商场下发律师函工作制度

PAGE商场下发律师函工作制度一、总则（一）目的为规范商场在经营管理过程中律师函的下发工作，确保律师函的使用合法、合规、有效，维护商场的合法权益，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于商场各部门在处理涉及合同纠纷、侵权纠纷、知识产权保护、消费者权益维护等各类法律事务时，需要通过下发律师函来解决问题的情况。（三）基本原则1.合法性原则律师函的内容必须符合国家法律法规的规定，不得违反法律强制性条款，确保律师函的法律效力。2.准确性原则律师函所陈述的事实应当准确无误，证据确凿，避免因事实不清或证据不足导致法律风险。3.及时性原则在发现需要通过律师函解决问题时，应及时启动相关程序，确保律师函能够在合适的时间发出，有效维护商场权益。4.保密性原则对于律师函涉及的商业秘密、客户信息等，应严格保密，防止信息泄露给商场带来不利影响。二、律师函的起草与审核（一）起草1.当商场各部门发现需要下发律师函的情形时，应及时整理相关资料，包括事件经过、涉及的合同文件、往来函件、证据材料等，提交给法务部门。2.法务部门接到资料后，安排专业律师进行律师函的起草工作。律师应根据具体情况，准确阐述事实、引用相关法律法规，明确提出要求对方解决问题的期限和方式等内容。3.律师函的格式应符合法律文书的规范要求，包括标题、编号、致函对象、正文、尾部等部分。正文部分应条理清晰，逻辑严谨，语言简洁明了，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的词汇。（二）审核律师函起草完成后，由法务部门负责人进行初审。初审内容包括：1.事实认定是否准确，证据是否充分，是否能够支持律师函所主张的权利和要求。2.法律适用是否正确，所引用的法律法规条款是否准确无误，是否与案件事实相契合。3.语言表达是否规范、严谨，有无错别字、语病或歧义之处。4.律师函的格式是否符合要求，各项内容是否完整。5.律师函的发送对象、发送时间、发送方式等是否合理。初审通过后，将律师函提交给商场管理层进行终审。管理层应从商场整体利益出发，对律师函的内容、策略、风险等进行全面评估，提出终审意见。终审通过后的律师函方可加盖商场公章或律师事务所公章。三、律师函的发送（一）发送方式1.直接送达对于能够直接送达对方当事人的情况，可安排专人将律师函直接送达至对方的办公地址或住所。送达时应要求对方当事人或其授权代表签收，并留存送达回执。2.邮寄送达通过邮政特快专递（EMS）等方式将律师函邮寄给对方当事人。在邮寄时，应选择具有回执功能的邮寄方式，并妥善保存邮寄凭证。邮寄凭证应注明律师函的编号、收件人姓名、地址、联系电话等信息，确保能够准确追踪律师函的送达情况。3.公证送达对于一些重要或存在争议的律师函发送，可考虑采用公证送达的方式。公证机构将对律师函的发送过程进行全程公证，包括邮件发送的时间、内容、收件人信息等，确保送达行为的合法性和有效性。公证送达的费用由商场根据实际情况承担。（二）发送记录与跟踪1.建立律师函发送记录台账，详细记录律师函的编号、起草时间、审核时间、发送时间、发送方式、收件人信息、送达情况等内容。台账应定期进行整理和更新，确保记录的准确性和完整性。2.对于采用邮寄送达方式的律师函，应及时跟踪邮件的投递情况。通过EMS官网等渠道查询邮件的签收状态，如发现邮件被拒收、退回或其他异常情况，应及时与邮政部门沟通，并采取相应的措施，如重新发送、变更送达方式等。3.对于直接送达的律师函，送达人员应及时向法务部门反馈送达情况，包括对方当事人的态度、是否签收等信息。如对方当事人拒绝签收或提出异议，应详细记录相关情况，并及时向法务部门和管理层汇报。四、律师函的后续跟进（一）对方反馈处理1.收到对方当事人针对律师函的反馈后，法务部门应及时进行整理和分析。