大学外事工作制度汇编

PAGE大学外事工作制度汇编一、总则（一）目的为加强我校外事工作的规范化、制度化建设，保障外事工作的顺利开展，促进国际交流与合作，提升学校的国际化水平，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于我校与国外及港澳台地区的院校、机构、组织等开展的各类外事活动，包括但不限于师生交流、学术合作、国际会议、外事接待等。（三）基本原则1.遵守国家法律法规和外事政策，维护国家主权、安全和利益。2.坚持平等互利、友好合作、相互尊重的原则，积极拓展国际交流与合作渠道。3.注重实效，围绕学校的中心工作和发展战略，推动教育教学、科学研究、人才培养等方面的国际交流与合作。4.规范管理，严格审批程序，确保外事活动的质量和安全。二、外事工作管理机构及职责（一）学校外事工作领导小组1.组成学校外事工作领导小组由校领导及相关职能部门负责人组成。2.职责（1）贯彻执行国家外事政策和有关法律法规，研究制定学校外事工作的方针、政策和规章制度。（2）审议学校外事工作规划和年度计划，统筹协调学校重大外事活动。（3）指导、监督学校各部门的外事工作，协调解决外事工作中的重大问题。（二）国际交流与合作处1.职责（1）负责学校外事工作的归口管理，拟订外事工作计划和规章制度，报学校外事工作领导小组批准后组织实施。（2）组织开展对外交流与合作项目的调研、论证、申报和实施工作，拓展国际交流与合作渠道。（3）负责接待来访的国外及港澳台地区的代表团、学者等，安排外事活动和外事接待工作。（4）负责师生出国（境）交流项目的组织、申报、审批和管理工作，办理出国（境）手续。（5）负责外籍教师和专家的聘请、管理和服务工作。（6）负责学校与国外及港澳台地区院校、机构的校际交流与合作协议的签订、执行和管理工作。（7）负责外事信息的收集、整理和发布工作，开展外事宣传和外事教育活动。（8）负责学校外事档案的管理工作。（三）各学院及相关部门1.职责（1）根据学校外事工作规划和年度计划，结合本单位实际情况，制定本单位外事工作计划，并组织实施。（2）负责本单位师生出国（境）交流项目的申报和初审工作，配合国际交流与合作处做好出国（境）手续的办理工作。（3）负责接待来访的国外及港澳台地区与本单位相关的代表团、学者等，协助国际交流与合作处做好外事接待工作。（4）负责本单位与国外及港澳台地区院校、机构的交流与合作项目的联络、洽谈和实施工作。（5）负责本单位外籍教师和专家的日常管理和服务工作。（6）及时向国际交流与合作处报送本单位外事工作信息。三、外事活动审批制度（一）审批原则1.凡涉及我校与国外及港澳台地区的院校、机构、组织等开展的外事活动，均需按本制度规定进行审批。2.外事活动应符合国家法律法规和外事政策，有利于学校的发展和国际交流与合作。3.外事活动应注重实效，严格控制活动规模和经费支出。（二）审批程序1.申请（1）主办单位或个人应提前填写《外事活动申请表》，详细说明活动的目的、内容、时间、地点、参与人员、经费预算等情况，并提交相关的背景材料和合作协议（草案）等。（2）《外事活动申请表》经所在单位负责人审核同意后，报国际交流与合作处。2.审核（1）国际交流与合作处对申请材料进行审核，重点审核活动的必要性、可行性、合规性以及经费预算的合理性等。（2）对于重大外事活动，国际交流与合作处应组织相关部门进行联合审核，并报学校外事工作领导小组审批。3.审批（1）经审核同意的外事活动，由国际交流与合作处报学校领导审批。（2）学校领导根据审核意见作出审批决定。对于批准的外事活动，国际交流与合作处应及时通知主办单位或个人，并协助办理相关手续。（三）审批权限1.一般性外事活动，由国际交流与合作处负责人审批。2.重要外事活动，经国际交流与合作处审核后，报学校分管外事工作的领导审批。3.重大外事活动，经国际交流与合作处组织联合审核后，报学校外事工作领导小组审批。（四）变更与终止1.外事活动经批准后，如需变更活动内容、时间、地点、参与人员等重要事项，主办单位或个人应提前向国际交流与合作处提出书面申请，经审核同意并报学校领导批准后方可变更。2.外事活动因故无法按计划实施或需要提前终止的，主办单位或个人应及时向国际交流与合作处报告，并说明原因。经审核同意后，办理相关终止手续。四、师生出国（境）管理规定（一）出国（境）审批1.我校师生出国（境）参加学术会议、合作研究、进修培训、访问交流等活动，均需按规定履行审批手续。2.出国（境）申请应填写《师生出国（境）申请表》，详细说明出国（境）的目的、内容、时间、地点、参与人员、经费预算等情况，并提交相关的邀请函、会议通知、合作协议等材料。3.《师生出国（境）申请表》经所在单位负责人审核同意后，报国际交流与合作处。国际交流与合作处对申请材料进行审核，重点审核出国（境）的必要性、可行性、合规性以及经费预算的合理性等。对于符合条件的申请，报学校领导审批。4.学校领导根据审核意见作出审批决定。对于批准的出国（境）申请，国际交流与合作处应及时通知申请人，并协助办理相关手续。（二）出国（境）手续办理1.申请人应按照国家有关规定和学校要求，准备好办理出国（境）手续所需的材料，如护照、签证、机票、境外保险等。2.国际交流与合作处负责指导申请人填写相关表格，审核申请材料，并统一报送上级主管部门审批。