合同管理部门工作制度

PAGE合同管理部门工作制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在经济活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准。2.审慎严谨原则：在合同签订前，应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分调查和评估，确保合同条款合法、明确、严谨。3.全程管理原则：对合同从签订前的准备、签订、履行到终止的全过程进行跟踪管理，及时发现和解决问题。4.归口管理原则：合同管理部门负责合同的统一归口管理，各部门负责本部门合同的具体承办和执行。二、合同管理部门职责（一）合同管理部门设置及人员职责1.合同管理部门：设立专门的合同管理部门，配备专业的合同管理人员。合同管理部门负责人负责全面管理合同工作，制定工作计划和目标，组织协调合同管理中的各项事宜。2.合同管理员：负责合同文本的起草、审核、签订、归档等具体工作。对合同条款进行细致审查，确保合同内容符合法律法规和公司利益；跟踪合同履行情况，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题；建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行详细记录。（二）主要职责1.制定和完善合同管理制度，规范合同管理流程。2.参与合同的谈判、起草、审核等前期工作，提出专业意见和建议。3.负责合同的统一编号、分类归档，建立合同台账，定期对合同进行统计和分析。4.监督合同的履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题，对重大合同履行情况进行实时跟踪。5.负责合同纠纷的处理，参与合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼活动。6.组织开展合同管理培训，提高公司员工的合同管理意识和能力。三、合同签订前管理（一）合同对方主体资格审查1.要求合同对方提供营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关证明文件，并进行认真审查。营业执照应年检合格，资质证书应在有效期内，法定代表人身份证明应真实有效。2.通过国家企业信用信息公示系统、信用中国等平台查询合同对方的信用状况，包括是否存在失信记录、经营异常等情况。对于信用状况不佳的合同对方，应谨慎签订合同或采取必要的风险防范措施。（二）合同项目可行性研究1.对于重大合同项目，合同管理部门应会同相关部门进行可行性研究。可行性研究内容包括项目的市场前景分析、技术可行性分析、经济可行性分析等。2.根据可行性研究结果，评估项目的风险和收益，为合同签订提供决策依据。如发现项目存在重大风险或不可行因素，应及时向公司领导汇报，避免签订不利合同。（三）合同文本起草1.合同文本原则上由承办部门负责起草。承办部门应根据合同内容和实际需求，参照相关法律法规和行业示范文本，起草合同初稿，并确保合同条款完整、准确、清晰。2.合同文本应包含以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。同时，根据合同的具体性质和特点，还应约定其他必要条款。（四）合同审核1.合同初稿完成后，承办部门应将合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从法律、经济、技术等方面对合同进行全面审核。2.审核内容包括合同条款是否符合法律法规和公司利益，是否存在潜在风险，合同双方的权利义务是否对等，违约责任是否明确等。对于审核中发现的问题，合同管理部门应提出修改意见，要求承办部门进行修改完善。3.重大合同或法律关系复杂的合同，合同管理部门应组织相关部门进行会审。会审人员应包括法律专业人员、财务人员、业务人员等，各部门应从各自专业角度对合同进行审查，提出意见和建议。（五〕合同审批1.合同审核通过后，承办部门应将合同文本及相关审核意见提交公司领导进行审批。公司领导应根据合同的性质、金额、风险等因素，对合同进行全面审查，并做出审批决定。2.对于金额较大、风险较高的合同，公司领导应组织召开专题会议进行研究讨论，确保合同签订的必要性和可行性。未经公司领导审批同意的合同不得签订。四、合同签订管理（一）合同签字盖章1.合同经公司领导审批同意后，由承办部门负责与合同对方进行签字盖章。签字盖章应严格按照合同约定的方式进行，确保合同签字盖章的真实性和有效性。2.合同签字盖章前，承办部门应再次核对合同文本内容，确保合同条款与审批意见一致。如发现合同文本存在问题，应及时与合同管理部门沟通解决。3.合同签字盖章后，承办部门应将合同原件交合同管理部门进行归档保存。合同管理部门应建立合同签收登记制度，对合同原件的接收情况进行详细记录。（二）合同编号与存档1.合同管理部门应按照统一的编号规则对合同进行编号。合同编号应具有唯一性，便于合同的识别和查询。