成立档案工作领导小组，由学校领导及相关部门负责人组成。2.负责研究决定学校档案工作的重大事项，协调解决档案工作中的重要问题，指导和监督学校档案工作。3.定期召开档案工作会议，听取档案工作汇报，部署档案工作任务，推动档案工作与学校各项工作协调发展。（三）各部门、各单位档案工作兼职人员1.在本部门、本单位负责人的领导下，负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照学校档案工作要求，做好日常文件材料的分类、立卷、归档工作，确保档案的完整、准确、系统。3.协助档案室开展档案业务培训和宣传教育活动，提高本部门、本单位教职员工的档案意识。4.及时向档案室报送档案工作情况，配合档案室做好档案的统计、清查等工作。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.学校在教学、科研、管理、服务等活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、录音录像、实物等。2.上级主管部门下发的与学校有关的文件材料，学校向上级主管部门报送的文件材料。3.学校与校外单位签订的合同、协议、合作项目文件等。4.学校举办的各类会议、活动形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要、照片、音像资料等。5.学校教学、科研成果材料，如教学大纲、教案、课件、科研项目申报书、研究报告、论文、著作、获奖证书等。6.学校人事档案材料，包括教职工的履历、考核、任免、奖惩、工资、职称、培训等方面的文件材料。7.学校财务档案材料，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。8.学校基建档案材料，包括工程项目的立项、规划、设计、施工、竣工验收等环节形成的文件材料。9.学校设备档案材料，包括设备的购置、验收、安装、调试、维修、报废等过程中形成的文件材料。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门、本单位形成的文件材料，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.电子文件应采用通用格式，确保能够长期有效读取，并按照规定进行整理和存储。4.照片、录音录像等声像档案应主题明确，图像清晰，声音清楚，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。5.实物档案应保持完好，具有一定的代表性和纪念意义，并附上相关说明材料。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，一般应在次年上半年归档。2.教学、科研项目等文件材料，在项目结束后三个月内归档。3.基建工程项目文件材料，在项目竣工验收后一个月内归档。4.设备购置、验收等文件材料，在设备投入使用后一个月内归档。5.人事档案材料，按照人事管理规定及时归档。（四）归档程序1.各部门、各单位档案兼职人员对收集的文件材料进行初步整理，按照档案分类方案进行分类、组卷，编制卷内目录。2.填写档案移交清单，注明档案的类别、数量、移交日期等信息，一式两份，一份由移交部门留存，一份交档案室。3.档案室对移交的档案进行审核，检查档案的整理质量、完整性和准确性，对不符合要求的档案退回移交部门重新整理。4.审核合格的档案，由档案室接收并进行统一编号、登记，上架保管。四、档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于档案的数字化处理和管理。（二）分类方法1.学校档案采用年度机构保管期限分类法。2.年度：按照文件材料形成的年度进行分类。3.机构：按照学校内部机构设置进行分类，同一机构形成的文件材料集中在一起。4.保管期限：根据文件材料的重要程度和保存价值，分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种保管期限。（三）整理要求1.纸质档案应去除金属物，破损的文件应进行修补或复制，字迹模糊的应进行字迹加固处理。2.按照卷内文件排列顺序，依次编写页号，标注在文件正面右上角或背面左上角。3.编制卷内目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，一式两份，一份放在卷首，一份随卷保存。4.填写备考表，注明卷内文件的缺损、补充、移出、销毁等情况，由立卷人、检查人签名，放在卷尾。5.装订档案应整齐牢固，不掉页、不压字、不损坏文件，便于翻阅。6.电子档案应按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）的要求进行整理，建立电子档案目录数据库，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。五、档案的保管（一）保管场所1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度调控设备、照明设备等。（二）档案装具1.档案应采用档案密集架存放，密集架应符合国家相关标准和要求，排列整齐，便于通风和管理。2.档案盒应采用符合档案保管要求的无酸纸制作，规格统一，能够有效保护档案。