全过程工程合同信息措施、其他协调管理及措施

全过程工程合同信息措施、其他协调管理及措施TOC\o"1-3"\h\u21710（1）合同信息管理的基本原则 27845（2）合同信息管理的组织机构及职责 31771（3）合同信息收集的范围及措施 631466（4）合同信息整理与分类 824037（5）合同信息传递与沟通 1026556（6）合同信息存储与安全管控 128912（7）合同信息查阅与借阅管理 1421753（8）合同信息更新与维护 153267（9）合同信息归档管理 1720802（10）合同信息管理的考核与改进 19

（1）合同信息管理的基本原则为确保合同信息管理工作有序开展，严格遵循以下基本原则，贯穿合同管理全过程，所有信息管理活动均围绕原则开展，杜绝违规操作、信息遗漏、传递滞后等问题。1.真实性原则：所有收集、录入、传递的合同信息，必须真实反映合同履行的实际情况，基于真实的合同文件、工程资料、沟通记录、签证凭证等，严禁伪造、篡改、虚报合同信息，确保每一条信息都有可靠依据，为合同管理决策提供真实支撑。1.1信息收集环节，安排专人对合同原件、补充协议、变更文件、签证单、验收报告等资料进行核对，确认资料的真实性和有效性后，方可录入信息管理系统，对存疑的信息及时核实，未核实前不得传递和使用。1.2信息更新环节，严格按照合同履行的实际进展，及时更新信息内容，确保信息与实际情况一致，避免因信息滞后或虚假导致决策失误，如工程进度、付款情况、变更内容等，需同步更新，留存更新记录。2.完整性原则：全面收集合同管理全流程中的各类信息，涵盖合同主体信息、合同条款信息、履行过程信息、纠纷处理信息、归档信息等，不遗漏任何关键信息，确保合同信息形成完整的闭环，便于后续查阅、追溯和复盘。2.1合同签订阶段，收集合同各方主体资质、法定代表人身份证明、授权委托书、合同文本（含附件、补充协议）、招投标文件、中标通知书等全部相关资料，确保合同主体信息、合同条款信息完整无缺。2.2合同履行阶段，全面收集工程进度报表、质量验收记录、付款凭证、签证资料、变更申请及批复文件、会议纪要、沟通记录、违约记录等，确保每一项合同履行行为都有对应的信息记录，形成完整的履行档案。3.及时性原则：合同信息的收集、录入、传递、更新必须及时，确保合同各方在规定时间内获取所需信息，及时掌握合同履行动态，快速响应合同履行过程中的各类问题，避免因信息传递滞后导致延误工期、增加成本、引发纠纷。3.1信息收集需在相关事件发生后24小时内完成，如签证单签订后、付款完成后、变更批复后，立即收集相关凭证，录入信息管理系统，确保信息不拖延、不遗漏。3.2信息传递需明确传递路径和时限，重要合同信息（如变更通知、违约通知、付款提醒等）采用书面形式传递，并留存传递记录，确保接收方及时收到并确认，避免因传递不及时导致责任不清。4.准确性原则：合同信息的录入、传递、解读必须准确，避免因信息错误导致合同履行偏差、决策失误或纠纷。确保合同条款解读准确、信息数据录入无误、传递过程中不出现信息失真，保障合同管理工作的规范性。4.1信息录入前，对相关资料进行仔细核对，确保合同编号、金额、工期、质量标准、各方责任等关键信息录入准确，避免错别字、数据错误、条款误解等问题。4.2建立信息复核机制，安排专人对录入的信息进行二次复核，对传递的信息进行核对，确保信息准确无误后，方可用于合同管理相关工作，对发现的错误及时更正，并留存更正记录。5.安全性原则：加强合同信息的安全管控，防范信息泄露、丢失、损坏，确保合同信息的保密性和安全性，保护合同各方的商业秘密和合法权益，避免因信息安全问题引发法律风险或经济损失。5.1建立信息分级管控机制，对涉及商业秘密、核心条款的合同信息，设置访问权限，仅授权人员可查阅、修改，严禁无关人员接触敏感信息。5.2加强信息存储安全，采用加密存储、备份存储等方式，定期对合同信息进行备份，防止信息丢失、损坏，同时防范网络攻击、病毒入侵等风险，确保信息存储安全。6.