场地预定确认回复函5篇范本

第=PAGE1*2-11页（共=NUMPAGES1*22页）PAGE场地预定确认回复函5篇范本场地预定确认回复函第（1）篇尊敬的上海星辉科技有限责任公司：经双方协商确认，本次场地预定信息预定编号：ST20230815预定日期：2023年10月20日（星期五）14:0018:00场地用途：年度供应商峰会及签约仪式场地地址：北京市朝阳区光华路8号华贸中心3层304会议室容纳人数：120人（含2名工作人员预留席位）设备清单：1.800寸高清投影仪（品牌：BarcoClickShareX60）2.自动化会议系统（含同声传译设备）3.无线麦克风×2套（支持多语言转写）4.可移动展台（长6米×宽4米）及背景板（企业LOGO定制）费用明细：场地租赁费（含基础设备）：￥12,800元LOGO背景板制作费：￥3,200元后勤服务费（含茶歇及废弃物处理）：￥8,500元总计：￥24,500元（大写：贰万肆仟伍佰元整）说明：1.参会人员需提前24小时签署《安全责任承诺书》及《设备使用协议》2.会议当天需在09:3010:00完成场地及设备调试3.预定方需在2023年10月5日前向本司支付50%定金（指定账户：工商银行账号62228810）4.如遇不可抗力因素导致活动取消，本司将按《场地预定协议》第7条执行全额退款确认签收：本函作为预定确认依据，收到后请于3个工作日内通过邮件回复附件《场地确认单》。若需调整预定方案，请于10月8日前书面提出。此致敬礼！北京领航商务服务公司首席商务协调员____联系方式：01087654321公司地址：北京市海淀区中关村大街19号领航大厦B座日期：2023年9月25日场地预定确认回复函第（2）篇尊敬的先生/女士：经双方协商确认，现就2023年11月15日于国际商务合作会议中心（地址：北京市朝阳区光华路8号）举办的"智慧城市发展与数字化转型论坛"场地预订事宜回复一、场地基本信息1.预定日期及时间：2023年11月15日（星期四）09:0017:002.场地类型及规格：多功能阶梯式会议室（面积320㎡，可容纳120人座席）；配套breakoutroom×2（各60㎡）3.设施清单：高清投影系统×3（含激光笔及无线投屏）无线麦克风×5（含领夹式设备）同声传译设备（中英双语）防控物资：独立包装口罩2000只、免洗消毒液50瓶二、费用确认1.场地使用费：￥15,000元整（大写：壹万伍仟元整）2.设备租赁费（含操作人员）：￥8,500元3.超出标准服务费（参考价）：￥500/小时4.总计金额：￥23,500元（发票抬头：北京创智科技研究院有限公司）三、约定1.签约方须于2023年10月30日前支付50%定金（账户信息详见附件1）2.场地布置标准：主区地毯（深灰色）背景板尺寸：6m×3.5m（LED屏租赁费用已包含）宾客签到区：入口处设电子签名屏及二维码登记系统3.安全责任：参会方需全程保管展台区域，贵重物品自行设置保险柜全场禁止携带易燃易爆物品，安保人员每15分钟巡查一次四、联系方式1.负责人：王立群（高级会展经理）电子邮箱：wanglingqun@interlinkExpo联系方式：+56782.24小时应急：400800（服务时段：08:0020:00）3.地理导航定位：igps坐标（116.4675°E，39.9136°N）1.《会议服务协议》20231115001（签章版）2.场地平面图（含设备点位标注）3.境外参会者Visa办理指南此函作为场地预订的唯一合法凭证，自签发之日起生效，有效期60个自然日。顺颂商祺！北京创智会展有限公司项目经理：张伟职位：商务拓展总监日期：2023年11月10日（公司公章：盾牌形骑缝章，编号：CCE2023ERP0987）场地预定确认回复函篇3尊敬的华信商贸有限公司：本函确认贵司于2023年11月15日通过电子邮箱（info@hualinx）提交的场地预订申请（预订编号：HT2023110987）已正式受理。经核查，贵司预订的`_公司名称_`位于`_城市名称_`的`_场地类型（如：A类多功能会议厅）`，具体信息1.预订时段：2023年12月5日（周三）14:00至17:30，共3.5小时；2.场地详情：场地编号：HT2023110987面积：200平方米设备清单：高清投影仪（3台）、无线麦克风（2套）、电子白板（1块）、Experienced.附加服务：免费茶歇供应（含矿泉水、咖啡、茶点）、基础网络支持；3.费用说明：总金额为15,000元（大写：壹万伍仟元整），含场地租赁费10,000元、设备使用费3,000元，已通过银行转账支付至指定账户（账号：622888885678，开户行：中国工商银行北京朝阳区支行）。注意事项：请于2023年11月30日前完成《场地使用协议》电子签批（附件1），逾期视为自动放弃预订；场地入口处设有应急指示牌（编号：EMA2023），工作人员将在活动开始前30分钟引导签到；因场地承载能力限制，禁止超员30%以上（原定人数：50人，上限70人）；报销凭证需在活动结束后7个工作日内提交至财务部，逾期视为放弃报销权益。如对上述内容存疑，请于48小时内联系专属服务代表：张明（市场总监），联系方式：+5678（当日10:0018:00）或邮件至service@_公司名称_。