对方反馈可能包括对律师函内容的异议、提出的解决方案、协商的意愿等。2.根据对方反馈的情况，法务部门应组织相关部门进行讨论，评估对方反馈的合理性和可行性。如对方提出的解决方案符合商场利益，可考虑与对方进行进一步的协商和沟通；如对方反馈存在不合理之处，应及时回复对方，明确阐述商场的立场和观点，并提供相关的法律依据和事实证据。3.在与对方沟通协商的过程中，应注意保留相关的沟通记录，包括邮件、电话记录、会议纪要等。沟通记录应详细记录沟通的时间、地点、参与人员、沟通内容等信息，以便后续查阅和参考。（二）法律程序启动1.如果对方当事人在律师函规定的期限内未作出有效回应，或者对方的反馈未能解决问题，商场可根据具体情况考虑启动法律程序。启动法律程序前，法务部门应组织相关部门进行全面的风险评估，并制定详细的诉讼或仲裁策略。2.风险评估内容包括案件的胜诉可能性、诉讼或仲裁成本、可能的执行难度等。根据风险评估结果，确定是否有必要启动法律程序以及采取何种法律程序（诉讼或仲裁）更为合适。3.在决定启动法律程序后，法务部门应及时与合作的律师事务所签订委托代理合同，明确双方的权利义务、代理费用、工作进度要求等内容。律师事务所应组建专业的律师团队，负责案件的具体办理工作。（三）案件进展汇报1.在律师函后续跟进过程中，负责案件办理的律师应定期向法务部门和商场管理层汇报案件进展情况。汇报内容包括案件的调查取证情况、与对方当事人的沟通情况、法律程序的推进情况、可能出现的风险及应对措施等。2.法务部门应根据律师的汇报情况，及时调整工作策略和安排，协调商场内部各部门之间的配合，确保案件能够顺利推进。同时，法务部门应定期将案件进展情况向商场管理层进行汇总汇报，为管理层决策提供参考依据。五、律师函工作的监督与考核（一）监督机制1.成立律师函工作监督小组，由法务部门负责人担任组长，成员包括商场内部审计部门人员、相关业务部门代表等。监督小组负责对律师函工作的全过程进行监督检查，确保律师函的起草、审核、发送、后续跟进等环节符合本制度的规定。2.监督小组定期对律师函工作记录台账进行检查，核实律师函的处理流程是否规范、手续是否齐全、信息是否准确等。同时，不定期抽查律师函的起草文件、审核意见、发送凭证、沟通记录等相关资料，发现问题及时督促整改。3.对于涉及重大法律事务的律师函，监督小组应参与案件的讨论和决策过程，从商场整体利益和风险防控的角度提出意见和建议，确保律师函工作能够有效维护商场的合法权益。（二）考核指标1.律师函起草的准确性和及时性考核律师是否能够准确把握事实和法律要点，按时完成律师函的起草工作。如因律师起草失误导致律师函内容错误或延误发送，影响商场权益维护的，应给予相应的扣分。2.审核意见的合理性和全面性考核法务部门负责人和管理层在审核律师函时，是否能够提出合理、全面的审核意见，有效防范法律风险。如因审核把关不严导致律师函存在重大瑕疵或风险，应追究相关审核人员的责任。3.发送记录的完整性和可追溯性考核律师函发送记录台账的记录是否完整、准确，是否能够实现对律师函发送过程的全程追溯。如发现发送记录存在缺失或错误，影响对案件进展情况的跟踪和分析的，应给予相关责任人扣分。4.后续跟进的有效性和及时性考核在律师函后续跟进过程中，是否能够及时处理对方反馈，有效推进法律程序，维护商场权益。如因后续跟进不力导致案件延误或出现不利结果的，应追究相关跟进人员的责任。（三）考核结果应用1.将律师函工作考核结果纳入商场员工绩效考核体系，与员工的绩效奖金、晋升、评优等挂钩。对于在律师函工作中表现优秀的员工，给予适当的奖励和表彰；对于考核结果不合格的员工，进行批评教育，并根据情况调整岗位或扣减绩效奖金。2.定期对律师函工作考核情况进行总结分析，针对存在的问题和不足，及时完善本制度和工作流程，提高律师函工作的质量和效率。六、附则（一）解释权本