合同签订工作制度模板

PAGE合同签订工作制度模板一、总则（一）目的为加强公司合同签订工作的规范化管理，维护公司合法权益，防范合同风险，提高合同签订效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在对外经济活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法签订原则合同的签订必须遵守国家法律法规和政策的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则合同双方当事人在签订合同过程中应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，充分表达各自的意愿，不得强迫或欺诈对方。3.协商一致原则合同条款应经过双方当事人充分协商，达成一致意见，确保合同内容明确、具体、合法、有效。4.风险防范原则在合同签订过程中，应充分考虑各种风险因素，采取有效的风险防范措施，避免或减少合同风险给公司带来的损失。二、合同签订流程（一）合同立项1.业务部门根据公司业务发展需要，提出合同签订申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况，包括合同名称、合同对方当事人、合同标的、合同金额、合同履行期限、合同主要条款等。2.《合同立项申请表》经业务部门负责人审核签字后，提交至公司合同管理部门。3.合同管理部门对合同立项申请进行审核，重点审查合同的必要性、可行性和合法性。如审核通过，在《合同立项申请表》上签署意见，并将其转交给法律事务部门。4.法律事务部门对合同立项申请进行法律审查，对合同条款的合法性、完整性和准确性进行把关。如发现问题，及时与业务部门沟通协商，提出修改意见。法律审查通过后，在《合同立项申请表》上签署意见，并将其返回给合同管理部门。（二）合同起草1.合同管理部门根据合同立项申请，指定专人负责合同起草工作。合同起草人应根据合同的性质和特点，结合公司实际情况和业务需求，参照相关法律法规和行业标准，起草合同文本。2.在起草合同文本过程中，合同起草人应充分征求业务部门、法律事务部门等相关部门的意见和建议，确保合同条款明确、具体、合法、有效。对于合同中的重要条款和特殊条款应进行重点说明和解释。3.合同起草完成后，合同起草人应将合同文本提交给合同管理部门负责人进行审核。合同管理部门负责人对合同文本的格式、内容、条款等进行全面审核，如发现问题，及时与合同起草人沟通协商，提出修改意见。审核通过后，在合同文本上签署意见，并将其转交给法律事务部门。（三）合同审核1.法律事务部门对合同文本进行法律审核，重点审查合同条款的合法性、完整性和准确性。如发现问题，及时与合同管理部门和业务部门沟通协商，提出修改意见。法律审核通过后，在合同文本上签署意见，并将其返回给合同管理部门。2.财务部门对合同文本涉及的财务条款进行审核，重点审查合同金额、付款方式、结算方式、发票开具等条款的合理性和合规性。如发现问题，及时与合同管理部门和业务部门沟通协商，提出修改意见。财务审核通过后，在合同文本上签署意见，并将其返回给合同管理部门。3.其他相关部门根据各自职责，对合同文本涉及的专业条款进行审核，如技术部门对技术合同条款进行审核，行政部门对租赁合同条款进行审核等。审核通过后，在合同文本上签署意见，并将其返回给合同管理部门。4.合同管理部门汇总各部门的审核意见，对合同文本进行综合审核。如审核通过，在合同文本上签署意见，并将其提交给公司领导审批。如审核不通过，及时与业务部门沟通协商，对合同文本进行修改完善，重新提交审核。（四）合同审批1.合同文本经各部门审核通过后，提交至公司领导审批。公司领导根据合同的重要性、金额大小等因素，对合同进行审批。如审批通过，在合同文本上签署意见，并加盖公司公章。如审批不通过，及时与合同管理部门和业务部门沟通协商，说明原因，提出修改意见。2.对于重大合同或涉及公司重大利益的合同，公司领导应组织相关部门进行专题研究和论证，确保合同的签订符合公司战略发展需要和利益最大化原则。（五）合同签订1.根据公司领导的审批意见，合同管理部门负责组织合同的签订工作。合同签订人应确保合同双方当事人的身份真实、有效，合同文本与审批通过的合同文本一致。2.在签订合同过程中，合同签订人应要求合同对方当事人加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表人签字确认。如合同对方当事人为自然人，应要求其签字并按手印。3.合同签订完成后，合同签订人应及时将合同文本原件交至合同管理部门进行归档保存，并将合同副本分发给相关部门。（六）合同履行1.