《新型应用文写作》-第5章

第一节公文概述小卡片中国公文的历史沿革我国公文起源始于奴隶社会的夏商时代，距今已有约3000多年的历史。1.从国家产生到春秋战国――公文萌芽和奠基阶段语言的产生是人猿差别的重要标志。实践活动中有许多事情需要记载，因此，出现了结绳和绘画的记事方法，具有备忘、信守、凭证的作用，已带有一点公文的性质。随着社会的不断进步和发展，产生了文字。在国家形成的初期，遇到重大政治事件或最高统治者进行重要活动时，进行占卜，然后将其结果刻在甲骨上，称为甲骨卜辞，可视为文书的萌芽。殷代还有冶铸在青铜器(钟、鼎，彝器、兵器)上的金文文书，可看成是公文文书的原始形态。第一节公文概述下一页返回周王朝时，出现了“浩”“誓”“盟约”“书”等文书，也出现了会计文书和奴籍文书。春秋战国末期，出现了新文书种类一檄文、上书等。2.秦至唐宋――封建公文逐步走向成熟阶段秦统一中国后，对公文的名称、用途、体式、行文等都作了统一和严格的规定。例如，宣布重大制度时用命令性文书，称为制书；将皇帝即位或逝世的消息告知天下时用诏书等。格式上也有了种种限制，产生了公文的避讳制度、抬头制度和用印制度。到了东汉，蔡伦发明了造纸术，引起了公文形式和制度的许多变化。公文的印章由封泥改为未印，还出现了骑缝、押缝制度等。但繁文缛节也随之产生和严重起来。唐宋时期，公文的文种大致已基本稳定。帝工使用的下行文有册(策)、制、赦、诏书；官府使用的下行文有符、帖；平行文有关、刺、移等；第一节公文概述上一页下一页返回上行文有书、呈、帝、表、题、状等，对公文格式，包括用纸、首尾用语、署时等都作了严格的规定。但“公文”一词直到东汉才出现。3.元明清――巩固僵化的封建公文制度和形式元明清时，随着官府之间的协作密切，文书往来数量和种类日益繁多，而且随着商业经济的发展和资本主义列强的入侵，还出现了大量专用文书，如会计册、丈量册等，外交文书如照会、申陈、国书、护照等。这一时期我国公文种类进入了较为完整的阶段。元代为时甚短，对公文谈不上有多少变革和发展。明的文书制度规定百姓均可上书言事，密封后交通政使司，直达皇帝。允许老百姓直接到京师控告地方官吏的罪恶，这既是我国政治史，同时也是公文史上的重大变更。明清之际，“八股文”兴起，这种风气影响着公文的格式，有助于公文的规范化，故清代的公文形式日趋规范精细。第一节公文概述上一页下一页返回清末，对公文制度和形式产生变革的是太平天国，它对封建公文制度和形式的废改，体现出了一定的民主和平等的革命精神。4.辛亥革命和五四运动对公文的改革辛亥革命以反封建为使命，临时政府成立后很快宣布废除历代封建工朝公文的制、诰、诏、旨等名称。1912年公布了新的公文程式，规定国家公文为令、布告、状、咨、公函、呈、批七种，公文仍用文言文。国民党政府也屡对公文进行“改革”：1928年，规定公文文种有令、训令、指令、布告、任命状、呈、咨、公函、批，要使用白话文和新式标点符号。1934年，国民党政府又再次颁布公文程式条例，对公文种类和用法作了具体的规定。1942年后，又有所变更，下行文有命令、令、指令、布告、批；上行文有呈、报告；平行文有函、通知，但在机关的实际活动中，还常用代电、谕、通告、牌示、便函等文种。公文用纸在1929年初规定，一律采用平折装订式。第一节公文概述上一页下一页返回1945年，对公文封、信封、摘由纸、签呈纸、稿面纸、稿心纸、信签、便条纸的格式包括尺寸都作了更为具体的规定。同时，还规定公文的机关、人、地要用全称。正文结构仍采用叙由、叙案、申诉、结论四段式，而公文起、承、转、合的用语极为烦琐，有近一百六十种。五四运动提倡科学和民主，反对文言文，提倡白话文，公文的面目为之一新。5.新中国对旧公文的扬弃和系统建设1949年2月华北人民政府颁布了《公文处理暂行办法》，对公文处理程序、公文种类、公文格式和行文关系都作了比较明确的规定。1951年开始，中央人民政府政务院颁发了《公文暂行处理办法》等七个有关文件，对公文提出了一系列根本改造的要求，创立了社会主义公文的基本原则。20世纪50年代后期到1966年“文化大革命”之前，是新中国公文的逐步完善阶段。第一节公文概述上一页下一页返回“文化大革命”期间的公文是历史上最混乱、最“八股”的公文形式之一。1981年2月《公文处理暂行办法》、1987年2月《公文处理办法》和1993年11月修订的《公文处理办法》、1988年6月国家技术监督局发布了《国家公文格式》对机关公文通用的纸张尺寸、规格、写作形式和公文各组成部分的排列顺序、区域划分、字体字号等作了统一规定。1988年12月还发布了《国务院公文主题词表》，从而推进了标引文件的统一。2000年公布的《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》又对公文的种类、格式做了详细的规定，从而促进了公文的进一步发展，而这两个文件是目前行政机关在制发公文时应遵循的基本文件。第一节公文概述上一页下一页返回知识主体一、公文的概念及适用范围公文是公务文书的简称。对公文这一概念，有广义与狭义两种理解。广义的公文涵盖的面很广，它既包括国家行政机关的公文，也包括各级党组织在公务活动中形成的公文，还包括其他各党派机关、社会团体、企事业单位在处理公务中的各种问题、反映各方面的情况或联系各项工作所形成的文书材料。狭义的公文，就是指国家行政机关的公文。它是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。本文所讲的公文是指狭义的公文。第一节公文概述上一页下一页返回二、公文的特点公文，是在机关公务活动中形成的，是各级机关与组织行使法定职权，实施有效管理的重要工具，具有很强的现实效用。它的特点有以下几个方面。(1)公文有法定的作者。