公务文书的写作与处理

公务文书的写作一、公文的概念1996年中共中央办公厅颂布的《中国共产党各级领导机关文件处理条例》中规定：“党的机关公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策、指导布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”2001年国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》中规定：“行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”

行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。它应用于国家行政机关实施行政管理，指导工作，规范行动，维系国家机器的运转。它还通用于各类企业、事业单位和群众团体，使用范围非常广泛。二、公文的种类按公文的来源划分，可分为对内公文、对外公文和收来公文；按公文的性质划分，可分为行政类公文、党务类公文、法规类公文、外交类公文、计划类公文、军事类公文、会议类公文等；按公文的行文去向划分，可分为上行文、平行文、下行文；按公文的使用范围划分，可分为通用公文、专用公文、科技公文等。2001年国务院办公厅颁布实施的《国家行政机关公文处理办法》中规定公文种类有13类（13种）行政机关公文命令（令）、议案、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要政治性法定性规范性

强制性规律性三、公文的特点四、公文的格式（一）公文用纸和印装格式1．公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为210mm×297mm。2．公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm；公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm；版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。3．文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。4．公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。210mm297mm37±1mm28±1mm225mm156mm公文用纸格式五、公文的结构、要素结构：文头（眉首）、主体、文尾（版记）要素：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件，主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等眉首部分正文部分版记部分文头部分（眉首）

公文的文头，又称版头，包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。

××××文件×××〔2011〕1号

签发人：×××

特急机密★一年00001文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。发文字号左空一格，签发人右空一格。“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。只有上行文才需注明签发人。紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”

发文机关标识推荐使用宋体字，用红色标识。联合行文时，主办机关名称在前，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。如：华大成教[2011]1号上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起。××××文件×××〔2011〕1号

特急秘密行政机关公文眉首××××文件×××〔2011〕1号

特急秘密★党的机关公文眉首主体部分

公文的主体，是公文最主要的部分，其格式包括标题、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、印章和成文年月日等内容的规定。××××文件×××〔2011〕1号

签发人：×××

特急机密★一年00001公文标题，红色反线下空2行，2号小标宋体字。主送机关，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格。××××请示××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××1公文标题公文标题位于红色反线下空1行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、间距恰当。如：浙江省人民政府转发国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知公文标题包括发文机关名称、文件主要内容、公文种类。公文标题的两种书写形式（1）完全型（2）非完全型A发文机关名称省略B文件内容省略C二者全省适用于普发性公文如：《通知》、《通告》、《公告》这类公文一般不立卷归档，重要公文不应使用这种形式的标题。2主送机关（俗称“抬头”或“上款”）即公文的主要受理机关，应用全称或规范化的简称。如有多个主送机关，名称按党、政、军、群的顺序排列，级别从高到低。同级并列用顿号，不同系统、不同级别用逗号。如：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：3公文正文主送机关名称下书写正文，每自然段左空2格，回行顶格书写；数字、年份不能回行。正文结构层次序数分级标识方法：第一层“一、”，第二层“（一）”，第三层“1.”，第四层“（1）”；规范性文件的结构层次序数可视需要分为章、条、款、项、目。附件，在正文下空1行左空2字标识。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识"附件"成文日期右空4字，中文小写。公文如有附注，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××

附件：1.×××××2.××××××二○一一年八月二十五日（发至××级）4附件是对公文内容所附有关材料或文件的交代。附件的书写位置：（1）公文如有附件，在正文下空1行(2)如果附件较多，且独立成页时，怎么办？(3)如果附件不能与正文装订在一起，应在附件首页的左上角第一行顶格标识文件的发文字号，其后再加“附件”两字。内政办[2005]2号附件:1.Xxxxxxxxxx2.xxxxxxxxxxxxxxx5成文日期用汉字将年月日标全；“零”写成“〇”，如：二〇一〇年6公文生效标识公文生效标识是证明公文效力的表现形式，包括发文机关印章或签署人姓名。（1）单一机关发文：（2）联合机关发文：××××××××××××二○一一年九月十五日

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识"此页无正文"的方法解决。×××××。（发至××级）二○一一年九月十五日联合上报的公文，由主办机关盖印；联合下发的公文，发文机关都应盖印。（此页无正文）（发至××级）二○一一年九月十五日此页错误文尾部分（版记）

