《会议运营》课件-任务1 了解数字会议

LOSTSOUL会展策划与管理教学资源库标准化课程《会议运营》Eventmanagement目录Contents

项目一

会议认知——识别真面目项目二会议策划——凡事预则立

任务1了解会议策划任务2撰写会议策划方案任务3编制会议预算项目三会议申报——依规审批方行稳项目七会议服务——细节决定成败

项目八会议记录——记宣并举以传远任务1了解会议的发展任务2了解会议产业的发展任务3熟悉会议运营岗位任务1会议报备任务2组建工作团队任务3会议宣传推广任务1

选择会议场址任务2布置会议场地任务3会场环境布置项目五

会议准备——运筹帷幄之中任务1拟发会议通知任务2邀请会议人员任务3准备会议物件任务4选择会议礼品项目六

会议接待——首因效应促成功任务1制定会议接待方案任务2接站安排任务3会议注册与签到任务1会议现场服务任务2会议生活服务任务1撰写会议纪要任务2撰写会议新闻稿任务项目四会场布置——环境提升体验项目十

会议评估与总结——拾遗与补缺项目十一

数字会议——技术驱动革新任务1走进数字会议任务2把握数字会议未来趋势任务1开展会议运营评估任务2制作会议总结文件任务1会场清理与送离安排任务2结算会议费用任务3寄发感谢信项目九

会议收尾安排——善始亦善终

学习目标

1理解数字会议的概念、特点2.了解数字会议的技术支撑和应用场景3.了解数字会议系统的作用和未来趋势知识目标能力目标1.能够运用数字会议平台组织和参与会议2.能够分析和解决数字会议中的常见问题3.能够根据实际需求选择合适的数字会议方案项目十一数字会议认知——技术驱动会议革新素养目标1.学生能够积极拥抱数字化变革，主动学习和应用数字技术并能够将创新思维应用于会议运营实践中2.能够在数字会议环境中与团队成员进行有效沟通和协作，共同完成会议组织、参与和总结等工作3.能够了解数字会议中可能存在的安全风险，并能够采取有效措施保护会议信息和参会人员的隐私任务1了解数字会议任务2把握数字会议的未来趋势项目十会议评估与总结——拾遗与补缺案例导入国际货币基金组织（IMF）与世界银行年会的数字化转型

国际货币基金组织（IMF）和世界银行年度会议是全球财经领域最具影响力的盛会之一，历来吸引来自189个成员国的财政部、央行高层、企业家及学者等逾万名代表线下齐聚。然而，2020年突如其来的新冠疫情使得大规模线下集会变得不可能。面对这一挑战，IMF与世行做出了一个历史性决定：将已有70余年传统的线下年会，全面转型为全数字化会议。这不仅是为了应对突发危机，更成为其探索未来会议形态、提升全球包容性与运营效率的关键契机，其中数字会议核心设计如下。1.分层级内容交付：通过专设直播频道，进行开幕论坛、旗舰报告发布等高规格全体会议的全球直播；同时设置并行专题研讨室，使用分组会议系统供特定议题讨论。2.全天候互动与资源中心：平台内置了预约洽谈系统、虚拟展台（展示各国经济数据、机构研究成果）以及异步的问答与聊天论坛，确保与会者在不同时区都能参与。3.多语言与安全架构：提供包括中文在内的六大联合国官方语言同声传译，并部署了严格的网络安全协议和参会身份验证，以保障各国政要演讲及敏感经济数据的安全。4.会前培训与模拟：主办方为所有演讲嘉宾及核心参会者提供了详细的技术操作指南与模拟测试，确保会议流程顺畅。案例导入案例导入案例导入

本次会议取得了巨大的成果，首次全数字化年会在短短五天内，吸引了全球超过50,000名注册参会者，远超前期的线下规模。会议内容通过直播和点播触及了数百万观众，极大地提升了公众对全球经济议题的关注度。同时，碳排放大幅降低，完全避免了国际差旅带来的环境影响。在成本方面，虽然前期技术投入增加，但节省了巨额的场地、物流与人力现场服务费用。更重要的是，此次成功实践为IMF与世行后续的会议模式奠定了基础。即便在实体会议恢复后，其年会也延续了“混合模式”，即核心议程线下举行并同步向全球直播，同时保留虚拟洽谈、数字资料库等线上功能，使无法亲临现场的发展中国家代表、青年学者及民间组织能平等获取信息与参与讨论。这一转型不仅化解了危机，更重新定义了国际高端会议的“可达性”与“影响力”，展现了数字会议在拓展全球参与、提升运营韧性与推动可持续发展方面的巨大潜力。案例导入案例导入案例导入

案例导入案例导入案例导入

思考：1.请结合案例，该案例中，数字会议方案成功解决了传统线下会议的哪些核心痛点？又带来了哪些超越线下会议的新价值？

2.请展望，在未来五到十年内，推动国际大型组织会议向“混合”或“全数字”模式发展的主要驱动力可能有哪些？会议运营团队又应如何提前储备相关能力？知识链接1.了解数字会议1.1数字会议的定义2-数字会议的特点3-会议会议的应用场景1-数字会议的定义导读

数字会议（DigitalConference）是指利用互联网、云计算、大数据、人工智能等数字技术，通过线上平台或工具实现远程会议组织、参与、互动、记录等全流程线上化、智能化的会议形式。它打破了传统线下会议在时间、空间和资源上的限制，使参与者能够通过电子设备（如电脑、智能手机、平板等）随时随地接入会议，完成交流、讨论、决策等目标。1-数字会议的定义3-数字会议的应用场景2-数字会议的特点导读1.了解数字会议1.2数字会议的特点远程参与参会者无需聚集在同一物理空间，可通过网络连接参与会议。实时互动

