卫生所档案管理工作制度

PAGE卫生所档案管理工作制度一、总则1.目的为加强卫生所档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医疗、教学、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本卫生所各科室及全体工作人员在工作中形成的各种文件、资料、记录等档案的管理。3.档案定义本制度所指档案是指卫生所在医疗、预防、保健、教学、科研、行政管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善卫生所档案管理制度，并组织实施。集中统一管理卫生所各类档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等工作。建立健全档案检索系统，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全与完整。积极开展档案的开发利用工作，为卫生所各项工作提供档案信息服务。组织档案工作人员的业务培训，提高档案管理水平。2.各科室兼职档案员职责负责本科室档案的收集、整理、移交等工作，确保本科室档案的完整、准确。按照档案管理部门的要求，定期将本科室整理好的档案移交至档案管理部门。协助档案管理部门做好档案的查询、利用等工作，提供相关档案信息。对本科室工作人员进行档案管理知识的宣传和培训，提高大家的档案意识。三、档案的收集与整理1.收集范围上级机关颁发的与本卫生所工作有关的文件、指示、规定、通知等。本卫生所制定的各种规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。医疗业务档案，包括病历、处方、检查检验报告、医疗记录、手术记录、护理记录等。预防保健档案，如疫苗接种记录、传染病报告、健康体检资料等。教学科研档案，包括教学计划、教案、讲稿、科研项目申报书、研究成果、学术论文等。行政管理档案，如会议记录、考勤记录、人员档案、财务档案、设备档案、基建档案等。其他具有保存价值的文件、资料、记录等。2.收集要求各科室兼职档案员应及时收集本科室在工作中形成的各种文件、资料，并进行初步整理。对于重要文件和资料，应在形成后及时移交档案管理部门，不得积压或擅自销毁。收集的档案应保持原件的完整性，不得随意涂改、损坏或丢失。3.整理原则与方法遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。按照档案的类别进行分类整理，如文书档案、医疗业务档案、预防保健档案、教学科研档案、行政管理档案等。对每份档案进行编号、编目，编制档案目录，注明档案的名称、日期、来源、保管期限等信息。对破损或褪色的档案进行修复，对字迹模糊或易褪色的文件进行复制。按照档案的保管期限和类别，将整理好的档案进行装订、装盒，并上架存放。四、档案的分类与编号1.分类方法文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类。年度按照文件形成的自然年度划分；保管期限分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）；机构（问题）根据文件内容所涉及的机构或问题进行分类。医疗业务档案：按照病历档案、处方档案、检查检验报告档案等类别进行分类，每类再按照时间顺序排列。预防保健档案：按照疫苗接种档案、传染病防治档案、健康体检档案等类别进行分类，每类同样按照时间顺序排列。教学科研档案：按照教学档案、科研档案等类别进行分类，教学档案再分为教学计划、教案、讲稿等子类，科研档案分为科研项目申报、研究成果、学术论文等子类，各类别按照时间顺序排列。行政管理档案：按照会议记录档案、考勤记录档案、人员档案、财务档案、设备档案、基建档案等类别进行分类，每类按照时间顺序排列。2.编号规则文书档案编号：采用“年度+保管期限代码+流水号”的形式。年度用四位数字表示，保管期限代码：永久用“Y”表示，长期用“C”表示，短期用“D”表示，流水号按照档案整理顺序依次编写。例如，2023年形成的永久保管的文书档案，编号为2023Y001。医疗业务档案编号：采用“科室代码+年份+流水号”的形式。科室代码按照卫生所内部科室代码编写，年份用四位数字表示，流水号按照病历等档案的整理顺序依次编写。例如，内科2023年的第10份病历档案，编号为NK2023010。预防保健档案编号：采用“档案类别代码+年份+流水号”的形式。档案类别代码根据不同的预防保健档案类别设定，年份用四位数字表示，流水号按照档案整理顺序依次编写。例如，疫苗接种档案2023年的第5份，编号为YM2023005。教学科研档案编号：采用“档案类别代码+年份+流水号”的形式。档案类别代码根据教学科研档案的不同子类设定，年份用四位数字表示，流水号按照档案整理顺序依次编写。例如，教学计划2023年的第3份，编号为JH2023003。行政管理档案编号：采用“档案类别代码+年份+流水号”的形式。档案类别代码根据行政管理档案的不同类别设定，年份用四位数字表示，流水号按照档案整理顺序依次编写。例如，会议记录档案2023年的第7份，编号为HL2023007。五、档案的保管期限1.永久保管本卫生所制定的重要规章制度、长远规划、年度计划和总结、机构演变、人事任免材料等。上级机关颁发的属于本卫生所主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。本卫生所的历史沿革、大事记、组织简则、人员名册、荣誉证书等。医疗业务中具有重要价值的病历、科研成果、教学资料等。涉及本卫生所重大权益的合同、协议、诉讼文件等。2.长期保管（1650年）本卫生所一般性的规章制度、工作计划和总结、统计报表等。医疗业务中常用的病历、处方、检查检验报告等。预防保健工作中的常规资料、疫苗接种记录等。教学科研工作中的一般性教案、讲稿、学术论文等。行政管理工作中的一般性文件、会议记录等。3.短期保管（15年以下）本卫生所临时性的文件、资料、记录等。医疗业务中一次性的检查检验报告、临时医嘱单等。预防保健工作中的临时性报表、通知等。教学科研工作中的短期项目资料、学生实习报告等。行政管理工作中的临时性通知、便函等。六、档案的保管与保护1.保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案装具档案应使用符合标准的档案柜、档案盒、档案袋等装具进行存放。档案柜应坚固耐用，便于分类存放档案；档案盒应采用无酸纸制作，规格统一，能够有效保护档案；档案袋应密封良好，防止灰尘、水分等进入。3.档案存放按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐排列存放在档案柜中。不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和查找。对电子档案应进行备份，并存储在安全的存储设备中，与纸质档案分开保管。4.安全保护措施档案库房应配备必要的消防器材，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。安装防盗报警装置，门窗应坚固可靠，防止档案被盗。定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，如有问题应及时采取措施进行处理。做好档案的保密工作，限制无关人员进入档案库房，对查阅档案的人员进行登记，防止档案信息泄露。七、档案的利用与借阅1.利用原则档案利用应遵循方便利用、服务工作的原则，确保档案信息能够及时、准确地为卫生所各项工作提供支持。利用档案时应严格遵守国家有关法律法规和卫生所的保密制度，不得损害国家利益和卫生所的声誉。2.利用方式查阅：工作人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，并经所在科室负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应根据查阅申请提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等，经所在科室负责人、档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏或丢失档案，归还档案时应进行认真核对。复制：如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明复制日期。3.利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括查阅或借阅时间、查阅或借阅人员姓名、所在科室、查阅或借阅内容、利用方式、归还时间等信息。登记记录应妥善保存，以便日后查询和统计档案利用情况。八、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。鉴定工作应定期进行，一般每[X]年进行一次全面鉴定，对保管期限已满或失去保存价值的档案进行鉴定。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各科室兼职档案员代表以及相关业务专家组成。档案鉴定小组负责对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间、价值等因素，确定档案的保管期限和是否失去保存价值。3.鉴定方法直接鉴定法：对每份档案进行直接审查，分析其内容和价值，确定是否需要继续保存。综合分析法：综合考虑档案的形成背景与过程、在医疗、教学、科研、管理等工作中的作用、与其他档案的关联等因素，判断档案的价值。4.销毁程序经鉴定确定失去保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销