学校资料管理工作制度范本

PAGE学校资料管理工作制度范本一、总则（一）目的为加强学校资料管理工作，确保学校各类资料的完整性、准确性和安全性，提高资料的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职员工。（三）基本原则1.集中统一原则：学校资料实行集中统一管理，由专门的资料管理部门负责统筹协调。2.分类管理原则：根据资料的性质、用途和来源等进行分类管理，便于查找和使用。3.安全保密原则：确保资料的安全，防止资料的丢失、损坏和泄露，对于涉及机密的资料要严格保密。4.与时俱进原则：随着信息技术的发展，不断更新资料管理手段和方法，提高管理效率。二、资料管理部门及职责（一）资料管理部门设置学校设立资料管理中心，作为学校资料管理的专门机构，负责学校各类资料的收集、整理、存储、保管和利用等工作。（二）资料管理中心职责1.制定和完善学校资料管理工作制度、流程和标准。2.负责学校各类资料的日常收集、整理和归档工作，确保资料的及时、准确和完整。3.建立资料数据库，实现资料的电子化管理，方便资料的查询和利用。4.定期对资料进行清查和盘点，确保资料的安全和完好。5.对学校各部门、各年级组、各学科组的资料管理工作进行指导和监督。6.负责向学校领导和相关部门提供资料查询和利用服务。7.做好资料的保密工作，防止资料的泄露。（三）各部门资料管理职责1.各部门应指定专人负责本部门资料的收集、整理和保管工作，并定期向资料管理中心移交。2.按照学校资料管理的要求，做好本部门资料的分类、编号和标识等工作。3.配合资料管理中心做好资料的清查和盘点工作，及时提供相关资料信息。4.在工作中合理利用资料，提高工作效率和质量。三、资料分类与编号（一）资料分类1.教学资料：包括教学大纲、教学计划、教案、课件、试题、试卷、教学案例、教学反思等。2.科研资料：包括科研项目申请书、研究报告、学术论文、著作、科研成果鉴定材料等。3.行政管理资料：包括学校文件、会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度、人事档案、财务报表等。4.学生管理资料：包括学生档案、学籍信息、成绩单、奖惩记录、学生活动资料等。5.后勤保障资料：包括校园建设规划、设备采购清单、维修记录、物资管理台账等。（二）资料编号1.资料编号采用统一的编码规则，由字母和数字组成，确保编号的唯一性和系统性。2.编号的前几位表示资料的类别，如“JX”表示教学资料，“KY”表示科研资料等。3.中间部分为顺序号，按照资料的生成时间或重要程度等进行排序。4.最后一位为校验位，用于验证编号的准确性。四、资料收集与整理（一）资料收集1.各部门应按照学校资料管理的要求，定期收集本部门产生的各类资料，并及时移交资料管理中心。2.资料管理中心应主动收集学校内部和外部的相关资料，如教育政策法规、教育教学研究成果、学术会议资料等。3.对于重要的资料，应通过多种渠道进行收集，确保资料的全面性和完整性。（二）资料整理1.资料管理中心收到资料后，应及时进行整理，按照资料的分类和编号规则进行分类、编号和标识。2.对资料进行审核，确保资料的真实性、准确性和完整性。对于不符合要求的资料，应及时反馈给相关部门进行补充或修正。3.对整理好的资料进行装订、编目和上架，便于查找和使用。五、资料存储与保管（一）存储方式1.资料管理中心应建立专门的资料存储室，配备必要的存储设备，如文件柜、书架、磁盘阵列等。2.对于纸质资料，应按照分类和编号顺序进行存放，便于查找和管理。3.对于电子资料，应存储在服务器或磁盘阵列等存储设备上，并进行备份，确保数据的安全性和可靠性。（二）保管措施1.资料存储室应保持干燥、通风、整洁，防止资料受潮、发霉和损坏。2.建立资料保管台账，记录资料的入库、出库、借阅等情况，定期对资料进行清查和盘点。3.加强对资料存储室的安全管理，安装防盗、防火、防潮等设施，确保资料的安全。4.对于涉及机密性的资料，应采取特殊的保管措施，如加密存储、限制访问权限等。六、资料借阅与使用（一）借阅流程1.学校内部人员因工作需要借阅资料，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅时间和用途等。2.《资料借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，交资料管理中心审核。3.资料管理中心审核通过后，办理借阅手续，登记借阅人姓名、部门、借阅资料名称、编号、借阅时间和归还时间等信息。4.借阅人应按照约定的时间归还资料，如需延期归还，应提前办理续借手续。（二）使用规定1.借阅人应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏和丢失资料。2.在使用资料过程中，应遵守相关法律法规和学校的规定，不得将资料用于商业目的或其他非法活动。3.如需复印或摘抄资料，应经资料管理中心同意，并按照规定的程序进行操作。（三）归还要求1.借阅人归还资料时，应确保资料的完整性和完好性，如有损坏或丢失，应按照规定进行赔偿。2.资料管理中心在收到归还的资料后，应及时进行检查和验收，如发现问题，应及时与借阅人沟通解决。七、资料清理与销毁（一）清理原则1.定期对学校资料进行清理，清理工作应遵循“留旧存新、留主存辅、留精存简”的原则。2.对于已过保存期限、失去使用价值或重复的资料，应及时进行清理。（二）清理程序1.资料管理中心制定资料清理计划，明确清理的范围、时间和方式等。2.各部门按照清理计划，对本部门的资料进行自查和清理，将需要清理的资料清单报资料管理中心。3.资料管理中心对各部门上报的资料清单进行审核，确定最终的清理资料清单。4.组织相关人员对清理资料进行鉴定，对于确无保存价值的资料，填写《资料销毁申请表》。5.《资料销毁申请表》经学校领导审批后，由资料管理中心组织实施销毁工作。（三）销毁方式1.对于纸质资料，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保资料无法恢复。2.对于电子资料，应采用格式化、删除等方式进行销毁，并进行数据覆盖，确保数据无法恢复。3.销毁工作应指定专人负责，严格按照规定的程序进行操作，确保销毁工作的安全和彻底。八、资料安全与保密（一）安全管理1.加强对资料管理工作的安全意识教育，提高全体教职员工的安全防范意识。2.建立健全资料安全管理制度，明确安全责任，加强对资料存储室、服务器等设施的安全管理。3.定期对资料管理系统进行安全检查和维护，及时发现和排除安全隐患。4.制定资料安全应急预案，应对可能出现的安全事故，确保资料的安全。（二）保密措施1.对涉及学校机密的资料，应严格保密，明确保密范围和保密期限。2.加强对保密人员的管理，签订保密协议，明确保密责任和义务。3.采取加密存储、限制访问权限、设置密码等技术手段，确保机密资料的安全。4.在资料的收集、整理、存储、保管、借阅和使用等过程中，严格遵守保密规定，防止机密资料的泄露。九、监督与考核（一）监督检查1.学校成立资料管理工作监督小组，定期对学校资料管理工作进行监督检查。2.监督检查的内容包括资料管理工作制度的执行情况、资料的收集、整理、存储、保管、借阅和使用等情况。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.将资料管理工作纳入学校对各部门和教职员工的绩效考核体系，作为考核评价的重要内容。2.制定资料管理工作考核评价标准，从资料管理工作的组织领导、制度建设、工