企业档案室管理工作制度

PAGE企业档案室管理工作制度一、总则（一）目的为加强企业档案室管理，有效保护和利用档案资源，提高企业管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：企业档案由档案室集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法依规原则：档案管理工作严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案管理活动合法合规。3.安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案信息安全，严格保密制度，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为企业各项工作提供及时、有效的档案支持。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定并组织实施企业档案管理制度。2.负责企业各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。3.指导和监督各部门档案工作，对兼职档案人员进行业务培训。4.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。5.做好档案安全管理工作，确保档案实体和信息安全。（二）部门档案工作职责1.各部门负责本部门档案的形成、积累和整理工作，指定专人作为兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理。2.兼职档案员应按照档案室要求，及时收集、整理本部门档案，定期移交档案室，并协助档案室做好档案的利用工作。3.各部门应积极配合档案室开展档案管理工作，提供必要的支持和保障。（三）员工档案工作职责1.员工应妥善保管个人在工作中形成的各类文件材料，按照规定及时归档。2.在档案利用过程中，应遵守档案管理制度，爱护档案，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。3.积极配合档案室和部门做好档案管理工作，提供有关档案信息和线索。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.企业设立、变更、终止过程中形成的各类文件材料，包括工商登记、税务登记、组织机构代码证等相关资料。2.企业生产经营活动中形成的各类文件材料，如合同协议、生产计划、财务报表、市场营销资料等。3.企业技术研发活动中形成的各类文件材料，如科研项目申报书、研究报告、技术图纸、专利文件等。4.企业行政管理活动中形成的各类文件材料，如公文、会议纪要、人事档案、行政事务文件等。5.企业党群工作中形成的各类文件材料，如党组织建设、工会工作、共青团工作等相关资料。6.企业对外交往活动中形成的各类文件材料，如对外合作协议、商务信函、外事活动文件等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）档案收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围，及时收集本部门形成的各类文件材料，确保档案的齐全、完整。2.对于重要文件材料，应实行“双套制”管理，即同时保存纸质和电子两种载体的文件。3.档案收集过程中，应注意文件材料的真实性、准确性和完整性，对不符合要求的文件材料应及时进行补充、修正。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息检索。（四）档案整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制归档文件目录。2.科技档案：按照项目、专业、阶段进行分类整理，建立项目档案卷册，编制卷内目录和备考表。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类整理，编制会计档案目录。4.人事档案：按照干部档案和工人档案分别进行整理，建立个人档案卷册，编制档案目录。四、档案的鉴定与保管期限划分（一）档案鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成，负责对企业档案进行定期鉴定。（二）档案鉴定依据1.国家有关档案保管期限的规定。2.企业档案管理的实际需要。3.档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。（三）档案保管期限划分1.永久保管：凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企业有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种。凡是反映企业一般工作活动，在一定时期内对企业有查考利用价值的档案，列为定期保管。（四）档案鉴定程序1.档案鉴定工作小组对到期档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案编制销毁清册，经企业主管领导批准后，进行销毁。3.对鉴定后需要调整保管期限的档案，及时进行调整，并在档案目录中注明。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地方，确保档案保管安全。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备、防虫防鼠设备等。3.档案库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，便于档案管理和利用。（二）档案实体保管1.按照档案分类方案，将档案整理上架，排列有序，便于查找。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.定期对档案进行清查核对，做到账实相符。（三）档案信息保管1.建立档案数字化管理系统，对档案进行数字化处理，实现档案信息的存储、检索和利用。2.定期对档案数字化信息进行备份，防止数据丢失。3.加强档案信息安全管理，设置不同级别的用户权限，防止档案信息泄露。（四）档案保管环境要求1.档案库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.保持档案库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒。3.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，并定期进行检查和维护。六、档案的利用（一）档案利用原则1.依法依规原则：档案利用应遵守国家法律法规及企业档案管理制度。2.服务企业原则：档案利用要为企业生产经营、管理决策、技术创新等各项工作提供有效支持。3.方便快捷原则：优化档案利用流程，提高档案利用效率，为利用者提供方便快捷的服务。（二）档案利用范围1.企业内部各部门因工作需要查阅档案。2.企业员工因个人工作、学习、生活等需要查阅本人档案。3.外单位因工作需要查阅企业档案，须经企业主管领导批准，并办理相关手续。（三）档案利用程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案室。2.档案室对查阅申请进行审核，符合条件的，予以批准，并提供相应的档案查阅服务。3.查阅档案时，利用者应在档案查阅室进行，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印、摘录档案内容，应经档案室同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅档案完毕后，利用者应及时将档案归还档案室，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（四）档案借阅管理1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅档案时，借阅者应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、损毁、丢失档案。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，应承担相应的责任。4.借阅档案完毕后，借阅者应及时将档案归还档案室，并在《档案借阅登记表》上签字确认。七、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应定期报送企业主管领导和上级档案管理部门。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（二）档案移交1.企业因机构调整、重组、合并、分立等原因，需要进行档案移交的，应按照国家有关规定和企业档案管理制度办理档案移交手续。2.档案移交时，应编制档案移交清单，双方签字确认。3.接收单位应按照档案管理要求，对移交的档案进行妥善保管和利用。八、档案管理的监督与检查（一）监督检查组织企业成立档案管理监督检查小组，由企业主管领导、档案室负责人及相关部门人员组成，负责对企业档案管理工作进行定期监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案管理职责的履行情况。3.档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等工作情况。4.档案安全管理情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年至少进行一次全面的档案管理监督检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门或重点档案进行不定期抽查。3.专项检查：针对档