合同签订后，业务部门负责合同的履行工作。业务部门应按照合同约定的条款和时间要求，全面履行合同义务，确保合同顺利履行。2．在合同履行过程中，如发现合同对方当事人存在违约行为或其他问题，业务部门应及时向合同管理部门和公司领导报告，并采取有效措施，维护公司合法权益。３.合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。（七）合同变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化或其他原因需要变更或解除合同的，业务部门应及时提出申请，填写《合同变更申请表》或《合同解除申请表》，详细说明合同变更或解除的原因、内容、时间等。2.《合同变更申请表》或《合同解除申请表》经业务部门负责人审核签字后，提交至合同管理部门。3.合同管理部门对合同变更或解除申请进行审核，重点审查合同变更或解除的必要性、合法性和可行性。如审核通过，在《合同变更申请表》或《合同解除申请表》上签署意见，并将其转交给法律事务部门。4.法律事务部门对合同变更或解除申请进行法律审查，对合同变更或解除条款的合法性、完整性和准确性进行把关。如发现问题，及时与合同管理部门和业务部门沟通协商，提出修改意见。法律审查通过后，在《合同变更申请表》或《合同解除申请表》上签署意见，并将其返回给合同管理部门。5.合同管理部门汇总各部门的审核意见，对合同变更或解除申请进行综合审核。如审核通过，提交至公司领导审批。如审批通过，合同管理部门负责组织合同变更或解除协议的签订工作。6.合同变更或解除协议签订完成后，合同管理部门应及时将协议原件交至合同管理部门进行归档保存，并将协议副本分发给相关部门。同时，合同管理部门应及时通知财务部门等相关部门，做好合同变更或解除后的财务结算等工作。（八）合同终止1.合同履行完毕或因其他原因终止后，业务部门应及时向合同管理部门提交《合同终止报告》，详细说明合同终止的原因、时间、履行情况等。2.合同管理部门对《合同终止报告》进行审核，重点审查合同终止的合法性和合规性。如审核通过，在《合同终止报告》上签署意见，并将其转交给法律事务部门。3.法律事务部门对《合同终止报告》进行法律审查，对合同终止后的相关法律事项进行把关。如发现问题，及时与合同管理部门和业务部门沟通协商，并提出处理意见。法律审查通过后，在《合同终止报告》上签署意见，并将其返回给合同管理部门。4.合同管理部门汇总各部门的审核意见后，对合同终止情况进行总结和评估，并将相关资料进行归档保存。同时，合同管理部门应及时通知财务部门等相关部门，做好合同终止后的财务结算等工作。三、合同管理职责分工（一）合同管理部门职责1.负责制定和完善公司合同管理制度，并组织实施。2.负责合同签订流程的统筹协调和管理，对合同立项、起草审核、审批、签订、履行、变更、解除、终止等环节进行全程跟踪和监督。3.负责合同文本的归档保存和管理，建立合同台账，定期对合同进行统计分析和风险评估。4.负责组织合同纠纷的处理和协调工作，并及时向公司领导报告处理情况。5.负责与公司内部各部门及合同对方当事人的沟通协调工作，及时解决合同签订和履行过程中出现的问题。（二）业务部门职责1.负责提出合同签订申请，填写《合同立项申请表》，并对合同签订的必要性、可行性和合法性进行初步审查。2.负责合同的起草工作，根据合同管理部门的要求，参照相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况和业务需求，起草合同文本。3.负责合同履行工作，按照合同约定的条款和时间要求，全面履行合同义务，确保合同顺利履行。如发现合同对方当事人存在违约行为或其他问题，应及时向合同管理部门和公司领导报告，并采取有效措施，维护公司合法权益。4.负责合同变更与解除的申请工作，填写《合同变更申请表》或《合同解除申请表》并对合同变更或解除的必要性、合法性和可行性进行初步审查。5.负责合同终止的报告工作，填写《合同终止报告》并对合同终止的原因、时间、履行情况等进行详细说明。（三）法律事务部门职责1.负责对合同签订过程中的法律问题进行审查和把关，对合同条款的合法性、完整性和准确性进行审核。2.参与合同纠纷的处理和协调工作，提供法律意见和建议，维护公司合法权益。3.负责组织公司员工的法律培训和宣传工作，提高员工的法律意识和风险防范能力。（四）财务部门职责1.负责对合同文本涉及的财务条款进行审核，重点审查合同金额、付款方式、结算方式发票开具等条款的合理性和合规性。2.根据合同履行情况，及时进行财务核算和结算工作，确保公司财务数据的准确和完整。3.参与合同纠纷的处理和协调工作，提供财务方面的意见和建议，维护公司财务利益。