高校合同拟定与审批制度

PAGE高校合同拟定与审批制度一、总则（一）目的为加强学校合同管理，规范合同拟定与审批流程，防范合同风险，维护学校合法权益，根据国家法律法规及相关政策，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在教学、科研、管理、服务等活动中与自然人、法人或其他组织签订的各类合同。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的拟定与审批应严格遵守国家法律法规和学校规章制度，确保合同合法有效。2.风险防控原则：充分识别、评估合同风险，采取有效措施防范和化解风险。3.权责明确原则：明确合同签订、履行过程中各部门、各岗位的职责，做到责任清晰、分工合理。4.统一管理原则：学校合同实行统一归口管理，确保合同管理的规范化、标准化。二、合同管理部门及职责（一）合同管理部门学校设立合同管理办公室，挂靠[具体部门名称]，负责学校合同的统一管理工作。（二）职责分工1.合同管理办公室职责制定和完善学校合同管理制度，并组织实施。负责合同模板的制定、修订和管理。对合同拟定进行指导和审核，提出修改意见。组织合同审批会议，协调合同审批过程中的相关事宜。建立合同管理台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行记录和管理。定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。负责与学校法律顾问沟通协调，处理合同纠纷等法律事务。2.业务部门职责负责本部门合同的拟定、起草工作，确保合同内容符合业务实际需求和法律法规要求。对合同条款进行初步审核，提出风险防控措施。负责合同的谈判、签订、履行、变更、终止等具体工作，并及时向合同管理办公室报送相关信息。配合合同管理办公室做好合同纠纷的处理工作。3.财务部门职责根据合同约定，负责审核合同款项支付条款，确保支付安全、合规。对合同执行过程中的财务收支情况进行监督和管理。协助合同管理办公室做好合同款项的结算工作。4.审计部门职责对重大合同进行审计监督，审查合同的合法性、合规性和效益性。对合同执行情况进行定期或不定期审计，提出审计意见和建议。5.法律顾问职责为合同拟定、审批提供法律咨询和法律意见。参与合同谈判，审查合同条款的法律风险，提出修改建议。协助处理合同纠纷，提供法律支持和解决方案。三、合同拟定（一）合同起草1.业务部门根据业务需要，指定专人负责合同起草工作。合同起草人应具备相应的业务知识和法律知识，熟悉合同相关法律法规和学校规章制度。2.合同起草人应认真研究业务事项，明确合同各方的权利义务，确保合同条款完整、准确、清晰，避免出现模糊不清、歧义或矛盾的表述。3.合同一般应采用书面形式，使用学校统一制定的合同模板。如因特殊情况需要采用非标准合同模板或自行拟定合同文本的，应经合同管理办公室审核同意，并报学校分管领导批准。（二）合同内容1.合同应具备以下主要条款：当事人双方的名称或姓名、住所、联系方式。合同标的（包括名称、规格、型号、数量、质量等）。合同价款或报酬及其支付方式、时间、地点。合同履行的期限、地点和方式。违约责任及争议解决方式。其他根据合同性质和具体情况应当约定的条款。2.涉及知识产权、保密条款、技术服务、合作办学等特殊事项的合同，应根据相关法律法规和业务要求，明确具体的权利义务和风险防范措施。3.合同中应明确约定双方的权利义务，不得设置显失公平、加重对方责任或排除对方主要权利的条款。（三）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应进行内部审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性，以及与业务实际需求的匹配性等。2.业务部门审核通过后，将合同文本及相关材料提交合同管理办公室进行审核。合同管理办公室应重点审核合同的格式规范、条款表述、风险防控措施等，并提出审核意见。3.对于重大合同或涉及法律风险较高的合同，合同管理办公室应组织学校法律顾问进行法律审查。法律顾问应出具书面法律意见，对合同的合法性、有效性进行评估，并提出风险防范建议。4.根据审核意见，合同起草人对合同进行修改完善。修改后的合同经业务部门负责人、合同管理办公室负责人签字确认后，提交学校分管领导审批。四、合同审批（一）审批流程1.一般合同审批流程合同起草人填写《合同审批表》，详细说明合同签订的背景、目的、主要内容、风险评估及防范措施等，并附上合同文本及相关材料。业务部门负责人对合同进行初审，签署初审意见后提交合同管理办公室审核。合同管理办公室审核通过后，提交学校分管领导审批。学校分管领导根据合同的性质、金额、风险程度等因素进行审批，签署审批意见。合同经学校分管领导审批同意后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。2.重大合同审批流程对于金额较大、涉及重大事项、法律风险较高的合同，在履行一般合同审批流程的基础上，还需提交学校校长办公会或党委会审议。业务部门在提交合同审批前，应组织相关人员进行充分论证和风险评估，形成论证报告。合同管理办公室对论证报告进行审核，并组织学校法律顾问进行法律审查。