可追溯性原则：所有合同信息的收集、录入、传递、更新、修改等环节，均留存完整记录，确保每一条信息都可追溯，明确信息来源、处理过程、处理人员，便于后续核查、审计和纠纷处理。6.1建立信息追溯台账，记录每一条合同信息的收集时间、录入人员、传递对象、更新时间、修改内容等，确保信息全流程可追溯，有据可查。6.2对合同信息的修改、删除等操作，严格履行审批手续，留存修改记录，明确修改原因、修改人员、审批人员，避免擅自修改信息，确保信息的可追溯性。（2）合同信息管理的组织机构及职责为确保合同信息管理工作落地执行，明确组织机构设置，划分各岗位职责，做到分工明确、责任到人、协同配合，避免出现职责交叉、责任空缺等问题，保障合同信息管理工作有序、高效开展。1.合同信息管理领导小组1.1组成：由建设单位项目负责人任组长，施工单位、监理单位、设计单位等相关参建单位项目负责人任副组长，各单位合同管理部门、技术部门、财务部门等相关负责人为成员。1.2职责：统筹规划合同信息管理工作，制定合同信息管理规章制度和工作流程，审批重大合同信息变更、信息安全管控措施等；协调解决合同信息管理过程中的重大问题，督促各参建单位履行合同信息管理职责；定期检查合同信息管理工作开展情况，考核各单位信息管理工作成效，确保合同信息管理工作符合工程建设要求。2.建设单位合同信息管理部门2.1职责：负责牵头组织合同信息管理工作，制定合同信息管理实施细则，明确信息收集、录入、传递、存储、归档等具体要求；负责收集、整理、录入建设单位相关的合同信息，包括合同原件、补充协议、招投标文件、付款凭证、变更批复等；负责与各参建单位进行合同信息对接，接收各参建单位提交的合同信息，传递建设单位相关的合同信息；负责合同信息的存储、备份、安全管控，建立合同信息管理台账，定期对合同信息进行核查、更新；负责合同信息的查阅、借阅管理，办理查阅、借阅手续，确保信息安全；负责组织合同信息管理培训，指导各参建单位开展合同信息管理工作；定期向合同信息管理领导小组汇报合同信息管理工作情况，提出改进建议。3.施工单位合同信息管理部门3.1职责：严格按照合同信息管理要求，收集、整理、录入施工单位相关的合同信息，包括施工进度报表、质量验收记录、签证单、变更申请、索赔资料、人员设备进场记录等；及时向建设单位、监理单位传递施工相关的合同信息，提交各类报表、资料，确保信息传递及时、准确；负责施工单位内部合同信息的管控，建立内部信息管理台账，定期对信息进行核查、更新，确保信息完整、真实；配合建设单位、监理单位开展合同信息核查、审计等工作，提供相关合同信息资料；负责施工单位合同信息的安全管控，防范信息泄露、丢失，确保信息安全；指定专人负责合同信息管理工作，明确岗位职责，确保信息管理工作有序开展。4.监理单位合同信息管理部门4.1职责：负责收集、整理、录入监理相关的合同信息，包括监理规划、监理实施细则、监理日志、旁站记录、质量验收意见、进度审核意见、变更审核意见等；及时向建设单位、施工单位传递监理相关的合同信息，反馈监理过程中发现的问题，提交监理报表、审核意见等；负责对施工单位提交的合同信息进行审核，核实信息的真实性、完整性、准确性，对存疑的信息及时提出整改意见，督促施工单位完善；配合建设单位开展合同信息管理工作，参与合同信息核查、审计等工作，提供相关监理资料；负责监理单位合同信息的存储、备份、安全管控，建立监理信息管理台账，定期对信息进行更新、核查；指定专人负责合同信息管理工作，确保信息管理工作规范、高效。5.设计单位合同信息管理部门5.1职责：负责收集、整理、录入设计相关的合同信息，包括设计图纸、设计交底记录、设计变更文件、设计审核意见、设计验收报告等；及时向建设单位、施工单位、监理单位传递设计相关的合同信息，提交设计资料、变更通知等，确保设计信息及时传递到位；配合建设单位、施工单位、监理单位开展合同信息管理工作，对涉及设计的合同信息进行解释、核实，提供相关设计依据；负责设计单位合同信息的安全管控，建立设计信息管理台账，定期对信息进行更新、核查，确保信息完整、准确；指定专人负责合同信息管理工作，确保设计信息管理工作有序开展。