公文不是谁都可以任意制发的，是由法定的作者制成和发布的。在我国，各级党政机关、社会团体、企事业单位(只要是依据法律、章程、条例等规定并履行法定的程序建立和存在的)都是法定的作者，它们都有独立对外行文的资格。(2)公文有法定的权威。公文是党政机关、社会团体、企事业单位为了传达意图、办理公务、记载工作活动而制发的，因此，可以代表机关发言，代表制发机关的法定权威。(3)公文有特定的效用。国家行政机关制发的每一份文件，都有特定的现实效用，代表它的制发机关的法定效力和作用。第一节公文概述上一页下一页返回(4)公文有规范的格式。公文都有特定的格式，从公文的名称到行文关系，从制发程序到文件体式，都有严格的规定。(5)公文有规定的处理程序。公文的制发和办理必须经过规定的处理程序。如：发文办理是以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；收文办理是指收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序；公文办理完后要进行整理、归档工作。三、公文的种类1.按适用范围分类根据2000年国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000]23号)规定，行政机关的公文种类主要有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要共13种。第一节公文概述上一页下一页返回2.按行文方向分类行文方向指发文单位和收文单位之间的关系。据此分为上行文、下行文和平行文三种。上行文指具有隶属关系的下级机关呈报给上级机关的公文，下行文指具有隶属关系的上级机关发给下级机关的公文，平行文指同系统的平级机关或不相隶属的机关之间往来的公文。3.按公文的紧急程度分类分为特急、急件和一般文件三类，它是针对公文的办理时限来说的。4.按秘级情况分类分为秘密公文和一般公文。秘密公文又分为绝密、机密和秘密三个等级，不同的等级有不同的保密期限。四、公文的格式公文格式专指法定(或称主要)文种外形结构的组织与安排。第一节公文概述上一页下一页返回(一)公文的基本格式公文的各要素划分为眉首、主体和版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。1.眉首部分(1)公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。“绝密”“机密”级公文应当标明份数序号。(2)秘密等级和保密期限。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。第一节公文概述上一页下一页返回(3)紧急程度。紧急程度表示对公文送达和办理的时间要求，紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”“急件”。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。(4)发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成，发文机关标识用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。(5)发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括人；第一节公文概述上一页下一页返回序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。联合行文，只标明主办机关发文字号。(6)签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。2.主体部分(1)公文标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。第一节公文概述上一页下一页返回(2)主送机关。主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。应在标题下空1行，左侧顶格标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。(3)公文正文。主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。(4)附件。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。(5)成文时间。成文时间以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关人的签发日期为准。用汉字将年、月、目标全；“零”写为“○”。第一节公文概述上一页下一页返回(6)公文生效标识――印章。·单一发文印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。·联合行文印章。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余1～2个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。·特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。第一节公文概述上一页下一页返回(7)附注。指与文件有关的简要说明。公文如有附注，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。3.版记部分(1)主题词。