业主大会组织服务协议

业主大会组织服务协议鉴于甲方依法选举产生/组成业主大会（以下简称“业主大会”），为保障业主大会会议的顺利、规范、高效召开，维护全体业主的共同利益，甲方委托乙方（以下简称“服务提供方”）提供业主大会组织服务。根据《中华人民共和国民法典》、《物业管理条例》及有关规定，双方经友好协商，达成协议如下：第一条服务范围与内容乙方同意根据甲方的要求，在本协议有效期内或针对甲方委托的特定业主大会会议，提供以下服务：1.1宣传与通知：依据相关法律法规及甲方提供的会议信息，协助甲方通过公告、短信、微信群或其他有效途径，向全体业主或符合法定参会条件的业主履行会议通知、变更通知、终止通知等义务，确保通知内容包含会议时间、地点、议题、表决方式、参会资格及注意事项等必要信息，并符合法定提前通知期限。1.2会议组织与筹备：协助甲方制定详细的会议议程；根据会议需求，提供建议并协助准备会议所需的场地、设备（如投影仪、音响、投票器、签到用品等）；设计、印制会议文件，包括但不限于会议通知、议程、议题说明、候选人介绍（如适用）、表决票、计票表、会议记录模板等。1.3场地协调与布置：根据会议规模和需求，协助甲方联系、预订或布置符合要求的会议场所，并负责场地的基本布置，确保会场环境满足会议要求。1.4签到与引导：在业主大会会议期间，提供签到服务，引导业主按指定区域就座，维护会场基本秩序，营造安静、有序的会议环境。1.5会议记录与纪要：指派专人负责业主大会会议过程的详细记录，全面、准确地记录会议发言、讨论要点、表决情况等；会议结束后，根据会议记录整理、审核并最终形成会议纪要，内容应包括会议时间、地点、参会人员、列席人员、会议议程、发言要点、各项决议及表决结果等，确保纪要内容真实、完整，并按甲方要求的时间节点提交。1.6投票组织与计票（如适用）：如本次业主大会会议涉及投票表决事项，乙方协助组织业主进行投票（具体方式依据相关规定和会议决议），监督投票过程，进行公开、公正、准确的计票工作，并出具计票结果报告。1.7文书处理与送达：根据会议决议，协助甲方处理相关文书的草拟、打印等工作；如需向有关部门或第三方送达会议决议，乙方可依据甲方委托，协助完成送达事宜。1.8咨询与建议：在业主大会组织程序、会议召开技巧、相关法律法规适用等方面，为甲方提供专业的咨询和建议。1.9报告：根据甲方要求，定期或就特定事项向甲方汇报服务工作的进展情况或提供专项报告。第二条服务标准与要求2.1乙方提供的服务应确保符合国家相关法律法规及行业规范的要求。2.2通知工作应确保及时、准确、广泛，覆盖所有应参会业主。2.3会议记录应完整、客观、准确反映会议实际情况。2.4会议纪要应清晰、规范，决议内容明确。2.5乙方服务人员应遵守职业道德，着装得体，行为专业，维护良好的职业形象。2.6乙方应严格遵守保密义务，对在服务过程中获悉的甲方信息、业主信息、会议内容等承担保密责任，未经甲方书面同意，不得以任何形式泄露给任何第三方。第三条服务期限3.1本协议服务期限自______年______月______日起至______年______月______日止。若服务期限届满前，双方未达成终止或续签协议，则本协议自动续期______年，续期次数不限/续期次数限定为______次。3.2如甲方仅委托乙方为某次特定的业主大会会议提供服务，则本协议服务期限为自乙方接到甲方明确服务指令之日起至该次会议顺利结束并完成主要服务后续工作之日止。第四条服务费用与支付方式4.1服务费用：（选择一项并明确具体金额或计算方式）（1）固定总价：本次/本协议项下约定的服务总费用为人民币______元（大写：____________）。（2）按阶段收费：□筹备阶段费用为人民币______元；□会议召开及后续阶段费用为人民币______元。（3）按项目收费：具体费用根据服务项目另行协商确定。费用包含乙方提供服务所需的人员成本、必要的物料制作费、合理的交通通讯费等。4.2支付时间：（选择一项并明确具体时间节点和条件）（1）一次性支付：本协议签订后______日内/会议顺利结束并完成主要服务后续工作后______日内，甲方向乙方支付全部服务费用。（2）分期支付：□第一期费用在协议签订后______日内支付；□第二期费用在会议召开后______日内支付。4.3支付方式：甲方通过银行转账方式将服务费用支付至乙方以下指定账户：开户名称：________________________开户银行：________________________银行账号：________________________4.4乙方在收到甲方支付的服务费用后，应向甲方开具合法有效的发票。第五条甲方的权利与义务5.1甲方有权要求乙方按照本协议约定提供服务，并有权对服务过程进行监督和检查。5.2甲方应按照约定及时向乙方提供召开业主大会会议所需的相关信息、资料和必要协助，包括但不限于会议议题、参会业主名册（如需）、场地需求说明等。