大学机要管理工作制度

PAGE大学机要管理工作制度一、总则（一）目的为加强大学机要管理工作，确保学校各类机要文件、资料和信息的安全、准确、及时传递与处理，维护学校正常的教学、科研和管理秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位涉及机要管理工作的相关活动。（三）基本原则1.严格保密原则：机要管理工作必须严格遵守国家保密法律法规，确保机要信息不泄露。2.准确及时原则：机要文件的传递、处理要准确无误，及时高效，不得延误。3.规范操作原则：机要管理工作要严格按照规定的程序和标准进行操作，确保工作的规范性和严肃性。4.安全可靠原则：机要信息的存储、传输要确保安全可靠，防止信息丢失、损坏或被非法获取。二、机要文件管理（一）文件的收发1.收文机要室负责接收来自上级机关、其他单位的机要文件。收到文件后，要及时进行登记，详细记录文件的名称、文号、发文机关、日期、份数等信息。对收到的机要文件进行初步审核，检查文件的完整性、准确性和保密性。如发现问题，要及时与发文机关联系核实。将审核后的机要文件按照规定的程序进行传阅或分送相关领导和部门。2.发文各部门、各单位拟制的机要文件，必须经部门负责人审核签字后，送机要室统一编号、登记。机要室对发文进行严格审核，重点审核文件内容是否符合法律法规和学校政策，格式是否规范，密级确定是否准确等。审核无误后，进行排版、印制。发文印制完成后，机要室要对文件的印刷质量进行检查，确保文件清晰、完整。然后按照规定的范围进行分发，并做好分发记录。（二）文件的传阅与借阅1.传阅机要文件传阅要严格按照规定的范围和顺序进行，不得擅自扩大传阅范围或改变传阅顺序。传阅过程中，要建立传阅登记制度，记录文件传阅的时间、传阅人等信息，确保文件的传递有迹可循。传阅人员要及时阅读文件，不得积压，阅读完毕后要在规定时间内将文件退回机要室。2.借阅因工作需要借阅机要文件的人员，必须填写借阅申请表，注明借阅文件的名称、文号、借阅原因、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到机要室办理借阅手续。机要室对借阅申请进行审核，严格控制借阅范围和期限。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，必须重新办理申请手续。借阅人员要妥善保管借阅的机要文件，不得转借他人，不得擅自复制、摘录文件内容。借阅期满后，要及时将文件归还机要室，并办理归还手续。（三）文件的保管与清退1.保管机要室要设立专门的机要文件库房，配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保机要文件的安全保管。机要文件要按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，建立详细的档案目录，便于查找和管理。定期对机要文件进行清查核对，确保文件的数量、完整性与登记记录一致。2.清退根据上级机关的要求或学校工作的需要，机要室要及时对机要文件进行清退。清退文件时，要认真核对文件的数量、文号等信息，确保清退工作准确无误。对清退回来的机要文件，要进行妥善处理，需要销毁的要按照规定的程序进行销毁，不得擅自留存或丢弃。三、机要通信管理（一）通信设备与网络安全1.机要通信设备学校配备专门的机要通信设备，如加密传真机、加密计算机等，并确保设备的正常运行和安全性能。机要通信设备要专人专用，不得转借他人使用。使用人员要严格按照操作规程进行操作，定期对设备进行维护保养，确保设备的可靠性。2.网络安全机要信息传输要通过学校内部的机要网络进行，严禁通过公共网络传输机要信息。加强对机要网络的安全管理，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护措施，防止网络攻击和信息泄露。定期对机要网络进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。（二）通信内容管理1.加密通信机要通信要采用加密技术进行传输，确保通信内容的保密性。加密密钥要严格管理，定期更换。发送机要信息时，要对信息进行加密处理，并在信封、传真封面等显著位置标明密级。接收加密机要信息时，要按照规定的解密程序进行解密，不得擅自解密或泄露解密方法。2.通信记录机要通信要建立详细的通信记录，记录通信的时间、地点、通信内容、通信双方等信息。通信记录要妥善保存，以备查阅。对重要的机要通信，要进行备份，确保通信内容的可追溯性。四、机要人员管理（一）人员配备与资质要求1.人员配备机要室要配备政治素质高、责任心强具有保密意识的专职机要人员。机要人员数量要根据学校机要管理工作的实际需要合理确定。机要人员要保持相对稳定，如有人员变动，要及时做好交接工作。2.资质要求机要人员必须具备良好的政治素质和职业道德，热爱机要工作，严守保密纪律。机要人员要经过专业培训，熟悉机要管理工作的业务知识和技能，具备较强的文字处理能力和计算机操作能力。机要人员要定期进行保密教育和业务培训，不断提高自身素质和业务水平。（二）人员考核与奖惩1.考核建立机要人员考核制度，定期对机要人员的工作表现、业务能力、保密纪律等方面进行考核。考核结果作为机要人员晋升、奖惩的依据。考核内容包括工作任务完成情况、文件处理的准确性和及时性、保密制度执行情况、工作态度和责任心等方面。2.奖惩对在机要管理工作中表现突出、成绩显著的机要人员，给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉称号、奖金、晋升等。对违反机要管理工作制度、泄露机要信息的机要人员，要视情节轻重给予批评教育、警告、记过、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。五、机要工作监督与检查（一）内部监督1.机要室自查机要室要定期对机要管理工作进行自查，检查机要文件的收发、传阅、保管等环节是否符合规定，通信设备和网络是否安全，人员操作是否规范等。对自查中发现的问题，要及时进行整改，并做好记录。2.部门互查学校定期组织各部门之间的机要管理工作互查，通过交叉检查的方式，发现机要管理工作中存在的共性问题和薄弱环节，促进各部门之间相互学习、相互提高。互查结束后，要形成互查报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受上级检查机要室要积极配合上级机关对学校机要管理工作的检查，如实汇报工作情况，提供相关资料和文件。对上级检查中提出的问题，要认真整改，并及时将整改情况报告上级机关。2.接受保密部门监督机