6.其他参建单位合同信息管理职责6.1勘察单位、材料设备供应商等其他参建单位，按照合同约定和合同信息管理要求，收集、整理、传递本单位相关的合同信息，配合建设单位及其他参建单位开展合同信息管理工作，确保相关信息真实、完整、及时、准确，做好本单位合同信息的安全管控。7.合同信息管理员职责7.1各参建单位指定的合同信息管理员，负责具体开展合同信息的收集、录入、传递、整理、存储、查阅等工作，严格按照信息管理要求操作，确保信息准确、及时、完整；负责建立本单位合同信息管理台账，定期对信息进行更新、核查，发现问题及时上报；负责合同信息资料的归档、保管，做好资料的防潮、防火、防盗、防损坏工作；负责办理合同信息查阅、借阅手续，严格控制信息访问权限，确保信息安全；配合相关部门开展合同信息核查、审计、纠纷处理等工作，提供相关信息资料；及时参加合同信息管理培训，提升信息管理能力，熟练掌握信息管理流程和操作规范。（3）合同信息收集的范围及措施合同信息收集是合同信息管理的基础，涵盖工程合同全生命周期的所有相关信息，明确收集范围、收集方式和收集要求，确保全面、及时、准确收集各类合同信息，为后续信息管理工作奠定基础。1.合同信息收集的范围1.1合同主体信息：包括建设单位、施工单位、监理单位、设计单位、勘察单位、材料设备供应商等所有合同参与方的基本信息，如单位名称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、联系方式、资质等级、授权委托书、项目负责人信息等。1.2合同文本信息：包括合同原件、补充协议、附件、合同谈判记录、合同签订审批文件等，涵盖合同所有条款信息，如工程概况、工程范围、工期、质量标准、合同价款、付款方式、各方责任、违约责任、争议解决方式、保修条款等。1.3招投标相关信息：包括招标文件、投标文件、中标通知书、投标保证金缴纳凭证、履约保证金缴纳凭证、招投标答疑记录、评标报告等，作为合同签订和履行的重要依据。1.4合同履行过程信息：（1）工程进度信息：包括施工进度计划、进度报表、实际进度记录、进度延误情况及原因分析、进度调整方案、进度验收记录等；（2）质量信息：包括质量验收标准、质量检查记录、旁站记录、隐蔽工程验收记录、分项分部工程验收记录、单位工程竣工验收记录、质量问题整改通知及整改报告、质量事故处理记录等；（3）投资控制信息：包括工程预付款支付凭证、进度款支付凭证、竣工结算资料、工程变更费用审核资料、索赔费用审核资料、价差调整资料、资金使用计划、投资偏差分析报告等；（4）安全管理信息：包括安全施工方案、安全技术交底记录、安全检查记录、安全隐患整改通知及整改报告、安全事故处理记录、安全培训记录等；（5）签证及变更信息：包括签证单、变更申请、变更批复文件、变更实施记录、变更费用核算资料等；（6）沟通协调信息：包括会议纪要、沟通记录、函件往来、电话记录、电子邮件等，涵盖各方就合同履行相关事宜的沟通内容；（7）违约及纠纷信息：包括违约行为记录、违约通知、违约处理意见、纠纷调解记录、仲裁或诉讼相关资料等。1.5合同终止及归档信息：包括合同终止协议、合同履行总结报告、竣工资料归档清单、合同归档资料、保修记录、保修期满验收报告等。1.6其他相关信息：包括法律法规、行业规范、政策文件、市场价格信息、材料设备价格波动情况、工程所在地相关规定等，作为合同履行和管理的参考依据。2.合同信息收集的措施2.1明确收集责任：各参建单位按照岗位职责，明确各自的信息收集范围和责任，指定专人负责信息收集工作，确保每一项合同信息都有对应的收集责任人，避免信息遗漏。2.2规范收集方式：（1）书面资料收集：对合同原件、补充协议、签证单、验收报告、付款凭证等书面资料，采用原件收集、复印件备份的方式，确保资料的真实性和完整性，对重要书面资料进行扫描存档，便于电子查阅。