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行备份，异地存放。（三）档案保管期限划分1.永久保管的档案（1）学校制定的重要规章制度、规范性文件。（2）学校历史沿革、大事记、组织沿革等反映学校发展历程的重要文件。（3）学校与上级主管部门、其他单位签订的具有长期法律效力的合同、协议。（4）学校教学、科研、管理等方面的重大决策、重要成果材料。（5）学校人事档案中具有永久保存价值的材料。（6）学校财务档案中涉及学校资产、财务状况等重要文件。（7）学校基建档案中关于学校整体规划、重大建设项目的文件。（8）其他具有重要历史价值和长远利用价值的文件材料。2.长期保管的档案（1）学校一般性规章制度、规范性文件。（2）学校教学、科研、管理等方面的常规工作文件材料。（3）学校人事档案中具有一定保存价值的材料。（4）学校财务档案中一般的会计凭证、账簿、报表等。（5）学校基建档案中一般性建设项目的文件。（6）学校设备档案中使用期限较长的设备文件。（7）其他在较长时间内具有利用价值的文件材料。3.短期保管的档案（1）学校临时性工作形成的文件材料。（2）学校一般性事务文件，如一般性通知、便函等。（3）学校人事档案中短期保存的材料。（4）学校财务档案中保管期限较短的文件。（5）学校设备档案中使用期限较短的设备文件。（6）其他在较短时间内具有参考价值的文件材料。（四）档案保管要求1.档案室应建立健全档案保管制度，明确档案保管人员的职责，定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全完整。2.对破损、褪色、字迹模糊的档案应及时进行修复或复制，对超过保管期限的档案应按照规定进行鉴定和销毁。3.严格执行档案借阅制度，借阅档案应办理借阅手续，按时归还，不得擅自转借他人或带出档案室。4.加强档案信息化管理，建立档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用，同时做好电子档案的备份和安全保密工作。5.档案库房应保持整洁，严禁在库房内吸烟、存放易燃、易爆物品，严禁无关人员进入库房。六、档案的利用（一）利用范围1.学校内部教职员工因教学、科研、管理等工作需要查阅档案。2.上级主管部门、其他单位因工作需要查阅学校相关档案。3.学生因学籍管理、论文写作等需要查阅个人档案及相关教学档案。4.社会有关方面因合法需要查阅学校档案，需按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅档案：利用者可到档案室查阅纸质档案或通过档案管理系统查阅电子档案。2.借阅档案：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制档案：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案室负责人批准后，按照规定进行复制。复制档案应保证内容完整、清晰，与原件一致，并注明复制日期和复制人。（三）利用手续1.校内人员查阅档案，应持本人有效证件到档案室填写查阅登记表，说明查阅目的和范围，经档案室工作人员审核后，方可查阅。2.校外人员查阅档案，应持单位介绍信和本人有效证件，提前与档案室联系，说明查阅目的和范围，经学校档案工作领导小组批准后，方可查阅。查阅时，应在档案室工作人员的陪同下进行。3.借阅档案，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、丢失或损坏档案。4.复制档案，应填写复制申请表，注明复制档案的名称、数量、用途等信息，经档案室负责人批准后，按照规定进行复制。复制档案应按照学校规定收取一定的费用。（四）利用监督1.档案室应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、数量等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和利用效果，为档案管理工作提供参考依据。3.加强对档案利用过程的监督检查，发现问题及时处理，确保档案利用工作的规范、有序进行。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。档案鉴定小组负责对学校档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定和学校档案保管期限划分标准，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，应予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保管。3.鉴定档案时，应充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和凭证作用。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对学校档案进行全面清查，逐卷逐件地审查档案内容，确定档案的保管期限是否合理，是否已失去保存价值。2.对拟销毁的档案，档案鉴定小组应填写档案销毁鉴定表，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，经档案鉴定小组全体成员签字同意后，报学校档案工作领导小组审批。3.学校档案工作领导小组对档案销毁鉴定表进行审核，