5.3甲方应积极配合乙方开展服务工作，及时沟通并反馈意见，协助解决服务过程中遇到的问题。5.4甲方应按照本协议约定按时足额支付乙方服务费用。5.5甲方应确保其作为业主大会或其授权机构的主体资格合法有效，其委托行为符合相关规定。第六条乙方的权利与义务6.1乙方有权按照本协议约定收取服务费用。6.2乙方应严格按照本协议第一条约定的服务范围和内容，勤勉、尽责地提供专业服务。6.3乙方应确保提供的服务符合约定的服务标准，并对服务质量和结果负责。6.4乙方应遵守国家法律法规、行业规范以及甲方的合理要求，维护甲方的正当权益。6.5乙方应指定专门的项目联系人，负责与甲方的沟通协调，及时汇报工作进展。6.6乙方应遵守保密义务，保护甲方和业主的隐私及商业秘密。第七条沟通与协调机制7.1双方指定以下联系人作为主要沟通渠道：甲方联系人：________________________，联系电话：________________________乙方联系人：________________________，联系电话：________________________7.2双方应通过指定联系人进行正式沟通。如需变更联系人，应提前书面通知对方。7.3乙方应定期（如每周/每两周）向甲方联系人汇报服务进展情况，或根据甲方要求提供专项报告。7.4甲方如有任何疑问、建议或需求变更，应及时通知乙方联系人；乙方在服务过程中遇到问题或需要甲方协助时，应及时与甲方联系人沟通。第八条保密条款8.1甲乙双方确认，在本协议履行期间及协议终止后______年内，双方均不得泄露或使用在合作过程中获悉的对方的任何商业秘密，包括但不限于经营信息、财务信息、客户信息、技术信息以及甲方业主大会的内部信息、业主个人信息、会议讨论内容、表决结果等。8.2未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方披露上述保密信息，但法律法规另有规定或有权机关依法要求披露的除外。8.3违反本保密约定的，应承担相应的法律责任，赔偿因此给对方造成的全部损失。第九条违约责任9.1若乙方未能按照本协议约定的时间和标准提供服务，给甲方造成损失的，应承担相应的赔偿责任，具体赔偿方式可协商确定或依据实际损失计算。甲方有权根据情况要求乙方立即整改，或部分/全部扣减相应服务费用。9.2若甲方未能按照本协议约定按时足额支付服务费用，每逾期一日，应按逾期支付金额的______‰向乙方支付违约金。逾期超过______日，乙方有权暂停服务或解除本协议，并要求甲方支付全部应付费用及违约金。9.3若任何一方违反本协议的保密条款，应向对方支付违约金人民币______元（大写：____________），若违约金不足以弥补实际损失的，违约方还应承担赔偿责任。9.4因不可抗力（如战争、自然灾害等）导致本协议无法履行的，根据不可抗力的影响，部分或全部免除责任，但应及时通知对方并提供相关证明。双方应尽力采取措施减少损失。第十条协议的变更、解除与终止10.1本协议的任何变更，须经双方协商一致，并签署书面补充协议。补充协议与本协议具有同等法律效力。10.2发生下列情形之一，守约方有权书面通知违约方解除本协议：（1）一方严重违反本协议约定，经守约方书面催告后______日内仍未纠正的；（2）甲方破产、解散或被吊销营业执照，导致其作为服务接受方主体资格丧失的；（3）乙方丧失履行本协议所需资质或能力，或其行为严重违反法律法规或职业道德，损害甲方利益的；（4）因不可抗力导致本协议目的无法实现的。10.3双方协商一致，可以解除本协议。10.4本协议在下列情况下终止：（1）服务期限届满，双方未达成续签协议的；（2）本协议按照约定或法律规定解除的；（3）本协议约定的特定服务项目（如某次会议）已顺利完成并全部服务事项已完成的。10.5协议终止或解除后，双方应在______日内完成以下工作：（1）乙方应向甲方移交所有与提供的服务相关的文件、资料、物品等；（2）双方进行费用结算，甲方应向乙方支付所有尚未支付的服务费用；（3）乙方应继续履行保密义务，不得泄露在合作期间获悉的甲方信息；（4）双方清理债权债务关系。第十一条争议解决凡因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权向服务接受方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。第十二条法律适用与管辖本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。本协议适用中华人民共和国法律进行解释。第十三条通知与送达13.1双方在本协议中载明的地址、联系电话为有效联系方式。任何一方变更联系方式，应提前______日书面通知对方，否则按原联系方式送达的通知视为有效送达。13.2所有根据本协议发出的书面通知、文件等，均应采用书面形式（包括但不限于