（2）电子信息收集：对会议纪要、沟通记录、电子邮件、进度报表等电子信息，采用截图、保存文件、导出记录等方式收集，建立电子信息文件夹，分类存储，确保电子信息可追溯。（3）现场收集：对工程进度、质量、安全等现场相关信息，由现场管理人员、监理人员、施工人员现场记录，及时收集现场照片、视频、记录表单等资料，确保现场信息真实反映工程实际情况。（4）对接收集：各参建单位之间建立定期对接机制，及时收集对方提交的合同信息，如施工单位向建设单位、监理单位提交进度报表、签证资料，监理单位向建设单位提交监理报表、审核意见等，确保信息传递畅通。2.3明确收集时限：（1）合同签订阶段：合同签订后3个工作日内，收集完成合同文本、补充协议、中标通知书等相关资料，录入信息管理系统。（2）合同履行阶段：工程进度报表、质量检查记录等常规信息，按周或按月收集；签证单、变更文件、违约通知等重要信息，在事件发生后24小时内收集；付款凭证、验收报告等资料，在相关手续办理完成后3个工作日内收集。（3）合同终止及归档阶段：合同终止后7个工作日内，收集完成合同终止协议、履行总结报告等相关资料；竣工结算完成后15个工作日内，收集完成竣工结算资料、归档清单等资料。2.4加强收集审核：信息收集完成后，收集责任人对资料的真实性、完整性、准确性进行初步审核，确认无误后提交给信息管理员，信息管理员进行二次审核，对存疑的信息及时退回收集责任人核实、补充，确保收集的信息符合要求。2.5建立收集台账：各参建单位建立合同信息收集台账，记录信息名称、收集时间、收集责任人、资料来源、审核情况、存储位置等信息，确保每一条信息都有迹可循，便于后续核查和管理。（4）合同信息整理与分类对收集到的合同信息进行系统整理和科学分类，便于信息的存储、传递、查阅和使用，提高合同信息管理效率，确保各类信息条理清晰、易于检索，为合同管理决策提供便捷支持。1.合同信息整理的要求1.1条理清晰：按照合同管理的逻辑和工程建设的流程，对收集到的信息进行梳理，明确信息之间的关联关系，确保信息整理后条理清晰、层次分明，便于查阅和使用。1.2分类合理：根据信息的性质、用途、来源等，采用科学合理的分类方式，对合同信息进行分类，确保同类信息集中存储，不同类信息区分明确，避免混淆。1.3完整规范：整理过程中，确保信息完整无缺，对缺失的信息及时补充，对不规范的信息进行规范整理，如统一资料格式、完善信息内容、规范填写要求等，确保整理后的信息符合合同信息管理要求。1.4及时高效：收集到的信息及时进行整理，避免信息堆积，确保整理后的信息能够及时投入使用，为合同履行和管理提供支持，提高信息管理效率。2.合同信息的分类方式2.1按合同生命周期阶段分类（1）合同签订阶段信息：包括招投标相关资料、合同谈判记录、合同签订审批文件、合同原件、补充协议、附件等；（2）合同履行阶段信息：包括工程进度、质量、投资、安全、签证变更、沟通协调、违约纠纷等相关信息；（3）合同终止及归档阶段信息：包括合同终止协议、履行总结、竣工结算、归档资料、保修记录等。2.2按信息性质分类（1）主体信息：合同各方主体的基本信息、资质信息、授权信息等；（2）条款信息：合同各项条款的具体内容、补充协议、变更条款等；（3）履约信息：工程进度、质量、投资、安全等合同履行过程中的实际情况信息；（4）凭证信息：付款凭证、验收报告、签证单、变更批复等各类凭证资料；（5）沟通信息：会议纪要、函件、沟通记录等各方沟通协调信息；（6）其他信息：法律法规、行业规范、市场信息等参考信息。2.3按信息来源分类（1）建设单位提供的信息：包括招标文件、中标通知书、付款凭证、变更批复等；（2）施工单位提供的信息：包括进度报表、签证单、质量记录、施工方案等；（3）监理单位提供的信息：包括监理日志、验收意见、进度审核报告等；（4）设计单位提供的信息：包括设计图纸、设计变更、设计交底记录等；（5）其他参建单位提供的信息：包括勘察报告、材料设备合格证明等；（6）外部信息：包括法律法规、政策文件、市场价格信息等。