3.申请人应按照上级主管部门的要求，及时办理护照、签证等手续，并将办理情况及时反馈给国际交流与合作处。4.国际交流与合作处负责协调学校相关部门，为申请人办理机票预订、境外保险购买等手续。（三）出国（境）期间管理1.出国（境）人员应严格遵守国家法律法规和外事纪律，尊重所在国家和地区的风俗习惯，维护国家尊严和学校声誉。2.出国（境）人员应按照批准的计划和任务开展工作和学习，不得擅自变更行程、延长在外期限或从事与批准任务无关的活动。3.出国（境）人员应定期向所在单位和国际交流与合作处报告在外工作和学习情况，遇有重要事项应及时请示汇报。4.出国（境）人员回国后，应在规定时间内到国际交流与合作处办理销假手续，并提交出国（境）总结报告。（四）回国后考核1.出国（境）人员回国后，所在单位应根据其出国（境）任务完成情况进行考核。2.考核内容包括学术成果、合作交流情况、带回的先进技术和经验等方面。3.考核结果作为出国（境）人员职称评定、岗位晋升、绩效奖励等的重要依据。五、外籍教师和专家管理办法（一）聘请原则1.按需聘请，根据学校教学、科研和学科建设的需要聘请外籍教师和专家。2.择优聘请，注重选拔具有较高学术水平和丰富教学经验的外籍教师和专家。3.规范管理，建立健全外籍教师和专家的管理制度，确保其教学、科研和生活等方面的权益得到保障。（二）聘请程序1.用人部门根据工作需要，填写《外籍教师和专家聘请申请表》，详细说明聘请的岗位、专业、人数、期限、待遇等情况，并提交相关的岗位需求说明、教学科研计划等材料。2.《外籍教师和专家聘请申请表》经所在单位负责人审核同意后，报国际交流与合作处。国际交流与合作处对申请材料进行审核，重点审核聘请的必要性、可行性、合规性以及待遇标准的合理性等。3.国际交流与合作处根据审核意见，通过多种渠道发布招聘信息，组织招聘面试等工作。对于拟聘请的外籍教师和专家，国际交流与合作处应进行背景调查和资格审查。4.经审核和审查合格的外籍教师和专家，国际交流与合作处应与其签订聘用合同，并报学校领导审批。5.学校领导批准后，国际交流与合作处负责办理外籍教师和专家的来华手续，包括邀请函、签证、居留许可等。（三）管理与服务1.国际交流与合作处负责外籍教师和专家的日常管理和服务工作，包括工作安排、教学科研指导、生活保障等方面。2.用人部门应协助国际交流与合作处做好外籍教师和专家的管理和服务工作，为其提供必要的工作条件和支持。3.外籍教师和专家应遵守中国法律法规和学校的各项规章制度，认真履行聘用合同约定的职责和义务。4.学校应为外籍教师和专家提供必要的培训和交流机会，帮助其了解中国文化和教育情况，提高教学科研水平。（四）解聘与续聘1.外籍教师和专家聘用期满，如需续聘，用人部门应提前向国际交流与合作处提出书面申请，经审核同意并报学校领导批准后，办理续聘手续。2.外籍教师和专家在聘用期间，如有违反中国法律法规或学校规章制度、教学科研工作不称职、严重违反师德师风等情况，学校有权提前解聘，并按照聘用合同的约定处理。3.外籍教师和专家解聘后，国际交流与合作处应及时办理相关手续，如注销居留许可、结清工资待遇等。六、外事经费管理规定（一）经费来源外事经费来源主要包括学校预算安排、科研项目经费、社会捐赠、合作项目经费等。（二）经费预算1.外事活动主办单位或个人应根据活动的实际需要，编制详细的经费预算，包括人员费用、交通费用、住宿费用、餐饮费用、会议费用、资料费用、设备购置费用等。2.经费预算应报国际交流与合作处审核，经学校领导批准后纳入学校年度预算。（三）经费使用1.外事经费应严格按照预算执行，专款专用，不得挪作他用。2.外事经费的报销应按照学校财务制度的规定办理，提供真实、合法、有效的报销凭证。3.外事活动中涉及的礼品、纪念品等费用，应严格按照国家有关规定执行，不得超标准支出。4.外事经费的使用应接受学校财务、审计等部门的监督检查。（四）经费结算1.外事活动结束后，主办单位或个人应及时办理经费结算手续，提交经费决算报告和相关报销凭证。2.国际交流与合作处负责审核经费决算报告，经学校财务部门审核后办理结算手续。七、外事档案管理办法（一）档案内容外事档案主要包括以下内容：1.学校外事工作规划、年度计划、规章制度等文件材料。2.外事活动的申请、审批、实施等过程中形成的文件材料，如申请表、邀请函、会议通知、合作协议、活动总结等。3.师生出国（境）交流项目的申报、审批、手续办理、在外情况报告、回国总结等文件材料。4.外籍教师和专家的聘请、管理、服务等方面的文件材料，如聘用合同、工作安排、教学科研成果等。5.外事接待活动的相关文件材料，如接待计划、接待记录、礼品清单等。6.其他与外事工作相关的文件材料。（二）档案收集1.各部门和个人应及时将外事工作中形成的文件材料整理归档，并定期移交国际交流与合作处。2.国际交流与合作处应指定专人负责外事档案的收集工作，确保档案材料的齐全、完整。（三）档案整理与保管1.国际交流与合作处对外事档案进行分类整理，按照档案管理的要求进行编号、编目、装订等工作。2.外事档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，确保档案的安全和完整。3.定期对外事档案进行检查和清理，对破损、变质的档案及时进行修复和处理。（