支持音视频通话、屏幕共享、实时聊天、投票等多种互动形式。技术支持依托云计算、大数据、人工智能等技术，提供稳定、高效的会议体验。高效便捷节省时间、成本和资源，提高会议组织的灵活性和效率。数据化管理通过数据分析工具记录会议过程、参会者行为及反馈，为优化会议提供依据。1-数字会议的定义3-数字会议的应用场景2-数字会议的特点导读1.了解数字会议

你认为“数据化管理”这一特点对会议组织者有哪些实际帮助？1-数字会议的定义3-数字会议的应用场景2-数字会议的特点导读1.了解数字会议

教学案例：2023年世界经济论坛“达沃斯议程”对话会

一、

会议背景

会议名称：2023年世界经济论坛“达沃斯议程”对话会

会议时间：2023年1月16日至20日

会议地点：线上平台

主办方：世界经济论坛

参会人员：全球政界、商界、学术界领袖以及社会团体代表

二、

会议亮点1.全线上举办，突破时空限制：2023年世界经济论坛“达沃斯议程”对话会首次以全线上形式举办。来自全球各地的参会者无需亲临瑞士达沃斯，即可通过线上平台参与会议，打破了时间和空间的限制，扩大了会议的影响力。1-数字会议的定义3-数字会议的应用场景2-数字会议的特点导读1.了解数字会议

教学案例：2023年世界经济论坛“达沃斯议程”对话会2.多平台联动，扩大会议传播：会议通过世界经济论坛官网、社交媒体平台、新闻媒体等多渠道进行直播和报道，吸引了全球数百万观众在线观看，极大地扩大了会议的传播范围和影响力。

3.高科技应用，提升会议体验：会议采用了虚拟现实、增强现实、人工智能等先进技术，为参会者打造了沉浸式的会议体验。例如，参会者可以通过虚拟现实技术“走进”达沃斯小镇，感受会议氛围；通过增强现实技术与演讲嘉宾进行互动；通过人工智能技术获取会议实时翻译和会议纪要。4.聚焦全球议题，促进国际合作：会议围绕“在分裂的世界中加强合作”这一主题，聚焦全球经济复苏、气候变化、数字化转型等全球性议题，为全球领袖提供了交流对话的平台，促进了国际合作。1-数字会议的定义3-数字会议的应用场景2-数字会议的特点导读1.了解数字会议

教学案例：2023年世界经济论坛“达沃斯议程”对话会2023年世界经济论坛“达沃斯议程”对话会是一次成功的数字会议案例，它为未来会议的发展提供了宝贵的经验和启示。经过分析该会议取得圆满成果的原因如下。1.精准把握时代脉搏：会议主题紧扣时代发展脉搏，聚焦全球性议题，吸引了全球各界人士的关注。2.充分利用数字技术：会议充分利用数字技术，打造了便捷、高效、沉浸式的线上会议体验，提升了参会者的参与感和获得感。3.注重会议内容质量：会议邀请了全球各界领袖和专家进行演讲和讨论，确保了会议内容的高质量和权威性。4.强大的组织能力：世界经济论坛拥有丰富的会议组织经验，能够确保线上会议的顺利进行。1-数字会议的定义3-数字会议的应用场景2-数字会议的特点导读1.了解数字会议

此次会议的有哪些值得借鉴之处呢？为什么？1.了解数字会议1.3数字会议的应用场景

2-数字会议的特点1-数字会议的定义1-数字会议的应用场景导读企业内部会议(日常例会、项目讨论、部门协调、员工培训等)学术会议与教育研讨会(学术会议和教育研讨会是知识传播与交流的重要平台)政府与公共服务会议(政府部门通过数字会议进行政策讨论、工作部署、公共服务和应急管理)1.了解数字会议1.3数字会议的应用场景

2-数字会议的特点1-数字会议的定义1-数字会议的应用场景导读培训与教育类会议(日常例会、项目讨论、部门协调、员工培训等)行业峰会与商务活动(行业峰会和商务活动是企业和机构展示实力、拓展合作的重要平台)社交与文化活动会议(交活动和文化交流，如线上婚礼、虚拟音乐会、文化沙龙等)技能训练技能训练【实训任务一】线上新老生交流会数字会议方案设计【任务背景】

某大学“数字创新社团”计划在秋季学期初举办一场新老生线上交流会，旨在帮助新生快速融入社团、了解社团文化，并促进新老成员之间的经验分享与情感联结。考虑到社团成员分布在不同校区，且部分应届毕业生已在外地实习，社团决定采用全数字化会议形式举办本次活动，以确保所有成员都能便捷参与，并希望借此机会探索社团活动数字化转型的新模式。【实训任务】

以小组为单位，为“数字创新社团”策划并制定一份完整的线上新老生交流会数字会议执行方案。方案需涵盖从会前筹备、技术实现、会议流程到会后反馈的全过程。技能训练【实训任务一】设计校园学术会议的评估方案

【任务要求】

评估方方案核心：需明确选择至少一种主流的数字会议平台（如腾讯会议、Zoom、钉钉等）作为支撑，并详细说明选择理由。流程设计：会议总时长控制在90分钟以内。流程需包含但不限于：破冰互动、社团介绍、老生经验分享（可采用视频、屏幕共享等形式）、新生自由问答、线上分组讨论等环节。请设计至少两