2.4按信息存储形式分类（1）书面信息：合同原件、纸质报表、纸质凭证、会议纪要等纸质资料；（2）电子信息：电子文档、照片、视频、电子报表、电子邮件等电子资料。3.合同信息整理的流程3.1资料核对：信息管理员对收集到的书面资料和电子信息进行核对，确认资料的真实性、完整性、准确性，对缺失、错误的资料及时退回补充、更正。3.2分类归档：按照既定的分类方式，对核对无误的信息进行分类，将书面资料按类别装订成册，标注类别、编号、收集日期等信息；将电子信息按类别建立文件夹，命名规范，便于检索。3.3信息录入：将整理后的合同信息，按照信息管理系统的要求，准确录入系统，确保电子信息与书面资料一致，录入完成后进行二次复核，避免录入错误。3.4台账更新：根据整理后的信息，及时更新合同信息管理台账，记录信息的分类、存储位置、录入情况等，确保台账与实际信息一致，便于后续查阅和管理。3.5资料保管：将整理后的书面资料存入专用档案柜，做好防潮、防火、防盗、防损坏工作；将电子信息进行加密存储和备份，确保信息安全。（5）合同信息传递与沟通建立规范的合同信息传递机制，明确信息传递的路径、方式、时限和责任，确保合同信息在各参建单位之间、各部门之间及时、准确传递，保障各方协同配合，及时掌握合同履行动态，高效解决合同履行过程中的各类问题。1.信息传递的原则1.1及时传递：按照规定的时限，及时传递各类合同信息，避免信息滞后导致决策失误、工期延误、成本增加等问题，确保各方及时掌握合同履行动态。1.2准确传递：传递的信息必须准确无误，避免信息失真、误解，确保接收方能够正确理解信息内容，基于准确的信息开展工作。1.3规范传递：按照既定的传递路径和方式，规范传递信息，明确传递责任，确保信息传递有记录、可追溯，避免信息传递混乱、责任不清。1.4按需传递：根据各参建单位、各部门的职责和工作需求，传递相关的合同信息，避免传递无关信息，提高信息传递效率，减少信息冗余。2.信息传递的路径2.1纵向传递：各参建单位内部，从项目负责人到各部门、各岗位的信息传递，如建设单位项目负责人向合同管理部门、财务部门传递合同信息，施工单位项目负责人向施工班组传递进度、质量要求等。2.2横向传递：各参建单位之间的信息传递，如建设单位向施工单位、监理单位传递合同变更通知、付款通知等；施工单位向建设单位、监理单位提交进度报表、签证资料等；监理单位向建设单位、施工单位传递监理意见、验收结果等。2.3跨部门传递：各参建单位内部不同部门之间的信息传递，如合同管理部门向财务部门传递付款相关信息，技术部门向合同管理部门传递设计变更、技术交底等信息。3.信息传递的方式3.1书面传递：对于重要的合同信息，如合同变更通知、违约通知、付款凭证、验收报告等，采用书面形式传递，包括纸质文件、正式函件等，传递时需加盖单位公章或相关负责人签字，留存传递记录，确保接收方确认收到。3.2电子传递：对于常规的合同信息，如进度报表、会议纪要、沟通记录等，采用电子形式传递，包括电子邮件、信息管理系统、即时通讯工具等，传递时需明确信息主题、内容和接收人，留存电子传递记录。3.3口头传递：对于紧急、简单的信息，可采用口头形式传递，如现场沟通、电话通知等，但需及时补充书面记录，确保信息可追溯，避免因口头传递导致信息误解或遗漏。3.4会议传递：通过召开合同管理会议、工程协调会议等，传递合同履行相关信息，同步各方工作进展，讨论解决信息传递过程中发现的问题，形成会议纪要，作为信息传递的重要记录。4.信息传递的时限要求4.1紧急信息：如安全事故、重大质量问题、紧急变更等，传递时限不超过2小时，确保各方及时响应，采取应对措施。4.2重要信息：如合同变更通知、违约通知、付款通知、验收报告等，传递时限不超过24小时，确保接收方有足够的时间处理相关事宜。4.3常规信息：如进度报表、监理日志、沟通记录等，按周或按月传递，具体时限根据合同约定和工程实际情况确定，确保信息传递的规律性和及时性。4.4反馈信息：接收方收到信息后，需在规定时限内反馈接收情况和处理意见，如对签证资料、变更申请的审核意见，反馈时限不超过3个工作日，确保信息传递形成闭环。