体制内档案工作制度

PAGE体制内档案工作制度一、总则（一）目的本制度旨在规范体制内档案工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和管理，为体制内各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于体制内各单位、部门及其工作人员在档案形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等过程中的行为。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映体制内各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理体制内各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。3.系统性原则：按照一定的分类标准和方法，对档案进行科学整理，使其具有系统性和逻辑性，便于管理和查找。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.服务性原则：充分发挥档案的作用，为体制内各项工作提供及时、准确的档案信息服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门各单位应设立专门的档案管理部门，负责本单位档案工作的统筹规划、组织协调和具体实施。档案管理部门应配备与工作任务相适应的档案管理人员，明确其岗位职责。（二）档案管理人员职责1.档案收集：负责收集体制内各部门形成的各类档案，确保档案的齐全完整。2.档案整理：按照档案整理规则，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，使其达到规范化要求。3.档案保管：妥善保管档案，做好档案库房的安全管理工作，确保档案实体安全。4.档案鉴定：定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，提出存毁意见。5.档案利用：积极为体制内各部门和人员提供档案查阅、借阅等利用服务，做好利用登记工作。6.档案统计：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时上报有关数据。7.档案信息化建设：推进档案信息化工作，负责档案信息的录入、存储、检索等管理，提高档案管理效率和服务水平。（三）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，按照档案管理部门的要求，定期向档案管理部门移交档案。2.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关意见和资料。3.在工作中积极利用档案，及时反馈档案利用效果，提出改进档案工作的建议。三、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围反映体制内各项工作活动的文件、资料、图表、数据等。重要会议、重大活动形成的文件、记录、纪要等。人事档案、财务档案、业务档案等各类专门档案。上级机关下发的与本单位工作相关的文件、指示等。下级单位报送的重要文件、报告等。2.收集要求各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。对重要档案应进行备份，防止丢失。（二）档案整理1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。便于计算机管理和信息检索。2.分类方法采用年度机构（问题）保管期限分类法。先按年度将档案分为不同年度类别。在每个年度内，再按机构（问题）进行分类。最后根据档案的重要程度和保存价值确定保管期限，分为永久、长期、短期。3.编号规则档案编号应具有唯一性和系统性。采用全宗号目录号案卷号件号的编号方式。全宗号：由上级档案管理部门统一给定，代表一个独立的立档单位。目录号：按分类方案的类别顺序编制，每个类别一个目录号。案卷号：在每个目录内，按案卷排列顺序从“1”开始编号。件号：在卷内文件材料中，按排列顺序从“1”开始编号。4.编目要求编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应包含案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目。卷内文件目录应包含序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.应使用符合标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换。（三）档案保管措施1.对档案进行分类存放，不同保管期限、不同类别档案应分开存放。2.建立档案保管账目，详细记录档案的收进、移出、保管等情况，做到账物相符。3.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案保管期限表为依据，准确判定档案的价值。2.全面分析档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐份进行审查鉴定，确定其保存价值。2.综合分析：结合档案的形成背景、利用情况等进行综合分析，判断其重要性。（四）保管期限划分1.永久保管：反映体制内主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案。2.长期保管：在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年。3.短期保管：在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年以下。（五）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制档案销毁清册，清册应包含档案的题名、年度、保管期限、卷号、文号等详细信息。2.档案销毁清册经单位负责人审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案销毁清册应妥善保存，以备查考。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家法律法规和本制度规定提供档案利用服务。2.方便利用原则：简化利用手续，提高利用效率，为利用者提供便利。3.安全保密原则：在提供档案利用服务的同时，确保档案信息安全，防止泄密。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门查阅档案原件或复印件。2.借阅：因工作需要确需借出档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限，按时归还。3.出具证明：根据利用者的需求，档案管理部门可为其出具档案证明。（三）利用手续1.查阅档案：利用者应填写查阅申请表，注明查阅目的、范围等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅档案：利用者应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，办理借阅手续。借阅档案应使用专门的借阅登记簿进行登记。3.在利用档案过程中，利用者应爱护档案，不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换、污损档案。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按规定办理复印手续。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量等。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.提高档案信息的收集、整理、存储、检索、利用效率和服务水平。3.确保档案信息的安全和保密。（二）信息化基础设施建设1.配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等信息化基础设施，满足档案信息化管理的需要。2.建立档案信息管理系统，实现档案信息的录入、存储、检索、统计、利用等功能。（三）档案数字化1.对重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.数字化档案应与纸质档案内容一致，确保电子档案的真实性、完整性和系统性。3.加强对电子档案的管理，建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，存储在不同介质上，并异地存放。（四）信息安全管理1.建立健全档案信息安全管理制度，加强对档案信息系统和网络的安全防护。2.设置用户权限，严格控制对档案信息的访问，防止信息泄露。3.定期对档案信息系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。八、监督与检查（一）监督检查机构及职责1.设立档案工作监督检查小组，负责对体制内各单位档案工作进行监督检查。2.监督检查小组应定期或不定期对各单位档案工作进行检查，发现问题及时督促整改。（二）监督检查内容1.档案工作制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。4.档案管理人员的业务水平和工作责任心。（三）检查结果处理