文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注和页码等内容的规定。

印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。公文应标主题词，上行文按上级机关要求标注。×××××。（发至××级）二○一一年九月十五日主题词：××××××× 抄送：××××××，×××××，×××××××××××。×××办公室2011年9月20日印发抄送机关左空1字，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。－2－1主题词指经过规范化处理的用来标引公文主题内容的词语。主题词的标引方法：A一份文件的主题词标引，最多不超过5个（位置？）B主题词标引顺序：先标类别词，再标类属词；在标引类属词时，先标反映文件内容的词，后标反映文件形式的词。如：《国务院关于加强水土保持工作的通知》主题词：农业水土保持通知抄送机关：指应当了解文件内容的机关，按照党、政、军、群的顺序，由大到小排列；抄送机关过多，需要回行时，与“抄送：”冒号后的抄送机关名称对齐；在最后一个抄送机关名称后标句号；向下级机关的重要行文，应当抄送直接上级；上行文没有抄送机关。3印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关时，位于主题词之下）占一行位置，印发机关居左顶格，印发日期居右顶格。如：浙江省政府办公厅秘书处2007年5月4日印发印发日期一般为送往印刷厂的日期，用阿拉伯数码标识。在印发机关栏横线右下方标注印制份数。中华人民共和国国务院令（第433号）依照《中华人民共和国香港特别行政区基本法》的有关规定，批准中华人民共和国香港特别行政区行政长官董建华辞去行政长官职务，于2005年3月12日离职。

总理温家宝

二00五年三月十二日主题词：批准退职令

分送：中共中央，全国人大，全国政协，最高人民法院，最高人民检察院，中央军委，各省、市、自治区人民政府，国务院直属各部委，各人民团体。

国务院办公厅2005年3月12日印会议纪要格式××××会议纪要会议纪要不加盖印章。其他要素与公文的一般格式相同。

试指出以下公文格式的毛病

××市

府

公

文

［紧急]

(11)×府发21号

××市人民政府严厉打击非法出版活动的通知

当前，我市一些地方非法出版活动十分猖獗，传播有害书刊和音像制品。这类出版物内容腐朽，大量宣传凶杀、色情和迷信，对群众特别是青少年的身心健康危害极大，严重地影响了社会主义精神文明的建设，破坏了社会安定，已成为社会一大公害。对此，各级政府应采取有力措施，严厉打击非法出版活动。现将有关事项通知如下。

(以下略)

附件：如文

××市人民政府

2011年×月×日主题词：出版通知报：(单位略)送：(单位略)

二0一一年×月×日×市人民政府办公厅印(共印500份)

特急

××市

政

府

文

件

×府发[2011]21号

××市人民政府关于严厉打击非法出版活动的通知××××（主送机关）：当前，我市一些地方非法出版活动十分猖獗，传播有害书刊和音像制品。这类出版物内容腐朽，大量宣传凶杀、色情和迷信，对群众特别是青少年的身心健康危害极大，已成为一大社会公害。市政府决定采取严厉措施进行打击。现将有关事项通知如下：(以下略)

附件：（附上活动猖獗的例证）

××市人民政府（印）二0一一年十月一日主题词：文化出版报刊音像通知抄送：(单位略)

×市人民政府办公厅印2011年10月1日印发

(共印500份)2）其他注意事项

A、公文用纸一般使用纸张定量为60g/㎡－80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%－90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5－9.5。

B、公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，。

C、印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。××××文件×××〔2011〕1号

签发人：王二小

特急机密★一年00001××××请示××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××D、字体字号3号仿宋体字文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字3号黑体字

大号长方体字，用红色标识套印眉首正中间3号楷体字2号小标宋体字××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××。

附件：1.×××××2.××××××二○一一年四月二十日（发至××级）3号仿宋体字×××××。（发至××级）二○一一年二月五日主题词：××××××× 抄送：××××××，×××××，×××××××××××。×××办公室2011年4月20日印发－2－3号黑体字

3号仿宋体字

4号半角白体阿拉伯数码

公文的处理一、行文流程收文办理的程序包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。发文办理的程序包括：拟稿、审核、会签、签发、缮印、校对、盖印、登记、分发、立卷、归档、销毁文书处理程序流程图签收登记分办拟办批办承办催办拟稿审核签发缮印用印发文登记收文处理发文处理传阅注办定稿存本封发归卷结束签收登记签收拆封登记清点数量核对名称检查包装填写回执避免撕毁取净文件有无错发有无缺页有无缺数便于运转便于管理流程图分办由文书人员：来文分类附文件处理单

分办对已有明确分工的例行公文，直接分送有关部门或承办人；对普通抄件，直接送有关单位阅览、存查；对重要文件或文书部门不能判定的文件，先送办公室负责人或机关领导批办。流程图拟办

对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。可分别由办公室负责人或业务部门负责人提出。流程图批办提出处理该份文件所述问题的原则和方法；提出并指明负责承办该文件的单位或承办人，规定承办的时限；凡是需要两个单位或者人员共同承办的，还必须指出主办单位和主办人。流程图承办一是从业务部门来说，指具体执行和处理；二是从文书部门来说，指根据拟办和批办意见办理复文。流程图催办

对必须办理答复的文件，要根据承办时限的要求，及时对承办情况进行督促、检查。流程图传阅

单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需经机关各位领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。文书人员主要领导主管负责人主管业务部门其他有关人员流程图注办

也叫办复。是指对文件承办的情况和结果，由经办人在文书处理单上简要注明。一般的传阅文件，注明阅毕日期；需办理复