5.信息传递的责任与管控5.1明确传递责任人：每一项信息传递都明确传递人和接收人，传递人负责确保信息准确、及时传递，接收人负责及时接收、核实信息，并反馈处理情况，避免责任空缺。5.2建立传递记录：对所有信息传递过程进行记录，包括传递时间、传递方式、传递内容、传递人、接收人、反馈情况等，建立信息传递台账，确保信息传递可追溯。5.3加强传递审核：传递重要信息前，传递人需对信息进行审核，确认信息准确无误后再传递；接收人收到信息后，需对信息进行核实，对存疑的信息及时与传递人沟通，确保信息准确。5.4及时处理异常：对信息传递过程中出现的延误、失真、遗漏等异常情况，及时查明原因，采取补救措施，追究相关责任人责任，确保信息传递工作正常开展。（6）合同信息存储与安全管控合同信息存储是确保信息长期保存、便于查阅的重要环节，同时加强信息安全管控，防范信息泄露、丢失、损坏，保护合同各方的合法权益，确保合同信息的安全性和保密性，为合同管理工作提供长期支撑。1.合同信息存储的要求1.1安全可靠：选择安全、可靠的存储载体和存储方式，确保合同信息不丢失、不损坏、不泄露，能够长期保存，满足后续查阅、追溯、审计等需求。1.2便于查阅：存储的信息需条理清晰、分类明确，建立完善的检索机制，便于相关人员快速查阅所需信息，提高信息使用效率。1.3长期保存：根据合同管理要求和相关法律法规规定，对合同信息进行长期保存，保存期限不少于合同履行完毕后5年，涉及重大工程、重大合同的信息，保存期限不少于10年，确保信息可追溯。1.4规范管理：建立健全信息存储管理制度，明确存储责任、存储流程、存储标准，确保信息存储工作规范、有序开展，避免存储混乱、信息丢失。2.合同信息存储的载体与方式2.1书面信息存储：（1）存储载体：采用专用档案柜、档案库房存储书面资料，档案柜需具备防潮、防火、防盗、防鼠、防虫等功能，档案库房需保持干燥、通风、整洁，避免资料损坏。（2）存储方式：将书面资料按分类装订成册，标注类别、合同编号、存储日期、保管人等信息，放入专用档案柜，按顺序摆放，便于查阅；对重要的合同原件、凭证等，采用密封保存，防止损坏、丢失。2.2电子信息存储：（1）存储载体：采用专用服务器、硬盘、U盘等存储电子信息，服务器需具备安全防护功能，硬盘、U盘需进行加密处理，避免信息泄露；同时采用云存储作为备份，确保电子信息不会因硬件损坏而丢失。（2）存储方式：建立电子信息管理系统，将电子信息按分类存入系统，建立完善的检索功能，便于快速查阅；对电子信息进行分类文件夹管理，命名规范，确保信息条理清晰；定期对电子信息进行整理、更新，确保信息与实际情况一致。3.合同信息安全管控措施3.1访问权限管控：建立信息分级访问权限制度，根据人员岗位职责，设置不同的信息访问权限，仅授权人员可查阅、修改、删除相关信息，严禁无关人员接触敏感信息；对涉及商业秘密、核心条款的信息，设置最高访问权限，严格控制访问人员。3.2加密保护：对电子信息采用加密技术进行保护，包括文件加密、服务器加密、传输加密等，防止信息被非法获取、篡改；对书面敏感信息，采用密封保存、专人保管的方式，防止信息泄露。3.3备份与恢复：定期对合同信息进行备份，包括书面资料备份和电子信息备份，书面资料定期进行扫描存档，电子信息采用本地备份和云备份相结合的方式，备份频率不少于每月1次；建立信息恢复机制，确保备份信息能够及时恢复，避免因信息丢失影响合同管理工作。3.4安全防护：加强电子信息存储设备的安全防护，安装防火墙、杀毒软件等安全软件，定期进行病毒查杀、系统更新，防范网络攻击、病毒入侵等风险；对档案库房、档案柜进行安全防护，安装监控设备、防盗设施，安排专人值守，防止资料被盗、损坏。3.5人员管理：加强对合同信息管理人员的安全教育和培训，提高人员的信息安全意识，规范人员操作行为，严禁擅自泄露、篡改、删除合同信息；建立人员岗位责任制，明确信息安全责任，对违反信息安全规定的人员，追究相关责任。