2.合同管理部门应将合同原件、审批文件、审核意见等相关资料进行整理归档，建立合同档案。合同档案应按照类别、时间顺序进行排列，便于查阅和管理。3.合同档案应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。合同管理人员应定期对合同档案进行检查和清理，确保档案的完整性和准确性。五、合同履行管理（一〕合同执行跟踪1.合同签订后，承办部门应负责合同的具体执行。合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度。2.承办部门应按照合同约定的时间、地点、方式等要求履行合同义务，并及时向合同管理部门反馈合同履行情况。如发现合同履行过程中出现问题，应及时采取措施解决，并向合同管理部门报告。3.合同管理部门应对合同履行情况进行详细记录，建立合同履行台账。台账内容应包括合同编号、签订日期、履行期限、履行情况、存在问题及解决措施等。（二〕合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，承办部门应及时与合同对方协商，并签订书面变更协议。2.变更协议应按照合同签订的程序进行审核、审批，并由合同管理部门进行编号存档。变更协议生效后，承办部门应按照变更后的合同内容履行义务。3.合同管理部门应及时更新合同履行台账和合同档案，确保合同变更情况得到准确记录。（三〕合同付款管理1.合同付款应严格按照合同约定的付款方式和时间进行。承办部门应根据合同履行情况，填写付款申请单，并提交相关证明材料。2.付款申请单应经承办部门负责人、财务部门审核、合同管理部门审核后，报公司领导审批。财务部门应按照审批意见办理付款手续，并对付款情况进行记录。3.合同管理部门应跟踪合同付款情况，确保付款及时、准确，避免因付款问题影响合同履行。（四）合同纠纷处理1.在合同履行过程中，如发生合同纠纷，承办部门应及时与合同对方进行沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。2.如协商不成，承办部门应及时向合同管理部门报告。合同管理部门应会同法律专业人员对合同纠纷进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，承办部门可以选择通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决合同纠纷，但应确保纠纷处理过程符合法律法规的规定。4.在合同纠纷处理过程中，合同管理部门应及时收集、整理相关证据材料，为纠纷处理提供有力支持。同时，应密切关注纠纷处理进展情况，及时向公司领导汇报。六、合同终止管理（一）合同终止条件1.合同履行完毕，双方权利义务已全部实现，合同自然终止。2.合同约定的终止条件成就，如合同期限届满、解除条件达成等，合同终止。3.经双方协商一致，提前解除合同。4.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行，合同终止。（二）合同终止手续办理1.合同终止时，承办部门应及时通知合同对方，并办理相关终止手续。终止手续包括但不限于结算款项、交接货物、返还财产等。2.承办部门应将合同终止情况及时报告合同管理部门。合同管理部门应在合同终止后，对合同履行情况进行总结评估，并更新合同履行台账和合同档案。3.对于因合同终止可能产生的法律责任和风险问题，合同管理部门应会同法律专业人员进行分析研究，采取必要措施防范风险。七、合同档案管理（一）档案收集与整理1.合同管理部门应负责合同档案的收集工作。在合同签订、履行、变更、终止等过程中产生的各类文件资料，包括合同文本、审批文件、审核意见、往来函件、履行记录、纠纷处理材料等，均应及时收集归档。2.合同管理人员应按照档案管理的要求，对收集到的文件资料进行分类整理。整理内容包括文件的编号、日期、名称、来源等信息，并确保文件资料的完整性和准确性。（二）档案保管与借阅1.合同档案应存放在专门的档案柜或档案室中，确保档案的安全保管。档案存放环境应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫等，防止档案损坏或丢失。2.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到合同管理部门办理借阅手续。借阅申请表应注明借阅人姓名、部门、借阅时间、借阅目的、借阅合同编号及名称等信息。3.合同管理部门应按照借阅申请表的内容进行登记，并将合同档案提供给借阅人。借阅人应在规定的时间内归还档案，不得转借他人或擅自复印、摘抄档案内容。如需复印、摘抄档案内容的，应另行填写申请单，经合同管理部门负责人批准后方可进行。4.借阅人归还档案时，合同管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应的责任。（三）档案销毁1.对于已超过保管期限或已无保存价值的合同档案，合同管理部门应定期进行清理，并提出销毁申请。销毁申请应包括档案名称、编号、数量、销毁