服务合同续签提醒跟进流程

服务合同续签提醒跟进流程一、流程启动与通知下达（一）合同到期前60天预警。各业务部门在合同到期前60天完成续签风险评估，将评估结果报送至法务部审核。法务部在收到评估报告后10个工作日内出具法律意见书，同时抄送至服务提供方。（二）正式通知编制。法务部牵头编制《合同续签提醒函》，内容包含合同关键条款、续签意向、谈判底线、违约责任等要素。通知函需经分管领导审批后正式发出。（三）通知送达确认。通过挂号信、公证送达或电子签收系统三种方式之一完成通知送达，并保留送达凭证。服务提供方在收到通知后5个工作日内反馈书面意见，逾期未反馈视为默认同意续签。二、续签条件核查（一）服务能力验证。技术部门对服务提供方的系统稳定性、响应速度、数据安全等指标进行抽检，出具《服务能力测评报告》。报告需包含三个以上典型场景的测试数据。（二）财务状况评估。财务部审核服务提供方近三年的财务报表，重点关注现金流、资产负债率、诉讼仲裁记录等八项指标，形成《财务合规性分析》。（三）第三方评价调取。采购部门从征信系统调取服务提供方的信用报告，重点关注合同履行记录、行政处罚记录、行业投诉记录三项内容，并要求评分不低于B级。三、谈判策略制定（一）核心条款清单。法务部牵头梳理续签合同需调整的条款清单，包括但不限于服务范围、价格机制、知识产权归属、保密责任等十二项要素。（二）谈判底线设定。各部门根据职能分工制定谈判策略，法务部负责法律条款，技术部负责技术标准，财务部负责价格上限，最终形成《谈判任务书》。（三）备选方案准备。针对关键条款设置三个备选方案，包括维持现状、小幅调整、重大修改三种类型，并标注各方案的预期达成概率。四、谈判过程管控（一）首次谈判准备。法务部提前一周向服务提供方发送谈判议程，明确议题顺序、时间分配、参与人员等要素。技术部同步提供《服务现状分析报告》作为谈判依据。（二）谈判记录规范。谈判过程中使用《合同条款比对表》，逐项记录双方协商结果，未达成一致的条款标注为待议项。每次谈判后24小时内完成会议纪要。（三）分歧升级预案。当出现重大分歧时，启动分级处理机制：一般分歧由法务部协调解决，重大分歧提交至合同续签领导小组决策，紧急分歧立即上报分管总经理。五、合同修订审批（一）修订文本编制。法务部根据谈判结果编制《合同修订草案》，包含新增条款、修改条款、删除条款的对照说明。技术部对涉及技术标准的条款进行技术复核。（二）内部审批流程。修订草案按《公司重大合同审批管理办法》执行，依次通过法务部审核、技术部会审、财务部评估、分管领导审批、总经理最终核准五个环节。（三）外部审核要求。审批通过后10个工作日内，邀请第三方律师机构对修订文本进行法律合规性审核，重点关注合同效力、权利义务对等性等六项要素。六、续签实施保障（一）过渡期安排。合同生效前设置30天过渡期，服务提供方需完成人员交接、资料移交、系统切换等九项工作，并提交《过渡期工作计划表》。（二）验收标准制定。技术部牵头制定《服务验收标准清单》，包含功能测试、性能测试、数据迁移等十二项验收指标，并明确各指标的量化标准。（三）风险防控措施。法务部编制《合同履行风险清单》，针对每项风险制定应对预案，包括但不限于服务中断、数据泄露、价格调整等七类风险。七、归档与后续管理（一）文件归档要求。合同正式文本、谈判过程记录、验收报告等全部材料需按照《档案管理规定》进行归档，电子版同步上传至合同管理系统。（二）履约监督机制。运营部门建立月度履约检查制度，对服务提供方的工作报告、系