学校校长办公会或党委会审议通过后，由学校分管领导根据审议意见进行最终审批。合同经审批同意后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。（二）审批权限1.学校分管领导的审批权限：负责审批金额在[具体金额]以下的合同；对于金额超过[具体金额]的合同，应提交学校校长办公会或党委会审议。2.学校校长办公会或党委会的审批权限：负责审议金额较大、涉及重大事项、法律风险较高的合同。（三）审批期限1.合同管理办公室应在收到合同文本及相关材料后的[具体工作日]内完成审核工作，并出具审核意见。2.学校分管领导应在收到合同审批表及相关材料后的[具体工作日]内完成审批工作。对于重大合同，学校校长办公会或党委会应在[具体工作日]内完成审议工作。五、合同签订（一）签订主体1.学校作为合同一方当事人签订合同的，应由法定代表人或经法定代表人授权的代理人签字，并加盖学校公章。2.法定代表人授权代理人签订合同的，应出具授权委托书。授权委托书应明确授权范围、期限等内容，并由法定代表人签字或盖章。（二）签订程序1.合同经审批同意后，业务部门应及时与对方当事人联系，按照合同约定的条款进行签订。2.签订合同前，应仔细核对对方当事人的主体资格、资质证书、授权委托书等相关文件，确保对方当事人具备签订合同的能力和资格。3.合同文本应一式多份，由双方当事人分别签字或盖章后，各执一份。合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交合同管理办公室备案。六、合同履行（一）履行责任1.合同签订后，业务部门作为合同履行的责任主体，应按照合同约定全面履行义务，确保合同顺利履行。2.业务部门应指定专人负责合同履行的跟踪和管理，及时掌握合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。3.在合同履行过程中，如发现对方当事人有违约行为或可能影响合同履行的情况，业务部门应及时采取措施，追究对方当事人的违约责任，并向合同管理办公室报告。（二）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同拟定与审批制度的规定进行审核和审批。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同的，业务部门应及时通知对方当事人，并按照合同约定或法律法规的规定办理相关手续。解除合同的协议应按照合同拟定与审批制度的规定进行审核和审批。（三）合同款项支付1.财务部门应根据合同约定和审批后的支付申请，严格审核合同款项支付条款，确保支付安全、合规。2.合同款项支付应按照学校财务管理制度的规定办理，实行分级审批制度。支付申请应附合同文本、发票、验收报告等相关材料。3.对于重大合同款项的支付，财务部门应进行重点监控，确保资金使用效益。七、合同监督与检查（一）监督检查职责1.合同管理办公室负责对学校合同的签订、履行、变更、终止等情况进行定期或不定期的监督检查。2.审计部门负责对重大合同进行审计监督，审查合同的合法性、合规性和效益性。3.各业务部门负责对本部门签订的合同履行情况进行自查，并及时向合同管理办公室报告自查情况。（二）监督检查内容1.合同签订是否符合法律法规和学校规章制度的要求，合同条款是否完整、准确、清晰。2.合同履行情况是否良好，是否存在违约行为或其他影响合同履行的问题。3.合同变更、解除是否符合规定程序，相关手续是否齐全。4.合同款项支付是否合规，是否存在超付、误付等情况。5.合同档案管理是否规范。（三）问题处理1.在监督检查过程中，如发现合同存在问题或风险隐患，监督检查部门应及时向相关部门发出整改通知，要求限期整改。2.相关部门应按照整改通知的要求，制定整改措施，落实整改责任，及时整改到位，并将整改情况书面报告监督检查部门。3.对于违反合同约定或法律法规的行为，应依法追究相关人员的责任。八、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本、审批表、授权委托书、补充协议、变更协议、解除协议、发票、验收报告、往来函件等相关材料收集整理，并移交合同管理办公室归档。2.合同管理办公室应指定专人负责合同档案的收集、整理、归档工作，确保合同档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.合同管理办公室应按照合同类别、签订时间、保管期限等因素对合同档案进行分类整理，编制档案目录，建立电子和纸质档案。2.合同档案应采用统一的格式和标准进行装订，确保档案整齐、规范。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的专用档案柜中。2.合同档案的保管期限应根据国家法律法规和学校规章制度的规定确定，一般分为永久、长期和短期。3.合同管理办公室应定期对合同档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整。（四）档案查阅1.学校内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批