（五）其他相关部门职责其他相关部门根据各自职责，对合同文本涉及的专业条款进行审核，如技术部门对技术合同条款进行审核，行政部门对租赁合同条款进行审核等。并协助合同管理部门做好合同签订和履行过程中的相关工作。四、合同文本管理（一）合同文本格式1.合同文本应采用统一的格式，包括合同封面、目录、正文、附件等部分。合同封面应注明合同名称甲乙双方当事人名称、签订时间等信息。2.合同正文应包括合同引言、合同主体条款、合同标的条款、合同价格条款、合同履行期限条款合同质量条款、合同验收条款、合同违约责任条款、合同争议解决条款等内容。合同条款应明确具体合法有效，避免模糊不清或歧义性表述。3.合同附件应包括与合同相关的补充协议、技术方案技术规格、图纸、清单、证书、授权书等文件。合同附件应与合同正文具有同等法律效力，在签订合同前应确保附件内容完整准确合法有效。（二）合同文本编号1.合同管理部门应建立合同文本编号规则，对每份合同进行唯一编号。合同编号应包括合同年份、合同类别、合同顺序号等信息，以便于合同的识别和管理。2.在合同签订过程中，合同管理部门应按照合同文本编号规则，为每份合同分配一个唯一的编号，并在合同文本上注明编号。合同编号应在合同台账、合同档案等相关记录中保持一致。（三）合同文本归档1.合同签订完成后，合同签订人应及时将合同文本原件交至合同管理部门进行归档保存。合同管理部门应建立合同档案管理制度，对合同档案进行分类、编号整理、装订和保管。2.合同档案应包括合同文本原件、合同立项申请表、合同审核意见表、合同审批表、合同变更申请表、合同解除申请表、合同终止报告等相关资料。合同档案应按照年度、类别进行分类存放，便于查阅和管理。（四）合同文本查阅和借阅1.公司内部人员因工作需要查阅或借阅合同档案时，应填写《合同查阅申请表》或《合同借阅申请表》，注明查阅或借阅的合同名称、编号、查阅用途借阅期限等信息，并经所在部门负责人审核签字后，提交至合同管理部门。2.合同管理部门对《合同查阅申请表》或《合同借阅申请表》进行审核，如审核通过，在申请表上签署意见，并安排专人陪同查阅或借阅合同档案。查阅或借阅人员应在指定地点查阅或借阅合同档案，并遵守合同档案管理制度的相关规定，不得擅自复印、拍照、涂改、损毁合同档案。3．查阅或借阅人员查阅或借阅合同档案完毕后，应及时将合同档案归还合同管理部门，并在申请表上签字确认。合同管理部门应检查合同档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时与查阅或借阅人员沟通协商，并采取相应措施加以解决。五、合同风险防范（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期组织合同风险识别与评估工作，对合同签订和履行过程中可能存在的风险进行全面排查和分析。风险识别与评估应涵盖合同主体资格、合同条款合法性、合同履行能力、合同违约责任、合同争议解决等方面。2.在风险识别与评估过程中，合同管理部门应收集相关信息，包括合同文本、合同对方当事人资料、市场动态、法律法规政策变化等，并运用科学的方法和工具，对风险进行评估和分析。风险评估应确定风险的可能性和影响程度，并对风险进行等级划分，以便于采取相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.针对不同等级的合同风险，合同管理部门应制定相应的风险应对措施。对于低风险合同，可以采取常规的管理措施，如加强合同审核、跟踪合同履行等；对于中等风险合同，应采取重点监控、加强沟通协调等措施；对于高风险合同，应采取特殊的风险应对措施，如要求提供担保、进行专项法律审查等。2.在合同签订前，合同管理部门应要求业务部门对合同对方当事人的主体资格、信用状况、经营能力等进行调查和了解，并提供相关资料。合同管理部门应根据业务部门提供的数据，对合同对方当事人进行风险评估，如发现风险较高，应及时采取相应的风险防范措施，如要求提供担保增加合同条款的约束性等。３.在合同履行过程中，合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中存在得问题。如发现合同对方当事人存在违约行为或其他风险，应及时采取相应的措施，如要求对方承担违约责任、解除合同等，维护公司合法权益。（三）风险监控与预警1.合同管理部门应建立合同风险监控机制，对合同风险进行实时监控和预警风险监控应包括合同履行情况、合同对方当事人信用状况、法律法规政策变化等方面。合同管理部门应定期收集和分析相关信息，及时发现合同风险的变化情况，并发出预警信号。2.在风险监控过程中，合同管理部门应设定风险监控指标和阈值，当风险指标超过阈值时，应及时发出预警信号，并采取相应措施加以处理。风险预警信号应包