采购新流程与审批制度

PAGE采购新流程与审批制度一、总则（一）目的为了规范公司采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本采购新流程与审批制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的义务，维护双方的合法权益。二、采购流程（一）采购需求提出1.使用部门根据业务需要，填写《采购申请表》：详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并签字确认。2.提交《采购申请表》：使用部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购部门审核1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行审核：核实采购需求的合理性和必要性，如是否符合公司业务发展规划、是否为当前工作急需等。检查采购预算是否充足，是否在公司规定的预算范围内。确认采购物品或服务的规格、质量要求是否明确、合理，是否有可替代的产品或服务。2.对于审核通过的采购申请：采购部门根据采购需求的紧急程度和重要性，制定采购计划，明确采购方式、采购时间安排等。3.对于审核不通过的采购申请：采购部门应及时与使用部门沟通，说明原因，并要求使用部门进行修改或调整。如双方无法达成一致意见，采购部门可将情况上报至公司管理层，由管理层进行最终决策。（三）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。采购部门应按照相关法律法规和公司规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。2.邀请招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商数量有限的采购项目。采购部门应选择若干家具备相应资质和能力的供应商，向其发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。3.竞争性谈判：适用于采购时间紧迫、采购需求规格和技术要求不明确、市场竞争不充分的采购项目。采购部门应与不少于三家供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购部门应向公司管理层提交单一来源采购申请，说明理由，经批准后与供应商签订采购合同。5.询价采购：适用于采购金额较小、采购需求规格和技术要求明确、市场竞争充分的采购项目。采购部门应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。（四）供应商选择与管理1.建立供应商库：采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商自荐、行业推荐、网络搜索等，对供应商进行资格审查和评估，符合条件的供应商纳入公司供应商库。2.供应商评估：采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、企业信誉等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。3.选择供应商：根据采购项目的要求和供应商评估结果，采购部门从供应商库中选择合适的供应商进行采购。对于新的采购项目，采购部门应组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、技术水平等情况，确保选择的供应商具备提供合格产品或服务的能力。（五）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商协商采购合同条款：合同条款应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等内容，确保双方的权利和义务明确。2.起草采购合同：采购部门根据协商确定的合同条款，起草采购合同文本。采购合同文本应符合法律法规和公司规定的格式要求，内容完整、准确、清晰。3.审核采购合同：采购合同起草完成后，应提交至公司法律部门或相关专业人员进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性等方面。对于审核通过的采购合同，由采购部门负责人签字确认。4.签订采购合同：采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。签订后的采购合同应加盖公司公章或合同专用章，并妥善保管。（六）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，下达采购订单：采购订单应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点等内容，并发送至供应商。2.供应商确认采购订单：供应商收到采购订单后，应在规定时间内进行确认，如对采购订单内容有异议，应及时与采购部门沟通协商。（七）采购执行与跟踪1.供应商按照采购订单要求组织生产或提供服务：采购部门应定期与供应商沟通，了解采购订单的执行情况，及时解决执行过程中出现的问题。2.采购部门对采购过程进行跟踪：包括采购进度跟踪、质量跟踪、交货期跟踪等。如发现供应商存在违约行为，采购部门应及时采取措施，要求供应商整改或承担相应的违约责任。（八）验收与付款1.采购物品或服务到货后，采购部门应组织相关人员进行验收：验收内容包括数量、质量、规格、型号等方面。验收合格后，由验收人员签字确认。2.对于验收不合格的采购物品或服务：采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。3.采购部门根据验收结果和采购合同约定，办理付款手续：付款申请应提交至公司财务部门审核，审核通过后按照公司财务制度进行付款。三、审批制度（一）审批流程1.采购申请审批：使用部门填写《采购申请表》后，按照以下审批流程进行审批：使用部门负责人审核签字，确认采购需求的合理性和必要性。采购部门负责人审核签字，核实采购需求的合规性和采购预算的充足性。财务部门负责人审核签字，确认采购预算是否在公司规定的范围内。分管领导审批签字，对采购申请进行最终决策。2.采购合同审批：采购合同起草完成后，按照以下审批流程进行审批：采购部门负责人审核签字，确认采购合同条款的合理性和完整性。公司法律部门或相关专业人员审核签字，审核采购合同条款的合法性和合规性。财务部门负责人审核签字，确认采购合同的付款方式和付款时间是否符合公司财务制度。《采购申请表》审批流程中的相关人员审核签字，对采购合同进行会签。分管领导审批签字，对采购合同进行最终决策。3.采购订单审批：采购订单下达前，由采购部门负责人审核签字，确认采购订单内容与采购合同一致。（二）审批权限1.采购金额在[X]元以下的采购申请：由使用部门负责人、采购部门负责人、财务部门负责人审核签字后，分管领导审批。2.采购金额在[X]元至[X]元之间的采购申请：由使用部门负责人、采购部门负责人、财务部门负责人审核签字后，报总经理审批。3.采购金额在[X]元以上的采购申请：由使用部门负责人、采购部门负责人、财务部门负责人审核签字后，提交公司董事会审批。4.采购合同审批权限：根据采购合同金额大小，参照采购申请审批权限执行。5.采购订单审批权限：采购订单审批权限与采购申请审批权限一致。（三）审批责任1.各级审批人员应认真履行审批职责：对审批事项的真实性、合理性、合规性负责。如因审批不当导致公司利益受损，审批人员应承担相应的责任。2.审批人员应在规定时间内完成审批工作：不得拖延或拒绝审批。如因特殊原因无法按时完成审批，应及时向相关部门说明情况，并告知预计完成时间。四、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、审批制度是否执行到位、采购合同是否合法有效、采购成本是否合理等方面。对于审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）纪检监察监督公司纪检监察部门对采购活动进行全程监督，受理供应商和内部员工的举报和投诉，对采购过程中的违规违纪行为进行调查处理，维护公司采购活动的正常秩序。（三）定期检查与不定期抽查采购部门应定期对采购活动进行自查，总结经验教训，发现问题及时整改。公司管理层应不定期对采购活动进行抽查，了解采购工作的开展情况，确保采购流程和审批制度的有效执行。