3.6定期检查：定期对合同信息存储情况和安全管控措施进行检查，包括书面资料的保管情况、电子信息的存储安全、访问权限的执行情况等，发现问题及时整改，确保信息安全管控措施落实到位。（7）合同信息查阅与借阅管理规范合同信息查阅与借阅管理，明确查阅、借阅的流程、要求和责任，确保合同信息在查阅、借阅过程中不丢失、不损坏、不泄露，同时保障相关人员能够及时获取所需信息，提高信息使用效率，兼顾信息安全和使用便捷性。1.查阅与借阅的原则1.1按需查阅：查阅、借阅合同信息必须基于工作需要，仅限与合同管理、工程建设相关的工作用途，严禁因个人原因或无关工作查阅、借阅合同信息。1.2规范流程：查阅、借阅合同信息必须严格按照规定的流程办理相关手续，未经审批，不得擅自查阅、借阅，确保查阅、借阅过程可追溯。1.3安全保密：查阅、借阅人员必须严格遵守信息安全规定，不得泄露、篡改、复制、传播所查阅、借阅的合同信息，不得将信息用于无关用途，确保信息安全。1.4及时归还：借阅的合同信息必须在规定的期限内归还，避免信息长期滞留，影响其他人员查阅和使用，确保信息流通顺畅。2.查阅与借阅的流程2.1申请：查阅、借阅人员填写《合同信息查阅/借阅申请表》，注明查阅/借阅的信息名称、合同编号、查阅/借阅目的、查阅/借阅期限、申请人、联系方式等信息，提交给本单位合同信息管理部门审核。2.2审批：合同信息管理部门对申请进行审核，审核申请人的身份、查阅/借阅目的的合理性，根据信息分级访问权限，确定是否同意查阅/借阅；对于涉及敏感信息的，需报本单位项目负责人或合同信息管理领导小组审批，审批通过后方可办理查阅/借阅手续。2.3查阅/借阅：审批通过后，信息管理员根据申请，调取相关合同信息，供申请人查阅；借阅的，需办理借阅登记手续，注明借阅日期、归还日期、借阅人签字等信息，信息管理员将借阅信息录入查阅/借阅台账。2.4查阅要求：查阅人员在指定的场所查阅合同信息，不得擅自将信息带出查阅场所，不得复制、篡改、传播信息；查阅过程中，需爱护资料，不得损坏、涂改资料，查阅完毕后，将资料交回信息管理员，由信息管理员核对无误后归档。2.5归还：借阅人员需在规定的期限内归还借阅的合同信息，归还时，信息管理员核对资料的完整性、完好性，确认无误后，办理归还登记手续，更新查阅/借阅台账；对逾期未归还的，信息管理员及时提醒借阅人员，逾期超过7个工作日的，上报相关负责人，追究借阅人员责任。3.查阅与借阅的管理要求3.1建立查阅/借阅台账：信息管理员建立合同信息查阅/借阅台账，记录查阅/借阅人、查阅/借阅信息名称、合同编号、查阅/借阅日期、归还日期、审批人、备注等信息，确保查阅/借阅过程可追溯。3.2严格控制复制：确因工作需要复制合同信息的，需经合同信息管理部门负责人审批，复制后，需在复制件上注明复制用途、复制日期、复制人，由信息管理员登记备案，复制件使用完毕后，及时回收销毁，避免信息泄露。3.3资料保护：查阅、借阅人员需爱护合同信息资料，不得损坏、涂改、撕毁、丢失资料，对违反规定的，追究相关责任，造成资料损坏、丢失的，承担相应的赔偿责任。3.4敏感信息管控：对于涉及商业秘密、核心条款的敏感信息，查阅、借阅时，需额外签订《信息保密协议》，明确保密责任，严禁泄露相关信息，对违反保密协议的，追究法律责任。（8）合同信息更新与维护合同信息并非一成不变，随着合同履行的推进，会出现信息变更、补充等情况，因此需要建立规范的合同信息更新与维护机制，及时更新合同信息，维护信息的准确性、完整性和及时性，确保合同信息能够真实反映合同履行动态，为合同管理决策提供可靠依据。1.信息更新的范围1.1合同主体信息更新：如合同各方主体名称、联系方式、项目负责人、授权委托书等发生变更，及时更新相关信息，确保主体信息准确无误。1.2合同条款信息更新：如合同价款调整、工期变更、质量标准变更、各方责任调整等，及时更新合同条款信息，录入补充协议、变更文件等相关资料。1.3履行过程信息更新：如工程进度、质量验收结果、付款情况、签证变更内容、违约处理情况、纠纷解决结果等，及时更新相关信息，确保信息与实际履行情况一致。