指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组，主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目之间空1字，一般有3～7个。(2)抄送。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。(3)印发机关和印发时间。印发机关指负责把公文文稿印刷成正式公文的机关，一般由各单位的办公室(厅)负责。印发时间指把公文送去印刷的日期，印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。第一节公文概述上一页下一页返回位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置；印发机关左空1字，印发时间右空1字。说明：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。公文的基本格式如图5-1所示。(二)公文的特定格式1.信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，发文机关名称及双线均印红色。第一节公文概述上一页下一页返回2.命令格式命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间。3.会议纪要格式会议纪要标识由“××会议纪要”组成。其标识用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。第一节公文概述上一页返回小卡片古代是如何传递公文的?在呼和浩特市博物馆，有一件光绪十年(1884年)标有驿站名称的公文袋，此公文袋由自色棉布制成，长86厘米，宽35.5厘米，右端有一个长20厘米、宽35.5厘米的夹层，夹层顶端留有封口，用于装附公文。公文袋封面和封底上有文字，用红、黑两种颜色印制，留自处用红、黑两种颜色的毛笔填写。古代驿站使用的凭证是勘合和火牌。凡需要向驿站要车、马、人运送公文和物品都要看“邮符”，官府使用时凭勘合，兵部使用时凭火牌。使用“邮符”有极为严格的规定。对过境有特定任务的，派兵保护。马递公文，都加兵部火票，沿途各驿站的接递要填写连排单。公文限“马上飞递”的需要日行300里。紧急公文则标明400里、500里或者600里字样，并按要求时限送到，但不得滥填这种字样。驿站管理至清代已臻于完善，并且管理极严，违反规定均要治罪。第二节公文行文规则及方式下一页返回知识主体一、行文规则的含义行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。遵守这一原则，有利于公文传递方向正确、线路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文进入不必要的流通过程，抑制无价值公文的产生。行文规则规定了各级机关的行文关系，即各级机关之间公文的授受关系，它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。二、行文的基本规则正常有效的行文应当遵循以下普遍适用的基本规则。(1)行文应当确有必要，注重效用。(2)行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。第二节公文行文规则及方式上一页下一页返回(3)政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。(4)同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。(5)属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。(6)属于主管部门职务范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。第二节公文行文规则及方式上一页下一页返回(7)部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。(8)向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。(9)“抄送形式，请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。(10)除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”“意见”和“报告”。(11)受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。第二节公文行文规则及方式上一页下一页返回三、公文的行文方式根据公文授受机关的工作关系不同，可以将公文划分为上行文、下行文和平行文。机关对上和对下行文，可根据实际工作需要，分别采用下列3种方式。1.逐级行文所谓逐级行文，即直接向自己所属的上一级或下一级机关行文，以及按层次一级级行文。逐级行文是对上行文的最基本的方式。2.多级行文多级行文即同时向自己以上或以下的若干级机关行文。对上行文如无特殊情况，不采用这种方式。3.直达行文所谓直达行文，即上级领导机关直接把文件发到基层机关的行文。以这种方式下达的文件往往都要求直接向人民群众传达，通过报刊、第二节公文行文规则及方式上一页下一页返回广播、电视发布文件以及公开张贴文件也是直达行文的方式。四、国标相关要素要求1.公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶纸、印刷纸或