若确认无误，请回复本函确认。此致敬礼_公司名称_首席商务官：王芳日期：2023年11月20日公司地址：北京市朝阳区光华路8号国贸大厦18层官网：_公司名称_400800（工作日9:0017:30）1.《场地使用协议》电子版（已通过企业邮箱发送至hualin@hualinx）2.场地平面图及安全通道分布图（见附件2）（说明：实际使用时请删除括号内注释内容，并替换所有下划线部分为真实信息）场地预定确认回复函第（4）篇尊敬的：根据本项目组于2023年10月15日提交的《商务合作场地需求申请表》（编号：BCT20230987），经公司研究决定，确认如下场地预订内容：一、场地基本信息1.场地名称：国际会展中心B座3楼会议厅2.活动时间：2023年11月20日（周一）9:0017:003.场地面积：200㎡（含3间独立贵宾室及4个签到分流处）4.设施清单：桌椅：8米长桌6张（含120个椅套，标准尺寸45×45cm）音响设备：专业扩音系统（支持15米内全馆覆盖，含2个无线麦克风）屏幕设备：98寸LED环形屏（分辨率4K/60Hz）电力保障：独立三相电路（功率需求≥25KVA）其他：无障碍通道、实时同声传译设备（需提前48小时确认）二、费用明细及支付条款1.场地使用费：￥48,000元（含基础清洁服务）2.额外费用清单：茶歇服务（10:0014:00）：￥2,800元（标准茶歇套餐：laughingcoffee咖啡机×2台+瑞幸联名茶点×10盒）临时扩容费用（超出200㎡范围）：￥800元/㎡/小时3.支付方式：预付款（10月25日前）：￥24,000元（转账至公司账户：中国工商银行账号：622208035678，SWIFT：ICBCCNBB）尾款（活动结束次日）：需提供增值税专用发票后7个工作日内结清三、约定事项1.安全责任：贵司需保证活动期间参会人员保险覆盖率≥100%（附保单扫描件），禁止携带易燃易爆物品（详见附件《危险品清单》）2.保洁要求：活动结束后2小时内完成场地恢复（延迟需支付￥1,500/小时清洁违约金）3.紧急联络：场地经理：张伟____客服专线：0216855XXXX（服务时间：9:0021:00）应急通道：场馆地下B2层入口（备用路线地图见附件3）四、附则本确认函自双方签字盖章之日起生效，电子版与纸质版具有同等法律效力。若需变更预订内容，须至少提前72小时书面通知（修改单需加盖公章）。此致敬礼！东方科技集团企业发展中心项目经理：王丽丽____联系方式：+2168552111地址：上海市浦东新区世纪大道88号上海国贸中心3层日期：2023年10月20日场地预定确认回复函篇5尊敬的客户公司名称团队：本函正式确认您于2023年11月5日通过邮件提交的XX国际会展中心场地预定申请（申请编号：CF20231105001）。根据贵司提出的SPEakingengagement需求，我方核查场地数据库后确认：3号宴会厅（面积420㎡）可于2024年3月20日22日完整承接贵司预设的200人圆桌会议及10间平行论坛配置。具体履约条款1.场地基础参数：展厅高度：6.8米（配备智能温控系统，维持22±1℃恒温）承重标准：200kg/㎡（设备运输已预留2.5小时入场窗口）电力容量：独立三相电回路，输出功率达80kW2.设施配套清单：•主会场配置：50寸LED环形屏（分辨率3840x2160）、双机位同声传译系统（支持中英双语）•分论坛单位：20㎡标准化会议室（含两人的视频会议终端）•共享资源：200个无线充电座、智能签到系统（可对接贵司CRM数据）3.费用明细与支付节点：定金：USD25,000（30%）（需在2023年11月20日前完成电汇）中期款：USD50,000（45%））（活动前10日支付）尾款：USD25,000（30%））（验收后7个工作日内结清）∗总费用：USD100,000（小写：OneHundredThousandUSDollars）∗增值税发票：开票信息需于活动前15日提交至accounting@xxvenue4.风险管控条款：不可抗力：如遇极端天气（风力≥8级），我方应提供3日内场地置换方案设备损坏：贵司需在入场前签署《设备使用保证书》（见附件3）安全责任：租客需承担最终参展者（超500人）的公共责任险（保额≥2,000,000USD）5.后续操作流程：_step_1：2023年11月18日前签署电子版《场地使用规范协议》（已通过贵司历程系统生成待签文件）_step_2：2023年11月25日前确认最终动线规划（含紧急疏散路线图）_step_3：2024年3月10日17:00前完成全流程检查（需贵司2名授权代表在场）说明：1.场地消防合规：已通过ISO4043:2016认证（备案编号：CB20230876）2.设备维护时间：每年12月15日25日为系统性维护期，期间将安排同规格备用场地3.隐私条款：根据GDPR第6条，活动影像资料权属需在预定确认函（见附件1）中明确约定签发人：公司名称：XX国际会展管理集团姓名：_________（项目经理）职位：高级场地运营总监联系方式：+00001（张经理）注册地址：上海市浦东新区世纪大道88号