1.4其他信息更新：如法律法规、行业规范、市场价格信息等发生变化，及时更新相关参考信息，确保合同管理工作符合最新要求。2.信息更新的措施2.1明确更新责任：各参建单位的信息管理员负责本单位相关合同信息的更新工作，明确更新责任人，确保信息发生变更后，能够及时发现、及时更新。2.2建立更新机制：建立定期更新和即时更新相结合的机制，常规信息按周或按月更新，如进度报表、付款情况等；重大信息、紧急信息即时更新，如合同变更、违约事件等，确保信息更新及时。2.3规范更新流程：信息更新前，需对变更信息进行核实，收集相关变更凭证，如补充协议、变更批复、签证单等，确认信息的真实性、准确性后，方可进行更新；更新完成后，进行二次复核，确保更新后的信息准确无误，同时更新信息管理台账和相关存储资料。2.4同步更新：信息更新后，及时将更新后的信息传递给相关参建单位和部门，确保各方掌握的信息一致，避免信息不对称导致的问题。3.信息维护的措施3.1定期核查：各参建单位定期对合同信息进行核查，每月至少开展1次全面核查，每季度开展1次重点核查，核对信息的真实性、完整性、准确性，发现问题及时整改、更新。3.2资料维护：对书面资料进行定期维护，检查资料的完好情况，对损坏、霉变、涂改的资料及时修复、补充；对电子信息进行定期整理，清理冗余信息，优化存储结构，确保电子信息存储安全、检索便捷。3.3系统维护：定期对合同信息管理系统进行维护，更新系统版本，修复系统漏洞，优化系统功能，确保系统正常运行，为信息更新和管理提供技术支撑。3.4人员维护：加强对信息管理员的培训和管理，定期开展信息管理知识、操作技能培训，提升信息管理员的业务能力，确保信息更新和维护工作规范、高效开展。（9）合同信息归档管理合同信息归档是合同信息管理的收尾环节，将合同全生命周期的所有信息进行系统归档，形成完整的合同档案，便于后续查阅、追溯、审计和复盘，同时符合相关法律法规和工程管理要求，确保合同信息的长期保存和规范管理。1.归档的原则1.1完整性原则：归档的合同信息必须完整，涵盖合同签订、履行、变更、终止等全流程的所有相关资料，不遗漏任何关键信息，确保合同档案完整无缺。1.2规范性原则：归档的合同信息需符合归档标准，资料格式规范、分类明确、装订整齐，标注清晰，确保归档资料条理清晰、易于查阅。1.3及时性原则：合同履行完毕后，及时开展归档工作，确保合同信息能够及时归档，避免资料堆积、丢失，确保归档工作有序推进。1.4安全性原则：归档的合同信息需采取安全防护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄露，长期保存，满足后续查阅、审计等需求。2.归档的范围2.1合同主体相关资料：包括各方主体资质证明、法定代表人身份证明、授权委托书、项目负责人信息等；2.2招投标相关资料：包括招标文件、投标文件、中标通知书、评标报告、投标保证金凭证等；2.3合同文本相关资料：包括合同原件、补充协议、附件、合同谈判记录、合同签订审批文件等；2.4合同履行相关资料：包括进度报表、质量验收记录、付款凭证、签证单、变更文件、沟通记录、会议纪要、违约处理记录、纠纷解决资料等；2.5合同终止相关资料：包括合同终止协议、履行总结报告、竣工结算资料、竣工验收报告等；2.6其他相关资料：包括法律法规、行业规范、政策文件、市场信息、信息管理台账、查阅/借阅记录等。3.归档的流程3.1归档准备：合同履行完毕后，各参建单位的信息管理员对本单位相关的合同信息进行全面整理、核对，确认资料完整、准确后，编制《合同信息归档清单》，注明归档资料的名称、数量、类别、存储形式等信息。3.2归档审核：各参建单位合同管理部门对归档资料和《合同信息归档清单》进行审核，审核资料的完整性、规范性、准确性，确认无误后，报本单位项目负责人审批。3.3归档移交：审批通过后，各参建单位将归档资料移交给建设单位合同信息管理部门，由建设单位统一汇总、归档；建设单位合同信息管理部门对移交的资料进